“I viaggi sono i viaggiatori.” (Fernando Pessoa)
Il viaggio è una faccenda speciale! Ogni viaggio è speciale. Non ci sono regole, ma seguire i consigli con un po’ di fiducia nel passaparola è già una buona abitudine.
Quando viaggio non dimentico mai il taccuino. Non scordo mai il vezzo dell’appunto, di scrivere, per ricordare, ripetere e tornare magari in luoghi prediletti o posti singolari. Oggi il taccuino rimane, ma è perfettamente integrato, anzi connesso con tutti i più moderni supporti perché se ogni viaggio (anche un viaggio di lavoro) è una narrazione, l’incipit – cioè l’organizzazione – deve essere quasi perfetta e cucita su misura.
Un’applicazione non basterebbe a contenere i pensieri, i colori, le citazioni e soprattutto le persone. Un esempio fra i tanti si trova nella collezione delle note Moleskine.
D’altra parte scriveva Bruce Chatwin “To lose a passport was the least of one’s worries. To lose a notebook was a catastrophe”.
Viaggiare, oggi più di ieri, è la voce di un menù à la carte piuttosto che una scelta a prezzo fisso. I pacchetti – soprattutto per chi si muove per lavoro – sono un ricordo del passato. Il viaggio, nel terzo millennio, va preparato bene e in ogni caso deve essere a prova d’improvvisazione.
L’organizzazione di un viaggio
Se un viaggio ci rende più creativi, usiamo questa creatività nella sua preparazione. Il momento critico è proprio l’organizzazione: quanto più sarà accurata, tanto più significativo e fruttuoso sarà il viaggio, soprattutto se di lavoro.
Una buona regola, anzi un buon consiglio è “perlustrare” la destinazione, conoscere quanto più possibile della prossima meta.
Maps.me a questo scopo mette a disposizione mappe offline, per qualsiasi tipo di navigazione, da consultare senza connettersi, per pianificare in modo rapido e affidabile spostamenti e soste, pernottamenti e passaggi.
Una volta mi è capitato di organizzare un viaggio per il mese successivo non più di 15 giorni prima. Tempo totale impiegato: 16 minuti, di cui 5 minuti per l’alloggio su Airbnb (incluso il messaggio di cortesia al futuro host), 8 per la prenotazione del volo e 3 minuti per la prenotazione del treno. Il viaggio era virtualmente pronto. La mobile working operation comincia così ogni volta.
Ogni Paese ha le sue peculiarità. Converrà allora prepararsi sulle voci principali del viaggio (hotel, trasporti, alternative in caso di traffico o scioperi) tramite le apps disponibili. In Germania, per esempio, Öffi – un trip planner door to door – mette a disposizione linee e orari del trasporto pubblico locale con tutte le opzioni disponibili per costruire percorsi articolati.
Il viaggio
Il viaggio non è una scienza, ma richiede un approccio ingegneristico. Progettare un viaggio, minimizzando il disagio, massimizzando il benessere, il confort (non il lusso!), creando insomma un’esperienza adeguata all’esigenza lavorativa, è una raffinata ricerca di efficacia.
Qualità e semplicità di gestione sono la quintessenza del viaggio. Ormai il viaggio è diventato più di una stimolante esperienza di bricolage e talvolta vale la pena combinare l’iniziativa personale con il contributo di un’agenzia specializzata, per fare confronti, per approfondire questioni specifiche, per verificare nuovi prodotti sul mercato.
Con la conoscenza dei servizi di base del settore viaggi si può arrivare a trovare buone soluzioni per sviluppare e gestire un viaggio, di lavoro o di svago, con condizioni più che soddisfacenti di prezzo, qualità e prestazioni.
Questo processo contribuisce a generare valore e a contenere di volta in volta tempi e costi nella preparazione di un trasferimento, una solida architettura, costruita con metodo e strumenti utili.
Un viaggio val bene una sosta, per pensare e per lavorare
L’Agenzia Nazionale per le Nuove Tecnologie di ENEA ha recentemente prodotto uno studio interessante sullo smart working. E’ vero che lavorare con la tecnologia provoca un confortevole aumento di flessibilità, ma soprattutto – come cita lo studio – genera
“in Italia, per raggiungere il posto di lavoro, il movimento di un esercito di 19 milioni di persone, che percorre 703 milioni di chilometri, consuma 29 tonnellate di combustibile e scarica in atmosfera 87 tonnellate di CO2, 18 tonnellate di polveri sottili e 243 tonnellate di ossidi di azoto, congestiona servizi e aree urbane di parte delle città e ne svuota altre.”
