Coinvolgere gli stakeholder è di fondamentale importanza per il successo di qualsiasi progetto, e ancor di più per la realizzazione della Travel Policy aziendale. Gli stakeholder sono, infatti, le parti interessate o gli attori che hanno un interesse diretto o indiretto nel progetto e che possono influenzarne il risultato o essere influenzati da esso. In un progetto di Travel Policy quali stakeholders è opportuno coinvolgere e perché? In questa guida per Travel Manager parleremo dei diversi attori e perché è utile avere il loro sostegno.
Prima di dare avvio al tuo progetto di Travel Policy, è importante comprendere chi è il tuo “pubblico” di riferimento, i cosiddetti stakeholder; poiché essi hanno prospettive diverse e obiettivi specifici legati al tuo progetto di Travel Policy. Coinvolgendoli fin dalle fasi iniziali, è possibile comprendere le loro esigenze, aspettative e preoccupazioni. Questa comprensione ti aiuterà a definire gli obiettivi del progetto in modo più accurato, a stabilire priorità e a sviluppare soluzioni che soddisfino le loro esigenze così come quelle della tua direzione.
Considera inoltre che coinvolgere gli stakeholder fin dall’inizio, ti farà guadagnare il loro supporto e ottenere prima l’approvazione. Sono diversi i casi di progetti di Travel Policy che si sono tremendamente arenati perché le parti in causa non si sentivano sufficientemente coinvolte, e quindi invece di dare in seguito un contributo hanno fatto da freno per la pubblicazione delle linee guida per i viaggi d’affari aziendali.
Per evitare, quindi, che questo avvenga anche all’interno della tua azienda, è fondamentale considerare il coinvolgimento attivo degli stakeholder per farli sentire parte integrante del processo decisionale e aumentare così la probabilità che sostengano il tuo progetto di Travel Policy, promuovendo la sua realizzazione e fornendo suggerimenti ma anche risorse necessarie come ad esempio finanziamenti, risorse umane o integrazioni tecniche in applicazioni informatiche.
Parti dal presupposto che non puoi fare tutto da solo/a. Considerare i rischi della realizzazione della Travel Policy, identificarli in modo corretto e allo stesso tempo mitigarli necessita di informazioni e prospettive diverse. Ecco perché è importante coinvolgere diversi colleghi e reparti, e ascoltare i diversi punti di vista, proprio perché possono fornire informazioni e prospettive che aiutano a individuare potenziali ostacoli, sfide o implicazioni. Coinvolgere il tuo “pubblico” ti permetterà di sviluppare strategie in modo efficace, riducendo così le probabilità di fallimento del tuo progetto.
Ma come fare per coinvolgere gli stakeholder per la realizzazione della tua travel policy?
Promuovi una comunicazione aperta e trasparente, attraverso dialoghi regolari e scambi di informazioni; condividendo gli obiettivi, gli aggiornamenti e le sfide del progetto ti consentirà di mantenere gli stakeholder informati sullo stato di avanzamento del progetto e di affrontare eventuali preoccupazioni o malintesi in modo tempestivo.
Definisci un modello di raccolta dei loro preziosi contributi, per aumentare il valore del progetto. Infatti, come abbiamo detto precedentemente, le loro prospettive e conoscenze, oltre che esperienza nel loro campo-area aziendale, possono fornire feedback utili e suggerire miglioramenti. Cerca quindi di sfruttare appieno il loro potenziale per ottenere risultati migliori e più significativi. Solo così potrai facilitare anche il processo di implementazione del tuo progetto Travel Policy e aumentarne le probabilità di successo.
Quali stakeholder interni coinvolgere per la Travel Policy?
Come abbiamo visto anche nelle altre Guide per Travel Manager (Trovi le Risorse per Travel Manager a questo link) , la creazione di una politica efficace i viaggi aziendali richiede una pianificazione oculata e il coinvolgimento di diversi stakeholder interni. In questa sezione esploreremo i principali stakeholder interni e il ruolo chiave che svolgono nella definizione di una Travel Policy di successo.
Coinvolgere i dirigenti aziendali:
Il coinvolgimento dei dirigenti aziendali è fondamentale per ottenere l’approvazione e il sostegno alla Travel Policy. Gli stakeholder a livello dirigenziale possono apportare una visione strategica, fornire indicazioni sulle priorità aziendali e assicurare che la policy sia allineata agli obiettivi e alla cultura dell’organizzazione. Coinvolgere i dirigenti aziendali facilita l’implementazione della travel policy e ne rafforza l’autorità e l’accettazione a tutti i livelli dell’azienda.
