La nuova edizione del Secretary Day, che si terrà a Milano il prossimo 22 maggio, sarà incentrata sul benessere organizzativo e sul ruolo dell’assistente come facilitatrice di cambiamento ed innovazione, al fine di contribuire alla creazione di un clima aziendale positivo.
Un tema strettamente connesso anche alla vita professionale dei tanti manager che viaggiano per lavoro e sul quale ci siamo confrontati con Samanta Dal Pane, Assistente di Direzione R&D presso lo stabilimento Electrolux Italia di Forlì (FC) e dal 2011 Regional Business Ambassador per l’Emilia Romagna di Secretary.IT, la più grande community di Assistenti di Direzione in Italia.
Samanta, quanto questi elementi impattano sulla gestione e organizzazione dei viaggi di lavoro?
L’assistente, lavorando a stretto contatto con il capo, è depositaria della sua fiducia e costituisce un punto di riferimento per il team di persone che ruota intorno a lui. Ella deve essere un’ottima team player, avere spiccate doti relazionali e comunicative, contraddistinguersi per disponibilità, etica e professionalità. Questi sono aspetti, che contribuiscono a creare un buon ambiente di lavoro in generale, ma che acquistano importanza anche nella gestione dei viaggi di lavoro.
Nello specifico della trasferta di lavoro, l’assistente deve fare in modo di semplificare i processi interni aziendali ed agire con precisione e metodicità per assicurare al capo e al suo team di viaggiare nel modo più efficiente e meno stressante possibile. I viaggiatori devono potersi fidare ciecamente delle doti organizzative dell’assistente: spesso sono connessi in teleconferenza anche nelle pause tra un volo e l’altro, o nel tragitto tra aeroporto e sede di lavoro, per cui non ci devono essere intoppi relativi alla pianificazione della trasferta. Non dimentichiamoci che il compito fondamentale dell’assistente è proprio quello di ottimizzare il (poco) tempo a disposizione dei nostri capi, permettendo loro di concentrarsi sul core business aziendale. Nell’organizzazione degli eventi aziendali o dei viaggi incentive, invece, è compito dell’assistente agire con professionalità e imparzialità, affinché tutti i membri del team si sentano coinvolti e valorizzati e sviluppino un senso di appartenenza al gruppo.
Che cosa significa per te la parola Resilienza nella gestione dei viaggi di lavoro?
La resilienza, nel contesto dei viaggi di lavoro come in altri ambiti, può essere intesa come capacità di adattamento al cambiamento. Quando si lavora con manager ad altissimi livelli, la flessibilità è un MUST. Il mondo del business è in continuo divenire: difficilmente un top manager riesce a rispettare una pianificazione fatta con molti mesi di anticipo. La realtà, piuttosto, è fatta di mille inconvenienti, di meeting convocati all’ultimo minuto, di agende che cambiano repentinamente e di trasferte cancellate con nemmeno un giorno di anticipo. L’assistente deve essere in grado di reagire con velocità, mantenere la lucidità anche nelle situazioni di stress, e mettere in campo tutte quelle doti di creatività e problem solving che le permettono di trovare soluzioni alternative a dispetto degli scenari più insidiosi.
Come si sostiene la produttività e il “benessere” al manager che viaggia?
L’assistente sostiene la produttività dei viaggi di lavoro nella misura in cui fa in modo che la trasferta venga gestita nel modo più efficiente possibile, scegliendo le migliori rotte disponibili in termini di condizioni tariffarie e ottimizzazione dei tempi di connessione. Il travel management è tipicamente una mansione dell’assistente, quindi va da sé che ella debba possedere una profonda conoscenza della travel policy aziendale. I costi di trasferta costituiscono una delle voci di spesa più importanti all’interno dei bilanci aziendali, quindi effettuare scelte oculate di riduzione costi in questo ambito significa contribuire concretamente al profitto aziendale.
