Da quando ho scritto il mio libro e ho iniziato a fare articoli su blog e presenziare come speaker a degli eventi, sono stato avvicinato da diverse aziende e imprese (alcuni con grandi portafogli) che mi hanno detto “Siamo un’azienda di Travel risk management (TMR) e stiamo cavalcando l’onda” ….sto parafrasando, ma il punto era questo.
E la cosa più stupefacente era che il personale di queste organizzazioni consisteva spesso in ex militari, addetti alla sicurezza; ma senza alcuna esperienza specifica nel settore dei viaggi di persone.
Questo mi ha portato a capire che i loro modelli di business sono assolutamente carenti nelle attività di gestione del rischio nel travel management, soprattutto dopo le evoluzioni accorse a seguito dell’11 settembre. Per non parlare del valore della sicurezza fisica o peggio di esperienza di applicazioni di legge sul tema; perché sono questi gli elementi fondamentali per una visione olistica di programmi di travel management risk . Ma anche avere una visione complessiva del Travel, che implichi la capacità di relazione e conoscenza dei fornitori finali del servizio come quelli tecnologici, riferiti ai dati di viaggio o tanti altri, sono fondamentali e necessari per comprendere come siano strettamente legati all’ERM (Enterprise Risk Management).
Pur considerando le nuove tecnologie come il monitoraggio e il tracking con GPS, sistemi di autorizzazione alle carte di credito per individuare i viaggiatori in trasferta, i sistemi di itinerary data saranno sempre indispensabili e non potranno essere sostituiti.
Le aziende sentono ancora il bisogno di conoscere in quale hotel o in quale volo era il loro collaboratore, soprattutto quando accade un incidente o un’emergenza. Informazioni che non si possono conoscere se non gestiti in modo adeguato e con una politica di relazione congiunta tra TRM e TMC (travel management company)
Tuttavia ci sono diverse sfumature che vanno considerate e che derivano solo da un’esperienza di anni nel gestire i corporate travel program, tecnologie a supporto e relazioni con le grandi TMC. Una combinazione ottimale che ti permette di gestire le politiche di rischio nei viaggi aziendali.
7 suggerimenti per il successo del Travel Risk Management
Per questo ho redatto una lista (sebbene non esaustiva) di esempi di come l’esperienza nel settore dei viaggi diventa fondamentale per il successo del Travel Risk Management:
- Definire dei service level agreement e restrizioni operative con i fornitori e le stesse agenzie di viaggio (TMC) per supportare la TRM Policy e i programmi richiesti.
- Integrare gli aspetti della TRM nei processi di approvazione pre-viaggio (con o senza l’automazione).
- Implementare, consolidare e standardizzare le fonti di dati di viaggio: da prenotazioni on line, meeting ed eventi, prenotazioni TMC, cambi di volo e cancellazioni.
- Capire come diversi aspetti dei programmi di viaggio aziendali possano rappresentare dei rischi per i viaggiatori che devono, quindi , essere informati e formati . Un esempio? Gli aspetti assicurativi dei fornitori e di come e quando viene applicata la loro tariffa; vedi noleggi auto.
- Identificare le opportunità all’interno dei processi di prenotazione, di viaggio e di rimborso in modo che tutti gli aspetti della TRM possano essere applicati, senza costi aggiuntivi.
- Definire le fonti e gli standard di sicurezza applicati dai diversi fornitori (esempio le compagnie aeree, gli alberghi, i trasporti via terra, etc.)
- Sfruttare la tecnologia utilizzata in viaggio (GDS, spese, mid-office, approvazione pre-viaggio, reporting globale, dispositivi mobili, e dati di terze parti) per soddisfare le esigenze e obiettivi specifici di sicurezza aziendale . Ancora più importante, come identificare lacune o errori nella tecnologia che possano impedire di raggiungere gli obiettivi della TRM.
Certo, gli aspetti da prendere in considerazione, all’interno di un’organizzazione, sono tanti e comprendono varie attività e ruoli dell’azienda come gli acquisti, la finanza e la sicurezza. Forse, piuttosto che coinvolgere tutta la comunità aziendale in questa pratica, a volte è più vantaggioso un unico e specializzato esperto.
Sei d’accordo? Come stai affrontando la gestione e politica dei rischi e sicurezza delle tue trasferte aziendali?
Lascia il tuo commento per la community di Travel for business.