Coinvolgere i dipendenti chiave:
Gli stakeholder interni chiave includono anche dipendenti di diverse funzioni aziendali che sono frequentemente coinvolti nei viaggi aziendali. Ad esempio, i rappresentanti delle vendite e del marketing possono fornire informazioni preziose sulle preferenze di viaggio, sulle esigenze specifiche delle attività di vendita e sulle aspettative relative alla Travel Policy. Coinvolgere i dipendenti chiave assicura una rappresentanza completa delle esigenze e delle prospettive di tutte le funzioni aziendali coinvolte nei viaggi.
Coinvolgere il reparto finanziario:
Il reparto finanziario è uno degli stakeholder interni più critici nella definizione della travel policy anche in ottica di rendicontazione e pagamenti. La sua partecipazione è essenziale per comprendere i requisiti di controllo delle spese e garantire che la politica sia in linea con i parametri finanziari dell’azienda. Collaborare con il reparto finanziario consente di stabilire limiti di spesa ragionevoli, fornire linee guida chiare per i rimborsi e garantire una gestione adeguata delle transazioni finanziarie associate ai viaggi.
Coinvolgere il reparto legale:
Il coinvolgimento del reparto legale è fondamentale per assicurarsi che la travel policy sia in conformità con le leggi e le normative vigenti. Gli stakeholder legali possono offrire consulenza sulle disposizioni contrattuali con fornitori esterni, sulla gestione delle responsabilità legali legate ai viaggi aziendali e sulla gestione dei dati sensibili durante i trasferimenti internazionali. Il loro apporto aiuta a mitigare i rischi legali e a garantire che l’azienda operi nel rispetto delle normative applicabili.
Coinvolgere il reparto delle risorse umane:
Gli stakeholder del reparto delle risorse umane giocano un ruolo chiave nella definizione e nell’attuazione della travel policy. Sono responsabili, insieme a te, di educare i dipendenti sui requisiti della politica, di fornire orientamenti sulle procedure di rimborso e di assicurare la conformità delle spese aziendali. Coinvolgere il reparto delle risorse umane consente di comprendere meglio le esigenze dei dipendenti, di offrire formazione specifica e di affrontare le questioni relative alle politiche interne e al benessere dei dipendenti.
Coinvolgere il reparto IT:
Il coinvolgimento del reparto IT è cruciale per la gestione tecnologica delle spese e dei viaggi aziendali. Gli stakeholder IT possono fornire consulenza su telefoni mobili, accesso a Internet, roaming internazionale e altre questioni tecniche correlate. Collaborare con loro aiuterà a stabilire linee guida sull’uso delle risorse tecnologiche aziendali e a garantire che i dipendenti abbiano il supporto necessario per le questioni tecniche durante i viaggi.
L’importanza del dipartimento di Travel Security e sicurezza aziendale
Come abbiamo visto, coinvolgere i principali stakeholder sin dalle fasi iniziali del progetto è fondamentale per garantire una gestione efficace e ottenere risultati positivi. Ma desideriamo mettere in evidenza anche l’importanza di coinvolgere il reparto Travel Security e della Sicurezza Aziendale per contribuire al successo complessivo di un progetto di travel policy.
Coinvolgerli consente di ottenere una visione completa delle esigenze del progetto. Questi colleghi possono fornire informazioni preziose sulle esigenze di sicurezza, sulla gestione dei rischi legati ai viaggi e alle attività aziendali. La loro conoscenza approfondita dei processi di sicurezza può contribuire a identificare potenziali minacce e adottare misure preventive adeguate. Inoltre, consente di mitigare i rischi legati ai viaggi e alle attività aziendali. Essi possono contribuire quindi a definire politiche e procedure di sicurezza efficaci, garantendo che il progetto Travel Policy venga pianificato e implementato tenendo conto delle considerazioni di sicurezza. La loro esperienza nel campo della sicurezza aziendale può contribuire a identificare potenziali vulnerabilità e adottare misure correttive tempestive. Elemento essenziale del coinvolgimento del reparto Travel Security e la Sicurezza Azienda riguarda anche i protocolli di gestione delle emergenze e sulla conformità normativa.
