Una delle questioni più discusse nelle aziende, è la richiesta di rimborso in nota spese del taxi o del noleggio con conducente, quando al dipendente è stata assegnata un’auto aziendale ad uso promiscuo per gli spostamenti.
Ovviamente non è in discussione l’inerenza della spesa in quanto tale, infatti se la giustificazione è dettata da motivi di servizio come la visita a clienti o fornitori, il rimborso ai fini fiscali rientra nei costi deducibili. Tuttavia, a molti rimane il dubbio sull’opportunità e sulla correttezza del dipendente al quale è stata assegnata un’auto aziendale, con magari rimborso forfettario di carburante mensile, ma che per sue seppur motivate ragioni utilizza invece dell’auto aziendale, il taxi o il noleggio presentando la richiesta di rimborso in amministrazione.
Questo fatto accade, molte volte, quando l’utilizzo dell’auto aziendale ad uso promiscuo non è ben regolamentato nella Travel policy, e quando questa non integra la Car policy, lasciando alla discrezionalità e al buon senso l’utilizzatore e le regole da adottare.
La mancata regolamentazione nella Travel Policy, porta spesso al confronto tra le parti, da un lato la legittima pretesa da parte del dipendente di vedersi rimborsate le somme anticipate per motivi di lavoro, dall’altra l’irrigidimento dell’azienda sulla facoltà di effettuare un rimborso avendo la percezione di sostenere il costo due volte.
Al di là di ogni dubbio, il consiglio è sempre quello di chiarire bene questi aspetti, cosa si può fare o non si può fare, le preventive autorizzazioni ad eventuali deroghe di servizio e quali mezzi si possono utilizzare o meno. 
In questo modo le direttive aziendali saranno note e non si potranno adottare scuse, per la mancanza di puntuali e precise indicazioni di comportamento. Essere chiari e precisi è di certo un sistema efficace per limitare i conflitti e le discussioni in azienda, situazioni che portano sempre a l’insoddisfazione dei collaboratori e cali di produttività per l’azienda.
