Uno degli strumenti più efficaci per tenere sotto controllo dati e costi relativi ai viaggi e alle trasferte nelle aziende è la travel policy aziendale. In questo articolo ti spieghiamo di cosa si tratta, a cosa serve e come farla.
Cosa è la travel policy
Si tratta di un documento redatto a più mani. La stesura della travel policy coinvolge infatti travel manager, ufficio acquisti, responsabile del personale e direzione. Il documento deve contenere:
- direttive sui viaggi
- limiti di spesa
- modalità di rimborso
- norme di comportamento dei viaggiatori
- modalità di utilizzo dei diversi servizi da parte del business traveller
Anche la gestione dei documenti fiscali e i relativi rendiconti devono essere gestiti in maniera uniforme da parte di tutti. Prevedere delle linee guida o dei moduli pre-compilati consentirà all’amministrazione un rapido controllo e la corretta liquidazione dei rimborsi.
Più viene rispettata la policy e maggiore sarà il risparmio. Derogare alle regole descritte o consentire di utilizzare servizi non convenzionati, comporta infatti un aggravio di costi diretti e occulti. Molto meglio definire prima il livello degli hotel e dei ristoranti sul documento, differenziando e autorizzando la facoltà a seconda se l’utilizzatore è un top manager o un tecnico.
Tuttavia, in molte aziende tutto questo non avviene. Pertanto le attività legate alla prenotazione dei viaggi e alla loro gestione contabile costringono gli addetti a grandi perdite di tempo per ricostruire fantasiosi rendiconti, ottenendo dei risultati approssimativi. Inoltre, non si riescono a ottenere dati corretti e uniformi e, in conseguenza, a imputare i costi ai reali centri che li hanno originati.
La comunicazione della travel policy
Con una travel policy corretta si ottengono diversi obiettivi, come
veder rispettate le direttive aziendali, risparmiare sui costi e migliorare i processi. Ma non basta un documento ben fatto. È necessaria una completa adesione da parte di tutti. Responsabilizzare e informare con una corretta comunicazione sono quindi le altre azioni da adottare. Buona cosa è mettere tutte le informazioni disponibili e le indicazioni online, a disposizione di tutto il personale.
Utilizzare poi i feedback dei viaggiatori e i dati elaborati per rinegoziare le convenzioni e contratti con i fornitori, sono le attività continue e indispensabili di un corretto travel management. Per raggiungere gli obiettivi di riduzione dei costi e il miglioramento della qualità dei servizi la ricevuti la corretta comunicazione della travel policy risulta quindi prioritaria in ogni realtà aziendale.
Soddisfazione dei viaggiatori aziendali
Chi svolge responsabilmente e abitualmente l’attività di travel manager aziendale tiene in considerazione anche gli aspetti legati alla soddisfazione e all’immagine dell’azienda, rappresentata presso clienti e fornitori proprio dal personale in trasferta. Un tecnico che interviene stanco presso il cliente, il manager che arriva poco lucido e attento a una riunione magari dopo un lungo viaggio, possono essere cattivi messaggeri del brand o commettere errori la cui soluzione ha dei costi notevoli.
Di conseguenza organizzare bene un viaggio di lavoro non significa solo risparmiare a tutti i costi. Significa anche saper programmare e prenotare per tempo, tenendo in considerazione anche gli aspetti e le motivazioni che hanno generato tale necessità.
Non ultimo gli aspetti della sicurezza non vanno mai sottovalutati: i trasferimenti da e per gli aeroporti dopo un volo notturno o il rientro in auto dopo una lunga giornata di lavoro, possono essere causa di infortuni in itinere; sono da evitare e da programmare in modo da ridurre al minimo ogni possibile rischio.
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Travel policy aziendale, uno strumento di valore
Anche la verifica preventiva delle leggi e dei costumi della nazione ospitante sono molto importanti. Un fermo doganale di attrezzature o materiale, sanzioni per importazione di alcol o di altri prodotti ove sussiste un divieto, possono essere causa di costi e ritardi.
Inoltre non dimentichiamo che anche gli omaggi e i doni possono avere significati diversi da nazione a nazione e molte volte e meglio presentarsi con nulla ma puntuali e in possesso di tutti dettagli per l’appuntamento che con il gadget sbagliato.
