Il dato è un’opportunità per il Travel Manager perché gli consente di avere una visione chiara e dettagliata delle spese e delle dinamiche dei viaggi aziendali. È una leva per dimostrare al management il funzionamento dei processi di business travel, la sicurezza, la soddisfazione dei dipendenti e i nodi in cui intervenire per ottimizzare i costi. L’intelligenza artificiale messa a disposizione da SAP Concur libera il Travel Manager dalle incombenze ripetitive lasciando libero campo alla sua creatività e alla sua propositività per il bene dell’azienda e dei singoli dipendenti. Coinvolgendo altri dipartimenti nell’analisi dei dati, il Travel Manager è in grado di prendere decisioni informate e strategiche. Questo approccio data-driven è essenziale per affrontare le sfide dei Travel Programs, per assecondare le evoluzioni del mercato, le accelerate tecnologiche e promuovere una cultura aziendale basata sulla trasparenza e la fiducia, oltre che sulla sostenibilità.
Roberta, in cosa consiste il tuo ruolo all’interno della tua azienda?
Sono una “customer success partner” e mi occupo di seguire il cliente una volta che la nostra soluzione è attiva e operativa, garantendo che ottenga il massimo beneficio dal nostro servizio. Mi assicuro che utilizzi il sistema SAP Concur in tutte le sue articolazioni, aiutandolo a sfruttare tutte le funzioni per ottimizzare l’investimento fatto dall’azienda nella nostra tecnologia.
Esistono sfide che l’azienda incontra nella gestione tecnologica del business travel?
Le sfide sono molteplici. Quando incontro i clienti per la prima volta, li aiuto a focalizzarsi sugli obiettivi che hanno deciso di perseguire con questo investimento. Solitamente, l’adozione del sistema è una decisione aziendale, ma è supportata dal Travel Manager, una figura chiave durante la fase di utilizzo del sistema.
Ci sono poi le sfide legate alle funzioni di controllo e monitoraggio della spesa all’interno di un processo unico e strutturato. Infatti, molti considerano la richiesta di trasferta e il momento della rendicontazione come due operazioni separate.
L’altra sfida importante riguarda le regole e la compliance. Grazie a un flusso continuo che va dalla richiesta iniziale alla rendicontazione finale, i dipendenti rimangono costantemente entro i limiti delle travel policy aziendali. Questo sistema non solo assicura la conformità alle regole, ma semplifica anche il processo amministrativo di approvazione, riducendo il carico di lavoro e migliorando l’efficienza.
Strettamente connessa alle politiche di viaggio è la scelta dei fornitori. Spesso, ricorrere a canali separati risulta inefficiente, poiché ogni canale adotta proprie logiche di raccolta dati e presentazione delle informazioni, generando dispersione e complessità. Con la soluzione SAP Concur, invece, si dispone di un unico punto di raccolta dei dati, permettendo ai Travel Manager di accedere a tutte le informazioni necessarie. Questo sistema centralizza i dati fondamentali per analisi e valutazione, migliorando l’efficienza e la capacità decisionale.
Un altro tema cruciale è la sicurezza nei viaggi. Con SAP Concur, questa sfida viene affrontata in modo efficace. Utilizzando la nostra piattaforma, i viaggiatori possono essere certi che i Travel Manager e i team aziendali preposti alla sicurezza monitorino ogni fase del loro viaggio attraverso un unico strumento. Questo approccio integrato consente una supervisione costante e puntuale, assicurando che eventuali problemi vengano identificati e risolti rapidamente. Inoltre, la centralizzazione delle informazioni garantisce che tutte le parti coinvolte abbiano accesso immediato ai dati necessari per garantire un viaggio sicuro e conforme alle regole aziendali. Oltre alla sicurezza dei viaggi, SAP Concur assicura anche la protezione dei dati dei viaggiatori. La nostra piattaforma utilizza avanzati protocolli di sicurezza per garantire che le informazioni personali e aziendali siano protette da accessi non autorizzati. La crittografia dei dati, insieme a rigorose misure di conformità e monitoraggio continuo, garantiscono che i dati dei viaggiatori siano gestiti in modo sicuro e responsabile. Questo impegno verso la sicurezza offre ai viaggiatori e alle aziende la tranquillità necessaria per concentrarsi sugli obiettivi dei loro viaggi, sapendo che le loro informazioni sensibili sono protette.