Accanto ad una gestione oculata dei costi, però, vanno garantiti anche il comfort e la sicurezza personale del viaggiatore. Obiettivo di una travel policy, infatti, non è solo quello di armonizzare i processi allo scopo di contenere i costi, ma anche quello di far sì che il dipendente viaggi in sicurezza. Se certe destinazioni diventano pericolose (come, di recente, è accaduto per gli attacchi terroristici a Parigi, Istanbul, Bruxelles, Londra), l’azienda può intervenire anche con la cancellazione del viaggio all’ultimo momento, se ritiene che la sicurezza del dipendente sia a rischio.
Quanto è importante il ruolo di Manager Assistant per queste attività?
Il ruolo della manager assistant è molto importante, in quanto la sua gestione della trasferta può fare la differenza. Come ho già detto in precedenza, l’assistente deve essere smart nel scegliere le connessioni dei voli con gli orari più favorevoli e deve assicurarsi che la trasferta sia organizzata nei minimi dettagli. Il viaggiatore di affari, che trascorre il 50% del tempo tra un volo e l’altro, deve potersi affidare completamente alla sua assistente. Egli non può, infatti, incorrere in disagi non imputabili a fattori esterni – sui quali purtroppo non si può avere il controllo – ma dovuti ad una pianificazione disattenta. In caso di late check-in, ad esempio, l’hotel va sempre avvisato, soprattutto quando si tratta di destinazioni dove non è detto che la reception sia aperta h24. Se, invece, il top manager necessita di un early check-in, poiché intende farsi una doccia o rilassarsi per un paio di ore prima di iniziare una riunione di lavoro, bisogna assicurarsi che l’albergo metta effettivamente a disposizione la camera prima dell’orario previsto, eventualmente pagando la notte precedente.
Efficienza e benessere del viaggiatore sono strettamente interconnessi: avere viaggiato “male” può ripercuotersi negativamente sul rendimento lavorativo, ecco perché è compito dell’assistente limitare al minimo lo stress del viaggio per garantire massima efficienza.
Quali sono le cinque competenze più importanti che una Manager Assistant deve possedere per il successo della gestione dei viaggi dei Manager?
Secondo me le competenze più importanti sono precisione, proattività, flessibilità, attenzione ai costi, creatività. Il mio capo, invece, ha risposto rapidità, innovazione, confidenzialità, attenzione ai costi. Dato che è parte in causa, ho voluto chiedere anche un suo parere e, per fortuna, l’allineamento è pressoché totale!
Puoi dirci quali sono le attività più frustranti quando si organizza una trasferta?
Direi che l’aspetto più frustrante, quando si organizza una trasferta, è quando il capo ti informa di dover cambiare i piani, dopo che hai trascorso una giornata intera a far sì che tutto si incastri alla perfezione! Non c’è niente di più gratificante dell’arrivare alla fine di un lungo e difficile processo organizzativo e potersi finalmente dedicare alla prossima sfida. Anche mentalmente, sapere di potere “archiviare” un’attività per passare a quella successiva dà energia e soddisfazione. Al contrario, dover riprendere un’attività, che si considerava conclusa, magari avendo meno tempo a disposizione, può mettere sotto pressione, ma una brava assistente sa che questo fa parte del mestiere e, a volte, utilizzare l’ansia trasformandola in adrenalina positiva può aiutare trovare soluzioni innovative.
Un altro aspetto, che trovo abbastanza frustrante, è trovarmi di fronte ad itinerari di viaggio poco sensati. Mi è successo in più occasioni di dovere organizzare trasferte di gruppo per visite a fornitori in Cina o India, dove le soluzioni proposte dai fornitori stessi o dai team leader erano poco logiche e non consentivano di ottimizzare al meglio il tempo a disposizione. In questi casi, dopo un attento esame della geografia del luogo, mi sono fatta promotrice di soluzioni ed itinerari alternativi, che quasi sempre (e con mia grande soddisfazione) sono stati accolti.
Quali sono, a tuo avviso, le nuove tendenze per i viaggi di lavoro nei prossimi anni? E cosa stai facendo per affrontare questi cambiamenti?
