Daniela Valenti, Global Project Manager and Coordinator di Pyramid Temi Group, in una recente intervista per Travel for business ha parlato dell’importanza di un efficace processo di comunicazione aziendale, che è sempre alla base di un programma di gestione dei viaggi a rischio.
Il primo punto, secondo Valenti, da tenere in considerazione per il Travel Risk Management, è la lingua.
“è necessario che il personale viaggiante abbia una adeguata conoscenza della lingua inglese, così come il personale in azienda che si occupa della gestione e organizzazione delle trasferte di lavoro” ha asserito la Valenti che ha inoltre indicato che anche il TRMD -Travel Risk Management Department- di un’azienda deve conoscere e potersi relazionare adeguatamente con il personale di security in loco, tenendo bene a mente i vari “tipi” di inglese che si parlano a livello mondiale , pronunce e inflessioni dialettali.
Quali sono le terminologie utilizzate principalmente a livello internazionale su questo tema? E che cosa suggerisce per una comunicazione efficace in tema di gestione dei rischi in viaggio?
Principal, ad esempio, termine comunemente usato negli Stati Uniti per indicare il viaggiatore è adottato anche in Pakistan, ma non in tutti i paesi, dove invece si utilizza il comune Guest o Traveller.
A questo scopo suggeriamo di stabilire una terminologia comune chiara e semplice e di utilizzarla con tutte le persone coinvolte nel processo di gestione di un programma di Travel Risk Management.
Questi sono alcuni esempi da noi utilizzati:
Client: L’azienda o Ufficio Responsabile della Trasferta
Traveller: Personale viaggiante
Travel Plan (TP): A ogni trasferta viene assegnato un numero progressivo identificativo. Il TP conterrà tutte le informazione essenziali della trasferta, del viaggiatore e del personale di security assegnato
Operations Room (Ops): Call centre di riferimento per i viaggiatori in caso di emergenza
Quali sono le procedure essenziali che suggerite (o mettete in atto) per la gestione del Travel Risk Management?
Le procedure di comunicazione devono essere stabilite all’interno del sistema aziendale tra i I vari settori coinvolti (business/procurement/security etc..) e il supporto esterno (consulenti/security in loco).
Queste procedure permetteranno la comunicazione durante tutte le fasi:
- Pre-Trasferta (fase decisionale all’interno dell’organizzazione)
- Durante la trasferta (tra il Management, il viaggiatore e il personale di security in loco)
- Dopo la trasferta (riscontro sia dal viaggiatore stesso che dal personale in loco)
Una volta terminato il processo decisionale per autorizzare la trasferta di un dipendente in un paese a rischio (Risk Assessment, Surveys etc.) il Client verificherà attentamente e confermerà tutti i dettagli della trasferta contenuti nel TP. Il TRMD (Travel Risk Management Department) avrà il compito di relazionarsi con il personale di security del paese di destinazione. Voglio però sottolineare che il TRMD avrà con i provider locali un rapporto oramai consolidato e di fiducia.
Assegnato il personale locale, il TRMD comunicherà i contatti al Client e al personale viaggiante.
Cosa succede all’arrivo del viaggiatore nel paese locale di destinazione?
All’arrivo nel paese di destinazione il viaggiatore verrà preso sotto la custodia del personale di security in loco.
Anche in questa fase è fondamentale che l’itinerario della trasferta venga stabilito in anticipo, in modo da permettere al personale in loco di effettuare tutte le opportune verifiche preventivamente e valutare eventuali cambi di tragitto/hotel etc.., così come necessità opportune o particolari.
Il TRMD manterrà costante contatto con il team locale e aggiornerà il Client secondo i protocolli stabiliti.
Quali sono i suggerimenti per la fase di conclusione di una trasferta di lavoro?
A conclusione della trasferta è importante che il viaggiatore faccia rapporto al Client e che il team locale lo faccia, a sua volta, al TRMD.
Si tende, invece, a tralasciare questa parte (de-briefing), soprattutto perché la maggioranza delle trasferte si svolgono senza intoppi, sottovalutando l’importanza che alcuni dettagli potrebbero avere per gli addetti alla Security.(TRM)
Quindi, anche poche righe, oppure un modulo a spunta con possibilità di commenti, da tenere agli atti è sempre importante (Lessons learned).
Una carenza di comunicazione può diventare il tallone d’Achille di tutto il processo.
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