I travel manager hanno un ruolo cruciale nell’assicurare che i viaggi di lavoro siano gestiti in modo efficiente ed economicamente vantaggioso per l’azienda. La negoziazione e l’acquisto con le strutture alberghiere rappresentano un aspetto chiave di questa responsabilità. In questa guida, esploreremo le fasi essenziali che i travel manager devono considerare per condurre con successo il processo di gara (RFP – Request for proposal) alberghiero.
Il primo passo fondamentale è comprendere le esigenze specifiche dell’azienda e dei viaggiatori. Effettuare un’analisi dettagliata delle necessità di alloggio, considerando fattori come la frequenza dei viaggi, le destinazioni più comuni e le preferenze dei viaggiatori. Definire gli obiettivi chiari e misurabili per l’acquisto degli hotel, come il controllo dei costi, la qualità del servizio e la soddisfazione dei viaggiatori.
Nella fase di ricerca e selezione delle strutture alberghiere, utilizzare una combinazione di fonti di informazioni, come siti web, piattaforme di prenotazione e recensioni di viaggiatori, per identificare una lista di potenziali strutture alberghiere. Considerate fattori come la posizione, le tariffe, le recensioni degli ospiti e le politiche di cancellazione. Ridurre la lista alle strutture che meglio si adattano alle esigenze e agli obiettivi dell’azienda.
Preparare una RFP dettagliata da inviare alle strutture alberghiere selezionate. La RFP dovrebbe includere informazioni sul volume di prenotazioni, i requisiti di servizio, le politiche di cancellazione e qualsiasi altra specifica rilevante. Chiedete alle strutture di fornire informazioni sulle tariffe preferenziali, gli sconti, gli extra e le politiche di sicurezza.
Esaminate attentamente le proposte ricevute dalle strutture alberghiere. Valutate le offerte in base a criteri come il prezzo, la qualità del servizio, le politiche di cancellazione e le caratteristiche extra. Avviate le negoziazioni con le strutture selezionate per ottenere condizioni vantaggiose, come tariffe scontate, upgrade delle camere o benefici aggiuntivi per i viaggiatori.
Una volta raggiunto un accordo con le strutture alberghiere, procedete alla fase di contrattazione. Assicurarsi che tutti i dettagli concordati siano inclusi nel contratto, compresi i termini di pagamento, le politiche di cancellazione e gli eventuali servizi aggiuntivi concordati. Implementate il contratto e comunicate le nuove tariffe e le politiche agli utenti aziendali, così come alla vostra agenzia di viaggio se gestiscono per vostro conto le prenotazioni alberghiere.
Ultimo ma non meno importante, monitorate regolarmente le prestazioni delle strutture alberghiere e raccogliete i feedback dai viaggiatori. Valutate periodicamente l’efficacia dell’acquisto degli hotel, facendo confronti con i risultati attesi e cercando opportunità per migliorare ulteriormente l’efficienza e la soddisfazione dei viaggiatori.
Perché le tariffe alberghiere cambiano?
Una tariffa alberghiera è il prezzo addebitato per notte per ogni categoria di camera in un hotel, che può variare a secondo di diversi fattori. Queste tariffe sono dinamiche e possono cambiare rapidamente in base alle condizioni di mercato, ai costi operativi dell’hotel, alla concorrenza e alla stagione. Le tariffe delle camere oscillano tra la tariffa base (il prezzo più basso possibile per raggiungere il pareggio) e la tariffa ufficiale (il prezzo più alto possibile prima degli sconti).
Il motivo per cui gli hotel utilizzano diversi tipi di tariffe è legato alla loro capacità e necessità di gestire l’occupazione durante l’alta e la bassa stagione, garantendo un flusso costante di ospiti e massimizzando le entrate. La varietà di tariffe offre ai travel manager e ai viaggiatori più opzioni e flessibilità nella scelta di ciò che meglio si adatta alle esigenze. Inoltre, l’utilizzo di tariffe diverse consente gli hotel di posizionarsi in modo competitivo rispetto alla concorrenza.
Determinare le tariffe delle camere negli hotel richiede una valutazione attenta di una serie di fattori. Gli albergatori devono bilanciare le spese interne con i profitti desiderati, adattarsi alle fluttuazioni stagionali e tenere conto degli eventi e dei concorrenti nella zona. Ma quali sono i fattori interni e fattori esterni?
Quando si tratta di fattori interni, gli albergatori devono considerare le spese che includono tasse, stipendi del personale, forniture, pulizia e ristrutturazione. Questi costi devono essere coperti per garantire che l’hotel raggiunga il pareggio o generi profitti. Determinare un prezzo minimo che copra tali spese è essenziale per la sostenibilità finanziaria dell’attività.
D’altra parte, i fattori esterni influenzano le tariffe in modo significativo. La stagione è un elemento chiave da considerare. Durante i periodi di bassa stagione, gli albergatori potrebbero ridurre i prezzi al fine di attrarre più ospiti. D’altro canto, durante i periodi di alta stagione, quando la domanda è elevata e gli hotel locali sono pieni, gli albergatori possono permettersi di aumentare i prezzi.
La disponibilità e il tipo di camere sono un altro fattore determinante. Diverse tipologie di camere avranno prezzi diversi, consentendo agli albergatori di creare pacchetti e offerte personalizzate. L’utilizzo di un buon hotel channel manager consente di vendere la stessa camera in modi diversi su tutti i canali online collegati. Gli eventi importanti che si svolgono nelle vicinanze dell’hotel hanno un impatto significativo sulle tariffe delle camere. Ad esempio, se un grande evento si tiene in città, gli albergatori possono aumentare le tariffe per capitalizzare sull’aumento della domanda da parte degli ospiti interessati.
Esploriamo insieme i diversi tipi di tariffe alberghiere
Qui di seguito indichiamo i diversi tipi di tariffe alberghiere per approfondire la conocenza:
- Standard rate (RACK)
- Best available rate (BAR) – Tariffa migliore disponibile (BAR)
- Non-refundable rate – Tariffa non rimborsabile
- Last-minute rate / Walk-in rate – Tariffa dell’ultimo minuto / Tariffa per prenotazioni in loco
- Length of stay (LOS) rate – Tariffa in base alla durata del soggiorno
- Family rate – Tariffa per famiglie
- Package deal – Offerta pacchetto
- Corporate rate – Tariffa aziendale
- Group rate – Tariffa di gruppo
- Complementary rate – Tariffa complementare
- Promotional rate – Tariffa promozionale
- Half-day rate – Tariffa per mezza giornata
- Early booking rate – Tariffa per prenotazioni anticipate
Vediamo ora nel dettaglio ogni singolo livello tariffario per comprendere come gestire un processo d’acquisto con una struttura-catena alberghiera.
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