Secondo me una tendenza per i viaggi di lavoro nei prossimi anni sarà quella di poter essere connessi ad internet anche durante i voli aerei. Sempre più compagnie si stanno attrezzando per offrire ai viaggiatori il servizio di wi-fi a bordo. A causa dei grandi investimenti richiesti, è possibile che all’inizio si tratti di un servizio a pagamento, o che la gratuità sia riservata solo ai viaggiatori in business class, ma la tendenza in futuro sarà sicuramente quella di estendere la connessione gratuita a tutti i passeggeri. Un altro trend, che riguarda le compagnie aree, è quello di dotare gli aeromobili di zone comfort e relax, con schermi ultrapiatti ed aree bar, che li rendono sempre più simili alle lounge degli hotel. Infine, una tendenza, che si sta delineando negli ultimi anni, è quella del bleisure, ovvero dell’unione tra viaggio di lavoro (business travel) e viaggio di piacere (leisure travel). Persino durante un viaggio di lavoro, si può approfittare delle cene, delle pause tra una riunione e l’altra, o dei fine settimana (in caso di trasferte di lunga durata) per accrescere la propria cultura sugli usi e i costumi locali e godere, così, dei luoghi in cui ci si trova.
Per non trovarsi impreparati di fronte ai cambiamenti, è necessario tenersi costantemente informati sulle novità del settore. L’industria del business travel è in continua evoluzione: nuove catene alberghiere che vengono lanciate sul mercato, catene già esistenti che cambiano marchio o si fondono con altre, compagnie aree che introducono nuove rotte o stringono alleanze a livello globale, ecc. Personalmente ho trovato molto utile iscrivermi alle newsletter degli hub, utilizzati in prevalenza dai miei capi, così da poter ricevere in anteprima notizie di cambio orari, fusioni tra compagnie aree, promozioni, ecc.
In generale, il consiglio è quello di iscriversi a tutte le newsletter dei portali dedicati al business travel, seguire le loro pagine sui social, abbonarsi alle riviste di settore sia on-line che off line, partecipare alle fiere del turismo oppure agli educational organizzati dai Convention Bureau o dalle community.
Quanto ritieni utile l’innovazione tecnologica applicata ai viaggi di lavoro? E che cosa suggeriresti agli operatori di settore (ad esempio compagnie aeree, hotel, portali di viaggio ecc..)
La tecnologia e l’uso di strumenti informatici sempre più evoluti ha profondamente cambiato il modo di operare di noi assistenti. Con capi costantemente in viaggio per lavoro, riuscire a comunicare rapidamente è essenziale, quindi al telefono e alla mail si sostituiscono sempre più spesso le chat e i messaggi inviati via WhatsApp, Skype i social network. Per quanto riguarda la gestione pratica della trasferta di lavoro, nell’arco di una quindicina di anni si è passati dalla modalità di biglietto cartacea a quella elettronica, per arrivare, infine, al codice QR sul cellulare. Non c’è dubbio alcuno sull’utilità dell’innovazione tecnologica applicata ai viaggi di lavoro: si pensi al numero crescente di operazioni che si possono gestire on-line e al risparmio di tempo ad esse collegato. Oltre al check-in online e alla mobile boarding card, ci sono App, come ad es. Tripcase, pensate appositamente per chi viaggia di frequente, che consentono di gestire gli itinerari di viaggio, che inviano informazioni su terminal e gate e che mandano delle notifiche ogni qualvolta il volo viene modificato o cancellato. Insomma, molto si è fatto per semplificare la vita ai viaggiatori di affari e a noi assistenti, ma c’è ancora margine di miglioramento.
Oltre alla creazione di App sempre più sofisticate, mi piacerebbe che le compagnie aree utilizzassero interfacce più semplici per gli utenti e dessero la possibilità di effettuare il check-in con una settimana di anticipo, e non 23/24 ore prima come è oggi.
