Come organizzare e gestire al meglio una trasferta di lavoro in giornata? Pianifica bene i tempi, gli spostamenti e viaggia leggero.
A chiunque si sposti per lavoro sarà capitato di dover organizzare un viaggio di andata e ritorno in giornata. Spesso si tratta di un’esigenza di tempistiche, ma anche di un risparmio dei costi di trasferta per il datore di lavoro. D’altro canto però viaggiare, partecipare a riunioni e poi riprendere la via di casa nel giro di poche ore può essere una bella fatica. Ma con i giusti accorgimenti e un’adeguata pianificazione, una trasferta di lavoro in giornata non sarà un tour de force e anzi può rivelarsi comunque estremamente produttiva. In questo articolo vogliamo suggerirvi delle buone pratiche per organizzare una trasferta di lavoro in giornata con il minimo dello stress e il massimo dell’efficienza.
Pianificare dettagliatamente tutti gli spostamenti
Anche se si tratta di una trasferta giornaliera è importante non lasciare niente al caso. Anzi forse è ancor più importante in questi casi in cui le tempistiche sono davvero serrate e ogni minuto è prezioso. Se possibile, pianificare con anticipo è sicuramente una buona mossa per valutare con attenzione e con calma gli spostamenti migliori e, di conseguenza, accordarsi per gli orari del meeting. Infatti è fondamentale che gli incontri fuori città siano stabiliti in orari ragionevoli per una trasferta in giornata da un’altra città. I punti nevralgici della logistica sono: gli orari dei voli o dei treni, ma anche la loro compatibilità con gli orari dei trasporti pubblici che partono dall’aeroporto o dalla stazione. Il consiglio è sempre quello di optare per soluzioni che consentano di cambiare l’orario del viaggio in caso di imprevisti o necessità dell’ultimo minuto.
Gestire il tempo in maniera efficace significa anche distribuire gli impegni fuori sede con logica e realismo. Se possibile, concentrate gli incontri nella stessa zona in modo da ridurre al minimo gli spostamenti. Approfittate del tempo tra un meeting e l’altro per rifocillarvi con uno snack o un caffè, rilassarvi o rispondere a mail e fare chiamate per aggiornare i colleghi sull’andamento degli incontri.
Ottimizzare i tempi durante il viaggio
Cosa dire? Cosa presentare e come interloquire durante la riunione con il cliente o il partner? Il tempo trascorso in aereo o a bordo del treno è un momento prezioso per rimettere in ordine le idee, creare una scaletta o addirittura prepararsi sui contenuti del meeting. Nel caso in cui fosse disponibile il wi-fi, il viaggio può essere l’occasione per rispondere ad un po’ di mail o leggere dei brief. Ma dopo aver preparato la presentazione, riordinato i documenti e risposto ai messaggi, concedetevi un po’ di sano relax. Non dimentichiamo che ci aspetta una lunga giornata!
Viaggiare leggeri
Va da sé che per un viaggio di lavoro in giornata non è necessario portare con sé un trolley, ancor meno un bagaglio da stiva. Bagagli ingombranti sono solamente scomodi in queste situazioni e ostacolano la rapidità degli spostamenti. Portate solo lo stretto indispensabile che sia un piccolo zaino o una borsa a mano. L’essenziale da portare con sé sono i documenti e i titoli di viaggio, oltre al materiale richiesto dall’incontro di lavoro, dispositivi elettronici e relativi caricabatteria. Per sentirsi presentabili nonostante il viaggio, potreste portare con voi un beauty case con tutto il necesseire per darsi una rinfrescata prima della riunione. Un cambio forse è superfluo, ma se vi fa sentire più a vostro agio l’idea, potreste portare una camicia o una maglia di ricambio.
Viaggiare leggeri significa anche sentirsi fisicamente leggeri. Come? Preferendo dei pasti salutari e leggeri per mantenere sempre un alto livello di energie. Potrebbe sembrare un suggerimento banale, ma anche bere molto durante la giornata è importante per rimanere in forze e concentrati.
Godersi il rientro da una trasferta giornaliera
Dopo aver concluso tutti gli incontri, magari anche perfettamente secondo la tabella di marcia, la giornata non è ancora finita perché vi aspetta il viaggio di ritorno. Sicuramente è il momento per fare il bilancio delle ore appena trascorse e ricche di soddisfazione, ma è anche la volta buona in cui tutta la stanchezza della giornata si fa sentire. Prima di abbandonarvi al relax, stilate un breve report avendo ancora la mente fresca sui contenuti del meeting; annotate i punti principali e le attività da seguire nei giorni successivi. E poi? Godetevi il viaggio di ritorno staccando finalmente la spina dal lavoro.
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