Ieri, in occasione del Convegno “Osservatorio Business Travel” al quale Travel for business ha partecipato come patrocinante, sono stati presentati alcuni dati salienti della ricerca condotta dall’Università di Bologna che indica una spesa in crescita dei viaggi d’affari italiani: nel 2019 si è attestata a 20,6 miliardi. Anche per il 2020 il Prof. Guizzardi prevede un incremento, che non tiene però conto degli effetti coronavirus su tutta la industry. Il paragone con la SARS presuppone una inflessione in negativo di circa l’8% sul corporate travel, ma diversi attori dell’industry stanno, purtroppo, registrando dati ben superiori. Una stima certa per il 2020 potremmo, quindi, averla solo nei prossimi mesi, osservando l’evoluzione del virus e gli effetti complessivi dell’economia globale e sull’export.
Il Convegno dedicato all’innovazione digitale nel travel management è stata però l’occasione di presentare un significativo studio sulla gestione dei processi nel travel management.
Il caso analizzato è stato quello di Bauli e presentato da Claudia Agosta, Direttore Amministrazione e Finanza Bauli con l’intervento di Giuseppe Di Marco di Soldo e Valentina Ubaldi di Zucchetti. L’Osservatorio Digital Innovation – Politecnico di Milano ha giocato un ruolo fondamentale per l’analisi dei costi di processo e l’analisi del ritorno dell’investimento.
Obiettivo Bauli:
Agosta ha indicato come la semplificazione delle attività di rendicontazione e riconciliazione dei viaggi aziendali fosse uno degli obiettivi importanti di Bauli. Lo scopo era semplice: meno tempo dedicato alle attività a scarso valore aggiunto e incrementare la soddisfazione dei viaggiatori d’affari della società.
L’analisi Bauli della attività di digitalizzazione delle fasi di business travel management è stata valutata in tutto il suo journey:
- Mappatura del processo prima e dopo l’intervento
- Identificazione delle fasi impattate dalle soluzioni adottate
- Identificazione dei parametri di analisi (investimento, costi e risparmi) utili alla valutazione
- Qualificazione dei benefici tangibili e intangibili
Quali le aree di impatto sul business travel
L’analisi ha identificato alcune fasi importanti su cui Bauli si è mossa per l’ottimizzazione dei processi nel business travel. In primis l’attivazione di una carta lodge integrata con ZTravel (il sistema gestionale scelto da Bauli) assegnata ad una agenzia di viaggi esterna.
Il secondo step è stato quello di introdurre le carte SOLDO, in modo che fossero integrate con l’intero processo e con i sistemi di ZTravel. Questa fase ha permesso ai dipendenti di aggiungere informazioni sulle transazioni e le foto dei giustificativi in modo semplice e automatizzato. L’eliminazione degli anticipi di cassa e la relativa automatizzazione per la compilazione delle note spese ha dato in seguito una totale semplificazione al processo che ha permesso, inoltre, una migliore attività di controllo e monitoraggio della spesa dei viaggi.
I risultati
I benefici di tale gestione sono stati così valorizzati:
- Per i viaggiatori abituali = una riduzione della fase di rendicontazione da 90 a 40 minuti – con un saving di costo pari al 56%
- Per i viaggiatori non abituali = una riduzione della fase di rendicontazione da 15 a 10 minuti – con un saving di costo pari al 33%
La fase di riconciliazione è risultata ancora più performante. Bauli impiegava, prima del processo di automatizzazione, una risorsa full time per la gestione e controllo post viaggio. L’azienda ha potuto ottenere su questa spesa un saving dell’84% , poiché i tempi si sono ridotti da 1800 ore a 280 ore su un numero medio di 1200 note spese.
“Un risultato eccellente”, ha commentato la dott.ssa Agosta, “poiché l’investimento iniziale è stato ampiamente recuperato”. Infatti, su un investimento stimato di circa 32.000 euro (che comprendeva licenze, piattaforme, integrazione e costo training delle risorse), Bauli ha raggiunto in pochi mesi risparmi di quasi 60.000 euro.
Ma non è finita qui!
Un’azienda che intraprende un processo di digitalizzazione nel travel management ottiene vantaggi che riguardano, inoltre, le spese “vive” come: carta, cancelleria, stampante, materiale d’ufficio, spazio fisico, archivio ecc.., con impatti anche di carattere qualitativo. 4,00 euro è infatti il saving ulteriore ottenuto per ciascuna nota spese. Se a qualcuno può sembrare poco, provi a moltiplicarlo per il numero di note spese che la propria azienda realizza, e comprenderà che i valori in gioco sono importanti.
Infine, Agosta, ha messo l’accento su un altro grande beneficio che il nuovo processo di travel management ha ottenuto: la maggiore soddisfazione dei viaggiatori. Attraverso una indagine interna veicolata alla maggior parte della popolazione viaggiante, Bauli ha riscontrato che quasi l’80% dei dipendenti ha espresso non solo un giudizio positivo sulla nuova gestione, ma anche una totale soddisfazione per la semplificazione della gestione documentale riferita alle note spese.
Un caso di successo documentato e che dimostra, ancora una volta, come i processi del travel management, se controllati e ottimizzati, portano a vantaggi superiori.
