Sicurezza in viaggio d’affari: come proteggere i dipendenti e l’azienda in 10 step essenziali con una travel risk policy
Viaggiare per lavoro offre opportunità straordinarie, ma comporta anche rischi da non sottovalutare. Ecco perché le aziende devono adottare una Travel Risk Policy efficace; perché una trasferta non è solo uno spostamento: significa affrontare realtà diverse, culture nuove, e potenziali situazioni di pericolo. Mai come nel caso di un viaggio d’affari vale il detto “prevenire è meglio che curare”. Infatti l’adozione di misure preventive è essenziale per ridurre il rischio di incidenti o emergenze ai danni del dipendente, ma protegge anche l’azienda da eventuali conseguenze legali e finanziarie derivanti da una gestione superficiale delle trasferte. Creare una policy efficace significa mettere in atto una strategia che vada oltre la semplice predisposizione di norme: si tratta di un approccio culturale che coinvolge l’intera azienda.
Ma quante aziende italiane hanno già implementato una strategia strutturata? Secondo un’indagine condotta da Travel for Business e AITMM, l’attenzione verso la sicurezza dei viaggi aziendali è cresciuta, ma c’è ancora molta strada da fare. Molte aziende, soprattutto di piccole e medie dimensioni, sottovalutano l’importanza di buone pratiche per la gestione del rischio in trasferta. I dati mostrano un aumento della consapevolezza, ma anche una carenza nell’applicazione pratica delle misure di protezione. Spesso si pensa che una buona assicurazione di viaggio sia sufficiente a coprire ogni eventualità, ma la realtà è ben diversa. Una Travel Risk Policy va oltre la semplice assicurazione: significa formazione, prevenzione e una rete di supporto efficace in caso di necessità. Avere un piano ben definito, accessibile e condiviso con tutti i dipendenti che si spostano è essenziale per evitare situazioni critiche e rispondere prontamente agli imprevisti.
Analizzare i rischi prima della partenza
Non tutte le destinazioni sono uguali. Prima di autorizzare una trasferta, l’azienda deve valutare con attenzione i rischi legati al Paese di destinazione. Questo significa consultare le fonti ufficiali, come il Ministero degli Affari Esteri, e confrontarle con altre fonti attendibili. La valutazione del rischio deve includere aspetti geopolitici, sanitari, ambientali e persino culturali. Alcune zone possono sembrare sicure a prima vista, ma nascondono insidie che solo un’analisi approfondita può far emergere. Monitorare la stabilità politica, il tasso di criminalità e la qualità delle infrastrutture sanitarie sono aspetti fondamentali per garantire una trasferta senza sorprese.
Valutare l’idoneità del viaggiatore
Non tutti i dipendenti sono idonei per ogni tipo di trasferta. Condizioni di salute, esperienza di viaggio e preparazione personale vanno considerati per garantire la sicurezza di chi parte e delle persone che si troverà a contatto con lui. Un’azienda deve stabilire criteri chiari per determinare se un dipendente è fisicamente e mentalmente pronto per affrontare una trasferta in un’area ad alto rischio; ma allo stesso tempo deve ben guardarsi dal discriminare le qualità e le potenzialità del personale. Un check-up sanitario può essere una pratica utile per verificare eventuali condizioni mediche preesistenti che potrebbero aggravarsi durante il viaggio. Inoltre, i viaggiatori devono ricevere formazione su come affrontare situazioni di emergenza e adottare comportamenti adeguati in contesti culturali diversi. Quindi, ogni azienda dovrebbe prevedere anche un’educazione ad usi e costumi della destinazione.
Informare e formare il viaggiatore sui rischi della destinazione
Un dipendente che parte per una trasferta aziendale deve essere ben informato sui rischi specifici della destinazione. Non si tratta solo di conoscere i rischi geopolitici o sanitari, ma anche di comprendere le peculiarità culturali, le norme di sicurezza locali e i comportamenti da adottare per minimizzare eventuali pericoli. Un programma di formazione prima della partenza può includere briefing dettagliati, materiali informativi e persino simulazioni di scenari di emergenza. Sapere a chi rivolgersi in caso di necessità, avere numeri di emergenza sempre disponibili e conoscere le procedure di evacuazione possono fare la differenza in situazioni critiche. Inoltre, la comunicazione tra azienda e dipendente deve essere costante: aggiornamenti sui cambiamenti normativi, avvisi di sicurezza e consigli pratici devono essere facilmente accessibili anche durante la trasferta.