Spesso si parla della carenza di dati a disposizione dei Travel Manager per prendere decisioni informate. Ma oggi, quanti di loro sono realmente pronti a interpretare e comprendere correttamente questi dati?
Ci sono margini di miglioramento. Una delle mie attività fondamentali è svolgere business review periodiche con tutti i miei clienti. Attraverso la raccolta e l’analisi dei dati del cliente, aiutiamo il Travel Manager, l’ufficio acquisti e l’HR a ottenere una visione integrata del settore del business travel, utilizzando dati aggregati, visualizzati in mappe e grafici facilmente leggibili che facilitano il processo decisionale. Oggi, molti Travel Manager necessitano di assistenza per acquisire questa visione, e il nostro compito è proprio quello di fornire supporto attraverso un’educazione continua e un affiancamento costante.
L’esperienza si costruisce grazie a un partner che offre formazione e guida, ma è anche essenziale che il Travel Manager sia disposto a evolversi, adottando un approccio proattivo nell’analisi dei dati, garantendo così decisioni informate e tempestive.
Secondo la tua esperienza, quali sono le principali competenze che un Travel Manager dovrebbe oggi sviluppare?
Il Travel Manager deve innanzitutto acquisire la consapevolezza di essere un manager: deve imparare a leggere bene i dati, interpretarli e dialogare con i vari dipartimenti. Gli strumenti oggi sono disponibili, ma deve individuare le priorità e avere dati alla mano per andare dal CFO o dal capo dell’HR e influenzare le politiche aziendali in merito ai viaggi. I dati servono anche per rivedere e ripensare le scelte fatte e puntare ad un costante miglioramento. Per questo al Travel Manager è richiesta una certa propositività senza dare mai per scontato situazioni stabili perché, come cambiano le aziende, così cambia anche il mercato o la situazione economica. Insomma, il Travel Manager è una figura dinamica, strategica, di raccordo tra i diversi dipartimenti.
Se ribaltiamo il tema lato Travel Manager, in che modo una politica ben strutturata può contribuire alla crescita della cultura aziendale e promuovere la fiducia dei dipendenti?
Una policy chiara e trasparente è fondamentale per la gestione efficace delle spese aziendali. Deve consistere in un elenco conciso delle voci consentite, descritte con precisione, per prevenire errori e ambiguità nella compilazione delle note spese. Questo approccio aiuta i dipendenti a comprendere esattamente quali spese sono rimborsabili, riducendo il rischio di errori e migliorando la conformità. Inoltre, la policy deve essere comunicata in modo efficace e continuo a tutti i dipendenti poiché deve assicurare che tutti comprendano le regole e le aspettative, facilitando l’adesione alle linee guida stabilite. Se una policy è quindi ben compresa e applicata correttamente non solo si riducono gli errori amministrativi, ma si contribuisce anche a una gestione finanziaria più trasparente e controllata.
Inoltre, si otterrà un impatto positivo durante le business review rispetto agli obiettivi prefissati. Infatti, i dati raccolti saranno più accurati e rappresentativi delle spese reali, permettendo una migliore analisi e valutazione delle politiche aziendali. Questo, a sua volta, facilita la presa di decisioni informate e strategiche, influenzando positivamente la gestione dei costi e l’efficienza operativa complessiva dell’azienda.
Quali sono gli altri aspetti importanti?
All’interno della policy deve esserci attenzione al benessere e alla sicurezza per aiutare il dipendente ad avere fiducia nella propria azienda anche quando è in trasferta. Io spingo spesso i clienti ad inserire nel processo e implementazione delle note, alert o anche supporti nel caso di donne che viaggiano da sole, così come è fondamentale curarsi del tema della diversity.
Entriamo nel campo della sostenibilità nel senso più ampio. In che maniera SAP Concur sostiene queste integrazioni nelle politiche di gestione delle spese aziendali e nei processi decisionali dell’azienda?
