Redigere un business case per viaggi d’affari è una mossa strategica per i dipendenti che conoscono le potenzialità di una trasferta. Ma come ottenere l’autorizzazione?

I viaggi d’affari sono un asset fondamentale per creare nuovo business e mantenere le relazioni con clienti e partners. L’elemento umano è fondamentale per la riuscita di nuove sfide e il raggiungimento di obiettivi d’impresa. Neanche lo stop forzato a causa della pandemia è riuscito a stravolgere il settore e, dopo un fisiologico rallentamento, oggi i viaggi d’affari hanno ripreso vigore. Ogni trasferta deve comunque essere approvata dall’azienda. Ma in che maniera il dipendente può richiedere un viaggio di lavoro? Come può dimostrare che sia cruciale per la crescita del business, l’engagement dei clienti e la collaborazione del team? Redigere un business case convincente per i viaggi è una competenza che può influenzare significativamente il successo di un’iniziativa. 

Il reale valore e la necessità dei viaggi d’affari all’interno di un’azienda devono ovviamente essere dimostrati per ottenere l’autorizzazione. Gli aspetti da descrivere e giustificare sono diversi e vanno dalla comprensione dello scopo della trasferta alla conduzione di un’analisi costi-benefici dettagliata, fino alla gestione delle preoccupazioni degli stakeholder. Grazie ad una narrativa convincente del business case potete ottenere l’approvazione dei dirigenti e assicurarvi un viaggio di lavoro che rispetti le vostre necessità.

Cos’è un “business case”

Un business case è un documento dettagliato, la cui funzione è spiegare perché sia opportuno avviare un progetto o un’impresa specifica. Ovviamente deve essere un testo completo che non lascia niente al caso. Oltre alla schietta motivazione, il business case dovrebbe essere corredato delle prove per cui una particolare iniziativa dovrebbe essere intrapresa. I business case sono particolarmente utili nei processi decisionali poiché puntano all’approvazione, al finanziamento o alle risorse dagli stakeholder all’interno di un’impresa, basandosi su prove e dati in linea con gli obiettivi strategici dell’organizzazione.

Perché redigere un business case per viaggi d’affari

Scrivere un business case per i viaggi d’affari è strategico per diverse ragioni. Innanzitutto fornisce una giustificazione strutturata e basata su prove per avviare attività di business travel all’interno di un’azienda. Più nello specifico possiamo individuare sei ragioni per redigere un business case per viaggi d’affari. 

1. Allineamento strategico con gli obiettivi aziendali; 
2. Giustificazione dettagliata delle risorse necessarie, dimostrando il ritorno sull’investimento previsto e il valore complessivo che il viaggio apporterà al business;
3. Mitigazione dei rischi logistici, finanziari o operativi, con la possibilità di ridurre sfide e incertezze per i viaggi futuri;
4. Ottenere il supporto degli stakeholder dimostrando che i loro interessi sono considerati;
5. Misurazione delle prestazioni e dell’impatto del viaggio (anche ambientale) per iniziative di viaggio basate sul successo dimostrato.

Come strutturare un business case per viaggi business

Qual è la struttura migliore per presentare il viaggio d’affari ai piani alti e ottenerne l’approvazione? La sintesi esecutiva è la parte introduttiva del documento che riassume gli obiettivi principali del viaggio. In queste righe è importante dimostrare innanzitutto l’allineamento strategico della trasferta con gli obiettivi aziendali, i benefici attesi, i costi stimati e la proposta di valore complessiva. All’inizio della presentazione deve già comparire come il viaggio contribuirà al raggiungimento delle priorità strategiche dell’organizzazione. I benefici articolano i risultati positivi attesi e il valore aggiunto che il viaggio porterà all’organizzazione, come la crescita aziendale e l’acquisizione di nuovi clienti. Bisogna contestualizzare anche il viaggio di lavoro, disegnando le circostanze attuali, le sfide, le opportunità e il contesto storico delle iniziative di viaggio precedenti. 

La sezione cronologia e implementazione fornisce una roadmap dettagliata con traguardi, scadenze e considerazioni logistiche per garantire un’esecuzione organizzata e sistematica del viaggio. Da non sottovalutare è il capitolo dedicato alle spese stimate con una ripartizione dettagliata dei costi previsti, garantendo trasparenza e responsabilità nella pianificazione finanziaria. L’analisi costi-benefici valuta sistematicamente i costi e i benefici previsti, fornendo una comprensione completa del potenziale ritorno sull’investimento (ROI). Il business case di un viaggio d’affari non deve trascurare una parte che affronta la questione legata ai rischi, descrivendo strategie per mitigare eventuali imprevisti. La compliance alla travel policy aziendale assicura che i piani di viaggio siano conformi alle politiche organizzative, leggi, regolamenti e standard etici, garantendo l’integrità e la sicurezza dei dati durante l’iniziativa.

Per mantenere fede a quanto scritto nel business case sono spesso necessarie competenze nel business travel che vanno oltre le buone intenzioni del dipendente. Una consulenza in Travel Management e ottimizzazione delle risorse aiuta a garantire processi più agili. Con il nostro aiuto potrai migliorare la gestione aziendale grazie all’integrazione dei dati relativi alle trasferte e alla mobilità aziendale per realizzare progetti nel rispetto della travel policy o per migliorarla!