Possiamo quindi dire che coinvolgere il reparto Travel Security e la Sicurezza Aziendale contribuisce alla massimizzazione del valore complessivo del progetto. La sicurezza e il benessere dei dipendenti sono fondamentali per il successo di un’organizzazione. La loro attenzione garantisce che vengano adottate le misure necessarie per proteggere il personale e le risorse aziendali, contribuendo a un ambiente di lavoro sicuro e produttivo.
Reparto Sostenibilità, il tassello vincente
Il reparto della sostenibilità svolge un ruolo cruciale nell’assicurare che i viaggi d’affari siano condotti in modo sostenibile, riducendo l’impatto ambientale e promuovendo pratiche responsabili.
Coinvolgere il reparto della sostenibilità nella definizione della travel policy consente, quindi, di integrare criteri ambientali e sociali nelle decisioni legate ai viaggi di lavoro. Questo include la promozione di mezzi di trasporto sostenibili, l’ottimizzazione degli itinerari per ridurre le emissioni di carbonio, la preferenza per strutture ricettive eco-friendly e molto altro. Inoltre, il coinvolgimento del reparto della sostenibilità permette di sensibilizzare i dipendenti riguardo all’importanza di viaggiare in modo responsabile. Attraverso la comunicazione di linee guida chiare e la promozione di comportamenti sostenibili durante i viaggi, si crea consapevolezza e si incoraggiano le scelte responsabili da parte dei dipendenti. Il coinvolgimento del reparto della sostenibilità può anche favorire la partecipazione a programmi di compensazione delle emissioni o altre iniziative volte a mitigare l’impatto ambientale dei viaggi aziendali.
Infine, coinvolgere il reparto della sostenibilità come stakeholder nella travel policy contribuisce alla reputazione aziendale. Le aziende sempre più attente all’aspetto sostenibile stanno attirando l’attenzione dei consumatori e degli investitori che valutano la responsabilità sociale come un fattore chiave nella scelta delle aziende con cui fare affari. Un’impostazione sostenibile dei viaggi d’affari può dimostrare l’impegno dell’azienda verso la tutela dell’ambiente e la responsabilità sociale, migliorando la sua immagine e il suo appeal sia internamente che esternamente.
Tecniche di coinvolgimento: ascolto attivo
Il coinvolgimento degli stakeholder è un processo continuo e dinamico. Mantieni quindi un’apertura alla comunicazione e all’ascolto attivo per adattarti alle esigenze degli stakeholder e per affrontare eventuali sfide che potrebbero sorgere lungo il percorso.
Assicurati quindi di comunicare in modo chiaro, trasparente e tempestivo su tutti gli aspetti del progetto. Utilizza diversi canali di comunicazione, come e-mail, incontri faccia a faccia, newsletter o strumenti di collaborazione online, per raggiungere gli stakeholder in modo adeguato.Fornisci loro informazioni realistiche sulle tempistiche, sui vincoli e sulle possibilità del progetto. Se ci sono cambiamenti o sfide lungo il percorso, comunicali in modo tempestivo e fornisci spiegazioni sulle azioni intraprese per affrontarli.
Coinvolgi gli stakeholder in modo collaborativo durante tutto il processo decisionale. Cerca il loro contributo e coinvolgili nella definizione degli obiettivi, nella pianificazione e nella valutazione delle alternative. Questo creerà un senso di proprietà condivisa e aumenterà il loro livello di impegno nel progetto della travel policy.
Infine, riconosci e apprezza il contributo offerto al successo del progetto, mostrando gratitudine e riconoscimento per il loro impegno e i loro risultati. Questo può essere fatto attraverso un ringraziamento personale o con le modalità che sono in uso all’interno della tua azienda.
Una responsabilità condivisa
Ricorda che coinvolgere i dipendenti nella definizione della travel policy può promuovere un senso di appartenenza e responsabilità condivisa. Quando essi si sentono coinvolti e ascoltati, sono più propensi a seguire le regole e a collaborare per il successo dell’azienda. Il coinvolgimento può anche aiutare a creare un ambiente di apprendimento continuo, in cui le esperienze e le opinioni dei dipendenti vengono prese in considerazione per migliorare costantemente le politiche e le procedure di viaggio.
Infine, coinvolgere gli stakeholder interni nel processo decisionale della travel policy contribuisce a creare un clima di fiducia e trasparenza all’interno dell’organizzazione. Quando i dipendenti e i reparti si sentono coinvolti e informati, si riduce la resistenza al cambiamento e si promuove una cultura di collaborazione. Cerca sempre di favorire un ambiente di lavoro positivo in cui le politiche sono rispettate e il successo dell’azienda è condiviso da tutti.
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