Il titolo può sembrare ermetico, ma con “lasciamoci cambiare dalla tecnologia” voglio intendere che dobbiamo prendere atto delle nuove tecnologie come parte integrante della nostra vita. Lo strumento che si utilizza maggiormente, non solo per comunicare ma spesso per lavorare, è lo smartphone, ed il passaggio dal “multitasking” al più “simpatico” assistente vocale è già in atto rendendo questa tecnologia sempre più fruibile.
Il compito della Travel Management Company 4.0 sarà quello di studiare le tecnologie più adatte alle aziende clienti allo scopo di integrarle nei loro processi aziendali per fornire quello che noi agenti chiamiamo valore aggiunto. Il settore risorse umane (HR) di un’azienda con oltre 100 dipendenti è sicuramente il più difficile da gestire e solitamente quello con un notevole budget di spesa. E’ vitale, per un’azienda, controllare i costi in modo che non crescano vorticosamente ed avere una riconciliazione puntuale delle spese di trasferta (la maggior parte delle trasferte dura 2 giorni ed in questo breve tempo produce circa 20 voci di rendicontazione per la nota spese).
Come si possono aiutare le aziende a gestire questa mole di dati? Con la tecnologia. Sicuramente un’azienda con oltre 100 dipendenti si sarà dotata di un moderno programma per la gestione trasferte. Tutti questi programmi possono essere gestiti da App scaricabili sul cellulare. Tali programmi possono facilmente colloquiare con i gestionali delle Travel Management Company che una volta ricevuta la richiesta effettuano la prenotazione dei servizi, rispettando la policy aziendale, e registrano i documenti sulle rispettive applicazioni per far si che il dipendenti ritrovi tutto sul cellulare. Il dipendente, una volta arrivato a destinazione, inizierà ad usufruire di altri servizi come prendere un taxi, andare a pranzo, a cena e magari fare anche una pausa caffè. L’utilizzo delle carte di credito aziendali è il punto focale nella gestione delle spese che il dipendente affronta, e se queste spese vengono tutte pagate con la carta aziendale, si genera un unico flusso di informazioni pratico e veloce da controllare.
Immaginiamo che in un mese 100 dipendenti dell’azienda abbiano effettuato trasferte. Vi ricordate che prima accennavo alla mole di transazioni per singola trasferta? Quindi il conto è presto fatto 100×20=2.000 voci da riconciliare sulla carta di credito. Quanto costerebbe in termini di risorse umane un controllo del genere lo si può immaginare. Qui entra in gioco la carta di credito dedicata alle spese di viaggio. Sia American Express che Air Plus possono fornire insieme all’estratto conto mensile dei files per la riconciliazione automatica delle spese. La maggior parte dei gestionali di trasferte riesce a catturare questi files e a fare un controllo automatico delle transazioni (se il gestionale che avete scelto non lo fa purtroppo avete scelto quello sbagliato).
Quindi per riepilogare quali sono le domande da fare alle vostre aziende:
1) Posso aiutarti a gestire meglio le trasferte dei tuoi dipendenti?
2) Posso aiutarti a tenere sotto controllo il budget di spesa per le trasferte?
3) Il tuo gestionale di trasferte può dialogare con il mio per rendere la tecnologia di facile fruizione ai tuoi dipendenti (scordatevi che un dipendete richieda prima la trasferta sul suo gestionale e poi faccia la stessa operazione per chiedere i biglietti oppure l’hotel, la tecnologia deve essere invisibile per essere utile)
4) Posso aiutarti a non far diventar matta la persona che in amministrazione controlla le carte di credito a fine mese fornendoti strumenti avanzati di controllo?
5) Ma alla fine di tutto queste domande la piu’ importante: posso dimostrarti che avvalendoti di una buona Travel Managment Company risparmierai i tuoi soldi e vivrai più sereno ?
In sintesi, la consulenza di una buona Travel Management Company deve essere considerata di supporto nella gestione delle trasferte dei dipendenti: tiene sotto controllo i budget di spesa, agisce nel far dialogare i gestionali amministrativi utilizzando gli automatismi di riconciliazione, emette i documenti di viaggio, registra i files tramite strumenti avanzati, fornisce una reportistica dettagliata e soprattutto semplifica i controlli amministrativi.
Di certo, avvalendosi di una buona Travel Managment Company si risparmieranno tempo e denaro.
Grazie per avermi letto.
Riccardo
