Con lo scoppio della pandemia, smartworking e workation hanno rappresentato una soluzione agli uffici chiusi in un trend esploso con il 2021 e che rappresenta una nuova modalità di gestione liquida del lavoro a favore di un miglior “work-life balance”. La digitalizzazione ha fatto passi da giganti in qualsiasi ambito, facilitando una maggiore collaborazione, efficienza e semplificazione delle attività.
Non fa eccezione la gestione delle note spese del personale in trasferta, dove l’innovazione di strumenti e processi consente di raggiungere benefici sia per il lavoratore che per l’azienda, rispetto a una registrazione più tradizionale delle note spese su fogli di calcolo e attraverso giustificativi cartacei. Se è vero che nel complesso, negli ultimi anni, il numero degli spostamenti è fortemente diminuito, è anche vero che lo smart working non ha reso facile la gestione di anticipi di cassa, verifica della liquidità e gestione distinte e scontrini.
Nuovi scenari di gestione delle note spese
Il nuovo scenario, tra lavoro da remoto e in mobilità, ha portato le aziende a riflettere su un nuovo modo di gestire l’argomento trasferte, dotandosi di soluzioni complete e innovative per una gestione intelligente di tutte quelle spese che, necessariamente, dipendenti e collaboratori tendono a sostenere durante i loro spostamenti e in ogni caso utili anche per l’acquisto di prodotti e servizi. Traguardando due diverse istanze: da un lato i dipendenti che hanno e hanno avuto bisogno di essere autonomi nella spesa, spesso resa necessaria da imprevisti, dall’altro le aziende che richiedono di mantenere il controllo, semplificando il processo di decisione, esecuzione e rendicontazione anche attraverso la smaterializzazione che la digitalizzazione assicura.
Controllo e semplificazione del processo di gestione delle spese di viaggio
Sembra facile ma non lo è perché spesso queste tre fasi sono male collegate tra loro, con una gestione complessa e dispendiosa in termini di tempo ed energia: raccogliere i giustificativi, compilare le note spese, sono attività laboriose per i dipendenti e per i reparti amministrativi che, per eseguirle, devono sottrarre tempo e produttività a incarichi più cruciali soprattutto in tempi di smart working e distanza dalla sede. Senza considerare la possibilità di eventuali errori che possono rallentare questo iter, richiedere un impiego eccessivo di tempo, con conseguente impatto sulla produttività.
Oggi sul mercato esistono soluzioni, come quelle offerte da Soldo, per semplificare questo processo: la fintech, fondata da Carlo Gualandri, leader nella gestione delle spese aziendali ha sviluppato una piattaforma capace di garantire l’automazione dei processi, offrire maggiore controllo all’amministrazione, in una visione semplificata che tiene traccia in tempo reale di tutte le operazioni, grazie all’utilizzo di carte personalizzabili valide su tutti i circuiti Mastercard, di una web console di gestione e una app per gli utenti. Inoltre, Soldo è integrato con i principali sistemi di gestione spese, tra cui ZNext Travel, ZNext Project e permette di importare tutti i dati delle transazioni nei principali sistemi di contabilità.
Semplificare la rendicontazione delle spese di trasferta
Il governo delle spese di trasferta è garantito dalla possibilità di impostare limiti di spesa flessibili, budget personalizzati per ogni carta, stabilire regole d’uso, ad esempio per determinate categorie di esercenti o pagamenti all’estero, rendendo più autonomi i dipendenti nelle spese aziendali, e semplificare la successiva fase di rendicontazione sostituendo i giustificativi cartacei, gli scontrini e le ricevute, spesso poco chiari e difficilmente leggibili, con copie in formato digitali, scattando una semplice fotografia. Ore di tempo risparmiate da parte dell’amministrazione e dei responsabili delle risorse umane che possono dedicarsi ad altre attività più redditizie.
Inoltre, grazie alle carte di pagamento, i dipendenti non hanno più la necessità di anticipare delle somme di denaro o richiedere valuta locale, evitando anche la fase di compilazione della nota spese poiché tutti i dati delle transazioni vengono registrati in tempo reale, garantendo un efficace ed efficiente governo delle spese di trasferta e liberando il tempo dei dipendenti e del settore amministrativo per attività a maggiore valore aggiunto.
I dipendenti possono sentirsi maggiormente coinvolti, creando così un maggiore senso di collaborazione e di valore per l’impresa. Così come al dipendente si dà in dotazione il computer e il telefono perché possa lavorare al meglio, gli si può dare anche una carta e l’accesso alla piattaforma Soldo con ammontare e modalità di spesa definiti e in tal mondo lo si dota dello strumento di pagamento aziendale che viene sempre tracciato e rendicontato ottenendo quella flessibilità operativa che si traduce in vantaggio di efficienza per l’intera organizzazione aziendale.
Quest’approccio è stato applicato con successo da aziende di tutti i settori e le dimensioni ed è valido non solo per le spese che si conoscono a priori, ma anche per quelle che si possono conoscere solo a consuntivo, come per esempio spese impreviste che generalmente richiedono una più rapida capacità di passare dalla decisione all’esecuzione.