In SAP Concur abbiamo un processo di formazione e informazione legato al mondo della trasferta: “formazione” perché nel sistema c’è la possibilità di inserire degli alert legati a prenotazioni sostenibili, dalle scelte di spostamento alle strutture. Mostrando le emissioni di CO2 per ogni mezzo e suggeriamo partner attenti alla sostenibilità. La raccolta dei dati standard in dashboard dinamiche aiuta inoltre il cliente a fissare indicatori per l’anno successivo, da monitorare in tempo reale. Informazione attraverso sessioni di business review specifiche per la sostenibilità, se è uno degli obiettivi aziendali. Gli indicatori relativi alla sostenibilità sono preziosi sia per comprendere come si muove l’azienda al suo interno sia per comprendere come si muove rispetto al mercato. Questi indicatori sono leve a disposizione del Travel Manager che voglia influenzare le politiche aziendali. Finora non abbiamo parlato della digitalizzazione, ma è un aspetto importante della sostenibilità: cerchiamo di convincere i clienti ad evitare qualunque passaggio di carta per l’ambiente.
Quanto è utile l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per smarcare una serie di controlli e velocizzare il processo?
Ci sono tanti dati e analisi che facciamo con i clienti, tanti step nei quali possono essere disseminati controlli anti-frode. Un processo strutturato e automatizzato contribuisce a ridurre l’errore umano e velocizzare i passaggi, ad esempio scannerizzando un documento dal quale l’IA raccoglie in automatico le informazioni senza doverle inserire manualmente. Avere policy implementate aiuta a comprendere automaticamente se una nota spese inserita sia compliant con le decisioni aziendali. In futuro ci saranno ulteriori strumenti soprattutto nella fase di request che aiuteranno a monitorare la spesa e catturare informazioni legate a ciò che non rispetta le linee guida. Inoltre, usiamo l’IA in alcuni passaggi dei servizi di audit e di revisione.
Quali sarebbero i punti fondamentali che oggi indicheresti al Travel Manager per implementare con successo i processi di travel management in azienda?
La travel policy è fondamentale, ma non basta. Sullo stesso piano va anche un’analisi dello stato dell’arte dei processi per comprendere come si muove l’organizzazione e raccogliere dati da altri dipartimenti come amministrazione e finance, IT, HR. In alcuni passaggi sarebbe ancor meglio coinvolgere gli uffici di internal audit e della sicurezza. Cambiare i processi non è però scontato, anche se mettere in un sistema strutturato la gestione del business travel farebbe emergere gli errori e gli sprechi in alcuni passaggi del processo manuale.
Qual è in media la percentuale di risparmio che una soluzione come la vostra può generare all’azienda?
Dipende molto da dove parte un’azienda. Le ottimizzazioni possono essere dirette e indirette, tra costi e attività manuale di tutte le persone coinvolte. Da questo punto di vista uno strumento come SAP Concur già il primo anno fa risparmiare almeno un 30% in termini di tempo e di denaro. Quindi il beneficio, per quanto difficile quantificarlo con precisione, c’è. Spetta all’intelligenza del Travel Manager saper sfruttare questi strumenti per raggiungere obiettivi sempre più puntuali e sfidanti.
Il 26 giugno si terrà la vostra terza edizione del SAP Concur Day. Quali sono le principali aspettative dei Travel Manager, e in che modo l’evento può aiutarli a navigare le sfide attuali e future del settore dei viaggi aziendali?
In questi ultimi anni, la competitività, l’incertezza e la complessità sono aumentate, mettendo alla prova le aziende in ogni settore. È fondamentale essere preparati ad affrontare qualsiasi sfida possa presentarsi. La terza edizione del SAP Concur Day sarà un’occasione per i Travel Manager di apprendere come affrontare questi cambiamenti, esplorare nuovi scenari e scoprire i vantaggi delle ultime tecnologie, come l’intelligenza artificiale. Partecipando, avranno l’opportunità di connettersi con esperti del settore, condividere best practice e scoprire soluzioni innovative per ottimizzare i processi aziendali legati a viaggi e note spese, rendendoli più semplici ed efficienti.
