Cosa fare in caso di smarrimento carta d’identità all’estero? Ecco una guida passo passo e i nostri consigli utili

Perdere la carta d’identità durante un viaggio di lavoro all’estero può essere un’esperienza stressante e disorientante tanto quanto smarrire la patente. È un’avventura ancor più scomoda e disagevole considerando che un viaggiatore business ha davvero i minuti contati. Per di più, se lo smarrimento del documento avviene nel mezzo di una trasferta che prevede di visitare più paesi potrebbe essere davvero un guaio. Eppure può succedere e, nonostante il massimo supporto da parte dell’azienda e della sua unità di Travel Risk Management, ci sono alcune procedure che può fare solamente in prima persona il protagonista della disavventura. Quindi sapere esattamente cosa fare può aiutarci a gestire la situazione con maggiore serenità. Ecco una guida dettagliata su cosa fare in caso di smarrimento carta d’identità all’estero.

Come denunciare smarrimento carta d’identità alle autorità locali

La prima cosa da fare non appena ci rendiamo conto di aver smarrito il documento è necessario recarsi presso le autorità di polizia locali del paese in cui ci troviamo per denunciare lo smarrimento o il furto della carta d’identità. Questo passaggio è fondamentale sia per ottenere un documento provvisorio che per prevenire l’uso fraudolento della nostra carta d’identità. 

Contattare il Consolato o l’Ambasciata Italiana per un ETD

Una volta fatta la denuncia, il passo successivo è contattare il Consolato o l’Ambasciata Italiana più vicina. In questi uffici istituzionali è possibile ricevere assistenza immediata e soprattutto ottenere prontamente un documento provvisorio di viaggio, noto come Emergency Travel Document. Dal momento che ha valenza ufficiale, l’ETD consente di rientrare in Italia. Oppure, se la trasferta di lavoro prevede altre tappe all’estero, il documento permette di raggiungere un altro Paese dell’Unione Europea.

Documenti necessari per il documento sostitutivo carta d’identità

L’ETD non viene rilasciato alla cieca; per ottenerlo è generalmente necessario presentare i seguenti documenti: 

• denuncia di smarrimento o furto fatta presso le autorità locali;
• due fotografie: in formato tessera uguali e recenti;
• documento di viaggio: cioè una copia del biglietto di ritorno;
• ricevuta di pagamento per il rilascio del documento, che varia a seconda del Consolato​.

Talvolta il Consolato potrebbe richiedere una fotocopia della carta d’identità smarrita, se disponibile. Quindi il nostro consiglio, a prescindere, è quello di avere sempre con sé o di lasciare in valigia una copia del documento d’identità.

Rilascio di una Nuova Carta d’Identità

Una volta rientrati in Italia, dobbiamo recarci presso l’ufficio anagrafe del Comune di residenza per richiedere una nuova carta d’identità. Qui bisogna fornire la documentazione relativa alla denuncia e le fotografie richieste. Solitamente, la nuova carta d’identità viene rilasciata entro poche settimane​. Per ulteriori informazioni e dettagli specifici, è possibile consultare i siti istituzionali del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, nonché i siti dei Consolati italiani​.

Consigli pratici sui documenti e le procedure

Se prevenire è meglio che curare, anche parlando di smarrimento carta d’identità ci sono alcuni accorgimenti che possono farci vivere a cuor leggero (almeno un po’). I nostri consigli pratici sono:

• conservare le copie dei documenti importanti (come carta d’identità, patente, passaporto e carte di credito) e conservarle in un luogo diverso dagli originali. Questo può facilitare le procedure in caso di smarrimento o furto​​.
• raccogliere i contatti utili già prima di partire, assicuradosi di avere innanzitutto i contatti del Consolato o dell’Ambasciata Italiana del paese di destinazione.
• verificare gli orari di apertura del Consolato o dell’Ambasciata e, se necessario, valutiamo la possibilità di prendere un appuntamento. Alcuni uffici potrebbero avere orari limitati o richiedere un appuntamento per la gestione di pratiche consolari​.

Se siete iscritti all’AIRE (Anagrafe degli Italiani Residenti all’Estero), potete richiedere una nuova carta d’identità direttamente presso il Consolato del paese in cui risiedete. Questo iter semplificato può essere particolarmente utile per i residenti all’estero​.

Se sei un Travel Manager, ricorda queste procedure ai tuoi colleghi in partenza per gestire meglio l’eventuale smarrimento della carta d’identità all’estero, minimizzando così disagi e ritardi per il loro bene e per la buona riuscita del viaggio di lavoro. Formare i dipendenti in vista di una trasferta non è sempre una sciocchezza, dal momento che riguarda sia l’ambito del Travel Management che quello del Travel Risk Management. Contattaci per una consulenza in Travel management che minimizzi da subito i rischi per i viaggiatori d’affari all’estero.

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Foto Pexels: fonte Andrea Piacquadio.