Negli ultimi anni, l’Unione Europea ha accelerato il processo di digitalizzazione della fiscalità, introducendo nuove regole per la fatturazione elettronica che avranno un impatto diretto su tutte le aziende, inclusi i settori del travel e mobility management. Con la proposta “VAT in the Digital Age” (ViDA), i Travel & Mobility Manager e le rispettive aziende/organizzazioni devono prepararsi a una serie di cambiamenti normativi che influenzeranno la gestione delle spese di viaggio, la rendicontazione fiscale e i rapporti con fornitori di servizi di trasporto, hospitality e mobilità aziendale.
Le novità della Fatturazione Elettronica a livello Europeo
La riforma ViDA, presentata dalla Commissione Europea nel dicembre 2022, introduce l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni transfrontaliere a partire dal 1° gennaio 2028. Questo significa che tutte le fatture emesse tra soggetti appartenenti a Stati membri dell’UE dovranno rispettare il formato elettronico strutturato conforme allo standard europeo EN16931 (ad esempio, UBL o CII).
Dal 2024, gli Stati membri potranno introdurre la fatturazione elettronica senza necessità di deroghe, rendendo di fatto sempre più diffuso l’uso di sistemi digitalizzati per la gestione delle spese aziendali.
L’Impatto
Per i Travel & Mobility Manager, la transizione alla fatturazione elettronica avrà diverse implicazioni operative:
- Standardizzazione dei Documenti: Le fatture dei fornitori di trasporti, noleggio auto, hotel e servizi di mobilità dovranno rispettare il formato elettronico strutturato, facilitando l’integrazione con i sistemi di gestione spese aziendali.
- Automazione della Rendicontazione: I nuovi formati permetteranno un’elaborazione automatizzata delle spese di viaggio, riducendo errori manuali e semplificando la gestione della compliance fiscale.
- Maggiore Trasparenza e Controllo: La digitalizzazione permetterà di monitorare in tempo reale le transazioni legate ai viaggi aziendali, migliorando la reportistica e la conformità fiscale.
- Adeguamento dei Sistemi IT: Le aziende dovranno aggiornare i propri software di gestione contabile e travel management per garantire la compatibilità con le nuove normative.
Cosa cambia nei principali Paesi Europei?
Diverse nazioni europee stanno già implementando l’obbligo di fatturazione elettronica, con tempistiche e modalità diverse:
- Francia: Dal 1° settembre 2026, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria per le grandi imprese, mentre le PMI e le microimprese dovranno adeguarsi entro il 1° settembre 2027.
- Germania: Il governo tedesco prevede di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica B2B a partire dal 2026, con una fase di transizione che potrebbe estendersi fino al 2028.
- Spagna: Il sistema VERIFACTU introdurrà la fatturazione elettronica obbligatoria per tutte le imprese entro il 2025.
- Italia: Già dal 2019, l’Italia ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica per le operazioni B2B e B2C, rappresentando un modello di riferimento per altri paesi europei.
Come Prepararsi?
Per garantire la conformità alle nuove normative, le aziende e i Travel & Mobility Manager dovrebbero adottare le seguenti strategie:
- Verificare la Compatibilità dei Sistemi IT: Assicurarsi che i software di gestione spese aziendali supportino la fatturazione elettronica in formato EN16931.
- Collaborare con i Fornitori: Comunicare con le compagnie aeree, hotel, società di noleggio auto e fornitori di mobilità per garantire la ricezione di fatture conformi agli standard UE.
- Formare il Personale: Informare i team finanziari e amministrativi sulle nuove regole per evitare problemi di compliance.
- Monitorare le Evoluzioni Normative: Tenersi aggiornati sui regolamenti in evoluzione nei diversi Stati membri.