Per quanto riguarda i portali di viaggio, suggerirei:
di lavorare sulla velocità di prenotazione (come succede ad esempio su Amazon, dove una volta inseriti i della carta di credito, ci vogliono pochi secondi per completare tutto il processo) e
sulla semplicità nel reperire le informazioni per i contatti telefonici (è tanto bello eseguire tutto on-line, ma quando si ha bisogno di un operatore, non si trovano mai i numeri!).
Per quanto riguarda gli hotel, suggerisco invece la creazione di pacchetti “esperienziali” da offrire ai clienti, quindi non solo soggiorno, ma anche corsi di cucina, passeggiate a cavallo, percorsi eno-gastronomici, sedute in cliniche del benessere, visite a mostre nei musei locali, attività di team building, ecc.
Samanta, qual è il valore di far parte di un’organizzazione come Secretary.it e qual è il tuo impegno nella associazione?
L’incontro con la community di Secretary.IT nel 2010 ha rappresentato una vera e propria svolta nella mia vita professionale e personale.
A livello personale, il confronto con le colleghe della community, vere professioniste nonché splendide donne, dalla personalità esuberante e poliedrica, ha costituito per me fonte di ispirazione e di miglioramento continuo.
A livello professionale, invece, grazie al network di Secretary.IT ho potuto disporre di una rete di contatti molto più estesa, che mi ha permesso di risparmiare tempo e di guadagnare in efficienza nello svolgimento dei miei compiti.
Nel 2011 il mio ruolo all’interno della community è diventato attivo ed ho iniziato il mio percorso come Regional Business Ambassador dell’Emilia Romagna, affiancando un’altra collega, Roberta Cattani di Amadori.
In questi anni di attività come Regional Business Ambassador, abbiamo organizzato innumerevoli incontri formativi gratuiti con famosi consulenti aziendali, ma anche altri eventi di networking, quali cene e pranzi conviviali, aperitivi, visite a mostre d’arte, raccolte fondi per enti no-profit regionali, ecc. Il gruppo emiliano romagnolo conta ormai uno zoccolo duro di cinquanta assistenti, provenienti da primarie realtà aziendali regionali, che seguono le nostre iniziative con entusiasmo e passione.
Forte dell’esperienza maturata in questi anni come community manager, Secreary.IT mi ha proposto di partecipare attivamente all’edizione 2017 del Secretary Day (che si terrà il 22 maggio p.v.) in qualità di assistente leader per uno dei tavoli di lavoro, in cui si articolerà il workshop del pomeriggio. Il workshop sarà incentrato sull’analisi di alcune criticità inerenti al ruolo di assistente e nei tavoli di lavoro si cercherà di individuare delle best practice da utilizzare nella propria realtà lavorativa. Nello specifico, Il tema del mio tavolo di lavoro sarà:
“Come auto-motivarsi, ottenere riconoscimento del ruolo e aggiornarsi continuamente”.
Non mi resta che invitare le assistenti di direzione italiane a partecipare numerose al Secretary Day, che quest’anno presenta davvero un programma molto ricco!
In qualsiasi professione e in qualsiasi attività delle vita, la passione, la motivazione, l’essere “affamati” di esperienze è ciò che ci mantiene vivi e che ci permette di fare la differenza. Per dirla con le parole di qualcuno più famoso di me: “Stay Hungry, Stay Foolish!”
Un invito speciale al Secretary Day 2017
Travel for business invita le Assistenti di Direzione alla 9a edizione del Secretary Day, la giornata nazionale dedicata al ruolo (EA, PA, Office & Facility Manager, Business Travel & Event Manager) organizzata dalla business community Secretary.it per condividere formazione, aggiornamento e networking.
Lunedì 22 Maggio 2017
Novotel Milano Nord Ca’ Granda
Scopri il programma e i relatori della giornata
___________
A fine giornata verrà assegnato il prestigioso
Premio ADA – Assistente dell’Anno 2017.
L’evento prevede una quota di partecipazione.
La partecipazione è a numero chiuso, con iscrizione soggetta a conferma. Raggiunto il numero massimo di partecipanti non verranno accettate nuove richieste. Sarà rilasciato l'attestato di partecipazione.
Per maggiori info:
