Come organizzare una trasferta senza regole aziendali? Se la travel policy non ti dice come ottimizzare tempi, costi e comodità, pesaci tu.
Viaggiatori d’affari senza briglie, veri guerrieri dell’aria o delle rotaie, sono quelli che hanno la tessera fedeltà di ogni compagnia aerea, prenotano voli all’ultimo secondo e trovano sempre l’hotel più comodo e conveniente. Ed è proprio qui che talvolta una travel policy aziendale può inceppare l’ingranaggio. Se per alcune aziende le politiche di viaggio possono avere senso, per molti lavoratori sono percepite più come un intralcio che altro: limitano la libertà di scelta e aggiungono passaggi inutili a quella che dovrebbe essere un’organizzazione veloce e snella. Secondo uno studio di Phocuswright, meno della metà dei dipendenti segue davvero le regole aziendali quando prenota voli e hotel. Altre volte invece i dipendenti sono completamente abbandonati a loro stessi, senza un travel manager di riferimento o indicazioni valide per organizzare la trasferta. Sei in trasferta a Milano per un convegno? Meglio prenotare un hotel vicino a Porta Garibaldi, così sei comodo con i treni e hai anche la metro sotto casa. Riunione last minute a Roma? Fai attenzione ai taxi e alle lunghe attese. Diciamocelo: come per i viaggi di piacere, anche in quelli di lavoro ci piace avere il controllo, però un po’ di organizzazione non guasta mai. Ecco allora qualche consiglio pratico per affrontare una trasferta senza regole aziendali.
Crea un Itinerario unico per la trasferta senza regole aziendali
La chiave per sopravvivere a una trasferta senza regole aziendali è partire organizzati. Niente ricerche disperate su mille siti per scovare l’offerta perfetta: scegli un’unica piattaforma di fiducia, tipo Booking, Expedia o un’app. Nei casi migliori sarà possibile registrarvi come viaggiatori business e accedere a offerte ad hoc.
Una volta fissati i dettagli del viaggio, appuntati tutto in un unico posto, come una nota sul telefono. Annota il codice di conferma del volo e l’orario di partenza per evitare sorprese all’aeroporto. Segna anche gli orari di check-in e check-out dell’hotel, così non rischi di trovarti senza stanza o di pagare supplementi imprevisti. Non dimenticare di fare un’indagini sui servizi business offerti dalle strutture. Ad esempio, in alcuni casi il check-in e check-out può essere fatto in anticipo. Per scegliere dove soggiornare nella maniera più ottimale, calcola la distanza tra l’hotel e l’aeroporto. Questa informazione ti serve sia all’arrivo che al ritorno: sapere in anticipo quanto tempo ci vorrà per arrivare può risparmiarti corse folli e stress inutili. Ma lo stesso calcolo è importante per studiare gli spostamenti dall’albergo ai luoghi degli incontri. Meglio pianificare antecedentemente gli spostamenti urbani, soprattutto in alcune città dove taxi o auto a noleggio richiedono la prenotazione anticipata. Quindi, fai una lista delle attività principali previste per ogni giornata, così non ti sfuggirà nessun appuntamento importante.
Sfrutta i programmi fedeltà
Se non hai vincoli di carte aziendali, approfitta dei programmi fedeltà che ti fanno accumulare punti e approfittare di sconti. Molto spesso si tratta di punti che potrai usare in un secondo momento per farti una vacanza leisure, dal momento che il tuo programma fedeltà è privato. Dai un’occhiata a siti come The Points Guy, che ti spiegano quali carte e catene alberghiere offrono i premi migliori.
Prima di scegliere, fai mente locale: hai già punti accumulati con qualche compagnia? In quali città viaggi più spesso e quali hotel ci sono lì? Alcuni preferiscono risparmiare, altri cercano il massimo comfort: decidi tu cosa conta di più per te. Non dimenticare che anche servizi come Uber, Lyft e Airbnb possono avere convenzioni con aziende e offrire vantaggi, quindi vale la pena dare un’occhiata.
Studia bene i servizi nei paraggi dell’hotel
Se il tempo libero è poco, valuta la presenza di servizi aggiuntivi nelle vicinanze. Mettiamo il caso che hai bisogno di stirare l’unica camicia pulita all’ultimo minuto prima di un meeting importante: avere una lavanderia a gettoni con servizio express può salvarti. Anche un supermercato ben fornito può tornare utile, soprattutto se hai bisogno di acquistare uno snack veloce, dell’acqua o qualche prodotto da viaggio che hai dimenticato a casa. Infine, scegliere un ristorante self-service o una tavola calda vicino all’hotel ti permette di risparmiare tempo senza rinunciare a un pasto completo. Considera anche la disponibilità di farmacie h24 nel caso servano medicinali o altri prodotti essenziali. Organizzarsi in anticipo con questi servizi può fare la differenza tra una trasferta tranquilla e una piena di imprevisti.
Tieni sotto controllo le spese con un’app
Se non hai una travel policy aziendale che ponga dei confini alle tue scelte o ti fornisca una carta aziendale vincolata, potresti non renderti conto del budget che spendi in trasferta. Arriva puntualmente il momento di fare i conti e che di sicuro non fa sconti. In questi casi ti ritrovi con scontrini sparsi ovunque tra tasche, borsa e valigia: un vero incubo da rimettere in ordine. Ecco perché esistono app come Expensify e Zoho che ti aiutano a tener conto delle spese. Expensify si collega a Uber e QuickBooks per tenere tutto sotto controllo. Zoho, invece, è ancora più pratico perché ti fa scattare foto agli scontrini e poi registrare le spese in automatico.
Prima di scegliere l’app, parlane con il commercialista o con chi si occupa delle spese in azienda. E fai una prova generale prima di partire, così eviti sorprese in trasferta.
Come adeguare la travel policy alla Legge di Bilancio 2025. Per garantire la conformità normativa e ottimizzare i processi interni, è fondamentale aggiornare la Travel Policy aziendale in modo strategico.
Come realizzare una travel policy? Una travel policy è essenzialmente l’insieme delle regole e delle procedure aziendali che stabiliscono come i dipendenti devono approvare, prenotare e rendicontare i viaggi per scopi aziendali.
Come comunicare la travel policy al personale? Per scongiurare fraintendimenti e promuovere soluzioni sostenibili anche in viaggio, l’azienda deve lavorare sulla diffusione del documento ancor meglio che in fase di pianificazione o di rendicontazione della trasferta
Photo credit: Ketut Subiyanto
