Ricorre sempre piu’ di frequente il termine “Big data” ed in effetti oggi grazie alla tecnologia maneggiamo una enorme quantita’ di dati ma tutte queste informazioni possono agevolare il lavoro di un’azienda? Come far diventare questa montagna di dati una risorsa per l’azienda e quindi un vantaggio anche in termini economici ?
La prima soluzione che mi viene in mente e’ quella della riconciliazione delle spese aziendali. Immaginate lo scenario di una medi azienda con un centinaio di dipendenti che ogni mese effettuano minimo 4 trasferte. A fine mese sia l’ufficio del personale che l’amministrazione si troveranno con una mole considerevole di dati da controllare ed incrociare. Due uffici che comunque si troveranno a fare un lavoro ridondante ma che in mancanza della tecnologia giusta dovranno fare manualmente. Pensate a che spreco di tempo, soldi e risorse aziendali puo’ portare questa mancanza. La soluzione a questo problema gia’ esiste ma molte aziende sono ancora convinte di non averne bisogno, fintanto che non la adottano, poi dopo mai piu’ senza.
La maggior parte dei gestionali aziendali, SAP per citare uno dei piu’ noti, incorpora al suo interno la gestione delle trasferte. Una volta caricata la trasferta il sistema invia in automatico la richiesta alla Travel Management Company che la elabora, rispettando le policy aziendali, ed emette i documenti di viaggio. A fine mese la TMC produce un file di controllo che inserito nel gestionale aziendale riconciliera’ tutte le trasferte in pochi secondo; problema dell’ufficio del personale risolto.
Ora passiamo all’amministrazione : tutte le spese di trasferta vengono transate dalla TMC sulla carta di credito aziendale. Oggi sia American Express che Air Plus dispongono di sistemi di riconciliazione automatici e quindi a fine mese basta incrociare i dati provenienti dal gestionale della TMC con i dati della carta di credito ed il gioco e’ fatto.
Diversi studi condotti da osservatori esterni al mondo Travel e da societa’ di consulenza hanno dimostrato che questi due semplici accorgimenti contribuiscono a far risparmiare ad un’azienda di medie dimensioni fino a 30.000 euro anno.
Quindi pensate ancora di non aver bisogno di una Travel Management Company che vi aiuti in questi cambiamenti?
