La gestione dei viaggi end-to-end, in cui ogni passaggio – dalla prenotazione ai pagamenti, alla gestione delle spese e alla reportistica – è integrato in un unico processo continuo, è stato a lungo un obiettivo per gli acquirenti di viaggi aziendali. A oggi, secondo il rapporto di ACTE il 72% degli intervistati afferma che i programmi sono solo in parte integrati.
Ma quali sono i vantaggi e gli ostacoli per l’integrazione dei viaggi nei programmi travel aziendali? Se ne parla in un’indagine realizzata in collaborazione con American Express Global Business Travel (GBT) dal titolo “The Journey to Integrated Travel Management”.
La ricerca samina come l‘evoluzione della tecnologia e le diverse esigenze delle parti interessate delle organizzazioni creino barriere verso l’integrazione.
Priorità e obiettivi di integrazione nel business travel
Gli strumenti di prenotazione online (OBT), non a caso, sono l’elemento più comunemente integrato dei programmi degli intervistati (92%), seguito dalle carte aziendali (74%) e dalle piattaforme di gestione delle spese (60%).
In termini di driver di integrazione, i travel manager classificano la visibilità e il controllo delle spese (70%), l’esperienza utente migliorata (65%) e il dovere di diligenza (58%) tra le prime tre priorità.
Barriere e resistenza
Quasi un quarto (22%) dei travel manager non ha ulteriori piani di integrazione. Gli intervistati identificano una serie di ostacoli al progresso, tra cui la mancanza di risorse (25%) e una percepita mancanza di supporto interno e delle parti interessate (30%).
Tuttavia, i viaggiatori d’affari rappresentano la più grande sfida per l’integrazione, con il 37% degli intervistati che indica l’adozione e la riluttanza dei viaggiatori a cambiare come la loro barriera principale, nonostante il fatto che i viaggiatori siano anche uno dei principali motori dell’integrazione end-to-end, citata da oltre un terzo (34%) degli intervistati.
Come sostenere il cambiamento
Gli stakeholder interni negli acquisti (53%) e nella finanza (45%) sono i principali motori del cambiamento, con i viaggiatori d’affari alle spalle. Sapendo che il risparmio sui costi e la conformità sono obiettivi chiave per l’integrazione, è importante che gli acquirenti di viaggi garantiscano il buy-in da questi gruppi di stakeholder.
La complessità dell’integrazione end-to-end richiede non solo supporto interno ma supporto da parte di tutti i partner nel flusso di lavoro di viaggio. I travel manager affermano che i fornitori di piattaforme tecnologiche (62%), le società di gestione dei viaggi (TMC) (59%), i fornitori di pagamenti (39%) e i fornitori (33%) sono fondamentali per aiutarli a raggiungere l’integrazione.
Il rapporto offre consigli sulla gestione del cambiamento e sull’ottenimento del supporto e del buy-in dalla gamma di parti interessate e partner necessari per implementare programmi di viaggio più integrati.
Bruno Murray, vicepresidente di American Express Global Business Travel, ha dichiarato: “Con i progressi della tecnologia e dei servizi, è possibile ottenere un ecosistema di gestione dei viaggi e delle spese veramente integrato, offrendo un’esperienza utente migliore, efficienza e controllo agli acquirenti e alle loro organizzazioni. Le barriere all’integrazione possono essere superate con le giuste tecnologie e la competenza nella gestione del cambiamento – e incoraggio tutti gli acquirenti di viaggi a sfidare i loro TMC per realizzare questo”.
5 Fattori chiave del successo per un Travel Manager
Alla luce di questo, quali sono i 5 fattori chiave del successo di un travel manager?
- Guarda il viaggio attraverso gli occhi dei tuoi stakeholder: quali processi periferici può essere scoperto oltre la prenotazione, la carta aziendale e le spese ampiamente utilizzate piattaforme? Dove sono le parti interessate dell’azienda (viaggiatori, finanza e persone le risorse, ad esempio) devono deviare dai vostri strumenti per gestire i processi? Prenditi il tempo per capire le loro sfide ed esigenze.
- Ottieni la leadership a bordo: mostra ai tuoi manager come l’integrazione end-to-end supporta gli obiettivi generali dell’azienda. Molti acquirenti di viaggi affermano che le parti interessate siano già investiti nel processo – si tratta di costruire un caso aziendale chiaro per dimostrare vantaggi e ROI per ciascun gruppo di stakeholder.
- Porta i viaggiatori lungo il viaggio: i viaggiatori d’affari sono potenziali alleati del cambiamento. Molti acquirenti di viaggi vedono i viaggiatori come una barriera all’integrazione, ma puoi renderli sostenitori del cambiamento coinvolgendoli nel processo. Individua le loro esigenze e concentrati su come soddisfare quelli nella tua pianificazione e comunicazioni.
- Affidati agli esperti e consulenti: identifica gli esperti in materia per capire meglio se sono disponibili tecnologie che possono funzionare per la tua organizzazione, per fornire dati e automatizzare o ottimizzare i processi.
- Individua le opportunità di consolidamento: considera tutti i punti di contatto nel tuo viaggio end-to-end. Alcuni programmi di viaggio possono trarre vantaggio dalla creazione di un singolo viaggio partner di gestione per raggiungere pienamente l’integrazione. Sfida i tuoi partner a lavorare insieme per offrire soluzioni, creare casi aziendali e supportare il cambiamento per la gestione all’interno della tua organizzazione.