Fornire una check-list di sicurezza
Uno strumento pratico ed efficace per garantire la sicurezza del personale viaggiante è la predisposizione di una check-list di sicurezza. Questa lista deve includere tutte le informazioni e i documenti essenziali per la trasferta: copia dei documenti di viaggio, recapiti di emergenza, dettagli sull’assicurazione sanitaria e sulle coperture fornite. Inoltre una check-list deve contenere informazioni su eventuali restrizioni locali, norme di comportamento e linee guida su come gestire emergenze specifiche. La check-list deve essere aggiornata regolarmente per adattarsi alle continue modifiche normative e cambiamenti nelle condizioni di sicurezza delle destinazioni più frequenti. Un viaggiatore preparato, con tutte le informazioni necessarie a portata di mano, è meno esposto ai rischi e può affrontare con maggiore consapevolezza eventuali situazioni critiche.
Per di più, prima della partenza, è fondamentale verificare che il viaggiatore abbia piena consapevolezza dei rischi associati alla destinazione. Questo processo non si limita alla lettura di documenti informativi, ma dovrebbe includere test pratici e simulazioni di emergenza. Le aziende possono organizzare sessioni di formazione specifiche che aiutino i dipendenti a capire come gestire situazioni critiche, come furti, problemi sanitari o cambiamenti improvvisi nelle condizioni di sicurezza. Un viaggiatore ben informato è in grado di prevenire problemi e di reagire tempestivamente in caso di necessità, riducendo il rischio per sé stesso e per l’azienda.
Prevedere gli imprevisti
Anche la migliore pianificazione non può eliminare del tutto la possibilità di imprevisti. Per questo motivo, è essenziale che le aziende abbiano un protocollo chiaro per affrontare emergenze durante la trasferta. Questo protocollo deve includere contatti di emergenza, procedure di evacuazione, supporto medico e logistico e strumenti per il monitoraggio della posizione del viaggiatore. Inoltre, le aziende dovrebbero creare una mappa dei rischi basata su dati aggiornati, classificando le destinazioni in base al livello di pericolosità. L’introduzione dell’AI nel Travel Risk Management è un sussidio indispensabile per conferire la giusta rapidità nella gestione degli imprevisti.
Monitorare gli itinerari di viaggio
Le aziende devono sapere dove si trovano i propri dipendenti in ogni momento della trasferta. Questo non significa invadere la loro privacy, ma garantire un sistema di monitoraggio che permetta un rapido intervento in caso di emergenza. Utilizzare applicazioni di tracking volontario, fornire aggiornamenti periodici sulla posizione e creare una routine di check-in con il personale possono essere strategie efficaci. Avere un piano di comunicazione chiaro consente di gestire situazioni di emergenza in modo tempestivo e coordinato, assicurando che il viaggiatore sia sempre supportato.
Oltre alle risorse interne, è cruciale identificare partner affidabili per la sicurezza dei viaggiatori. Collaborare con agenzie di sicurezza specializzate, assicurazioni internazionali, strutture sanitarie e consulenti locali può fornire un supporto essenziale in caso di emergenza. Inoltre, le aziende dovrebbero stabilire relazioni con le ambasciate e i consolati dei Paesi in cui operano, per garantire assistenza ai propri dipendenti in situazioni critiche. La creazione di una rete di contatti strategici migliora la capacità dell’azienda di rispondere a eventuali emergenze in modo rapido ed efficace.
Valutare le specifiche assicurative
Una copertura assicurativa adeguata è uno degli aspetti più importanti di una Travel Risk Policy. Le aziende devono garantire che la polizza assicurativa scelta sia in grado di coprire tutte le possibili eventualità, tra cui spese mediche, evacuazioni di emergenza, furto di beni personali e incidenti imprevisti. Ma è importante anche che il viaggiatore conosca nel dettaglio i termini della propria copertura, compresi i numeri di contatto e le procedure da seguire in caso di necessità. La chiarezza sulle coperture assicurative aiuta a evitare spiacevoli sorprese e garantisce un maggiore senso di sicurezza.
Raccogliere informazioni post-viaggio
Dopo ogni trasferta, è essenziale misurare quanto è stato efficace il Travel Risk Management. Bisogna raccogliere feedback dai viaggiatori per migliorare costantemente la Travel Risk Policy. Le aziende dovrebbero predisporre questionari di valutazione, interviste post-viaggio o incontri di debriefing per analizzare eventuali problemi riscontrati. Questa fase consente di individuare criticità, aggiornare le procedure di sicurezza e migliorare le misure di protezione per i viaggiatori futuri. Un sistema di reportistica ben strutturato permette di creare una cultura aziendale della sicurezza, facendo tesoro delle esperienze passate per garantire trasferte sempre più sicure ed efficienti.
Implementare una Travel Risk Policy efficace non è solo una questione di conformità, ma un investimento nella sicurezza e nel benessere dei propri dipendenti. Ogni azienda che si prende cura dei suoi viaggiatori dimostra attenzione alla loro sicurezza e, di conseguenza, rafforza la propria reputazione e la fiducia interna.