Ecco allora che lo smart working diventa introduttivo al mobile working, entrambi cambiano lo stile di lavoro sia dell’impresa che del professionista. Lo spazio fisico non ha più motivo d’essere, perde le sue dimensioni finite, è completamente trasformato in un luogo aperto, condiviso, dinamico. Se una città è “un luogo sociale”, anche “l’ufficio sarà un luogo altrettanto sociale”, se in movimento ancor di più.
Il mobile working – conclude il report “The mobile multiplier”- “non rappresenta più un valore aggiunto, ma un requisito di base”, quasi più importante di un benefit.
In questo circolo virtuoso di comunicazione, per svolgere il lavoro a distanza – specie se ci si trova in trasferta – tornano utili le applicazioni di Google Suite; la versatilità di Basecamp per creare, gestire e comunicare i progetti, interagendo con colleghi e clienti; la poliedricità di Quickbooks come area contabilità dalla quale operare su spese di viaggio come su una fattura e poi ancora il più noto Dropbox , il modo più semplice per creare, condividere e lavorare su documenti, foto e video, non importa da dove e in condizioni di totale sicurezza.
Lavorare viaggiando assume talvolta il sapore di una sfida. Viaggiare leggeri significa anche questo, avere la possibilità di continuare il lavoro come se si fosse a casa, usando hardware e software ma come se non si fosse mai lasciata la propria postazione.
Datemi un’applicazione e vi farò girare il mondo
Lo stato del digitale nel Mondo – come certifica anche l’ultima edizione del Digital Yearbook di We Are Social – è tale che le connessioni sono arrivate a offrire un tale livello di evoluzione e immediatezza, frammentazione e trasversalità: domani per organizzare un viaggio probabilmente basterà solo pensarlo!
L’idea che un viaggio sia un groviglio indistricabile di tariffe e sconti, opzioni e strumenti complessi sfuma di fronte alla crescente disponibilità di tool e applicazioni che, al posto di cataloghi e brochure, ribollono sui nostri smartphone.
All’interno di Google Suite si trova un completo desk professionale che dall’elaborazione dati alla comunicazione in tempo reale, fino alla pianificazione fino alla contabilizzazione, offre un pacchetto ampio e versatile, a costi relativamente bassi.
Se poi, durante il viaggio devi organizzare il prossimo spostamento, Google Matrix rappresenta un affidabile travel agent per trovare la migliore combinazione di voli per tempi e costi.
Viaggiare sì, ma con quale mezzo? GoEuro è un’applicazione conveniente: attraverso una ricerca consente di ottenere velocemente le informazioni sufficienti e necessarie a prendere una decisione di buon senso su quale mezzo scegliere per raggiungere la destinazione selezionata, con l’indicazione dei prezzi in tempo reale.Da questo momento in poi diventano indispensabili le singole applicazioni delle compagnie aeree, ferroviarie e di trasporto su gomma, solo per fare un esempio. Fra quelle di proverbiale precisione e affidabilità vale la pena di segnalare DB Navigator ricca di funzioni e opzioni come travel planning e prenotazioni, di treni, veloci, alta velocità e regionali, metro di superficie e servizi bus; l’applicazione offre anche informazioni in tempo reale, door-to-door route planner (incluso GPS) e percorsi a piedi e sincronizzazione con Apple Wallet.
Prima di partire però, per i più ansiosi, è il caso di ricorrere alle funzionalità di Packpoint il sistema giusto per evitare dimenticanze nel proprio bagaglio (immagina di lasciare a casa proprio un importante documento di lavoro…), e per avere con sé tutto quello che serve quando serve in ragione del clima, delle attività da svolgere, delle riunioni alle quali essere presenti oppure del look per la cena di rappresentanza.
La cassetta degli attrezzi va tenuta aggiornata per ogni evenienza e sempre a disposizione, come una valigia con quattro cose dentro. Applicazioni, siti web, link e stili operativi variano frequentemente per la rapidità dello sviluppo tecnologico, indipendentemente dai Paesi visitati. Rinnovare il contenuto della tua cassetta degli attrezzi è un contributo alla tua crescita culturale, al tuo modo di intendere le relazioni, al rispetto della tecnologia, che può accompagnare, facilitare e persino divertire.
Tratto da “Mobile Working”, di Cristiano Carriero – Ed. Hoepli
Immagine di copertina di Cristiano Carriero
