Il Travel Manager sa di dover gestire un processo complesso, che implica il coinvolgimento di diverse funzioni aziendali e di parti terze come i fornitori diretti del viaggio (TMC, hotel, vettori, ristoranti, ecc), o fornitori di tecnologia per la gestione dei processi e delle attività (Self Booking Tool, Strumenti per la gestione della nota spesa, Sistemi di pagamento, gestione amministrativa e controllo).
In più, con la fatturazione elettronica obbligatoria per tutti a partire dal 1 gennaio 2019, si potrebbero generare nuove attività e difficoltà nelle fasi di attribuzione costi e riconciliazione, tra estratti conto e documentazione fiscale, con l’aumento del rischio di errori. Oppure, si potrà approfittare di questo obbligo, per chi non lo avesse ancora fatto, per mettere ordine e disciplinare il personale viaggiante al rispetto della travel policy, per definire meglio i processi del travel, automatizzando e digitalizzando le attività.
Automatizzazione e digitalizzazione che potranno essere implementate anche solo in alcune singole fasi del processo: Pre trip, OnTrip e Post trip o per tutte, dalla domanda di trasferta alla chiusura della pratica (Processo End to End).
Il vantaggio della fatturazione elettronica per i Travel Mobility Manager
Vediamo insieme cosa si potrà ottenere dall’entrata in vigore della norma e come sfruttare al meglio la necessità, come ad esempio utilizzare le transazioni digitali per l’acquisto del carburante.
Sembrerà forse banale o addirittura superfluo elencarlo, ma la fattura elettronica obbligherà ad intestare le fatture di hotel e ristoranti, come di ogni altro acquisto direttamente all’azienda; molti ancora oggi non lo fanno e le ricevute, intestate al viaggiatore per l’intero importo vengono messe a costo. Questo semplice accorgimento consentirà quindi, in automatico, l’immediato recupero dell’IVA.
Di conseguenza prepagare o dotare i dipendenti di una Card aziendale per i pagamenti consentirà, avendo centralizzato la fatturazione, di riconciliare le uscite con i pagamenti attribuendo immediatamente i costi ai capitoli di spesa o commessa. Questa operazione consentirà di ridurre considerevolmente il tempo di lavorazione e i relativi costi di gestione.
Strumento digitale a supporto del processo di travel management
Se si decide di dotare l’azienda di uno strumento digitale per gestire il travel, anche solo per una parte di processo, valutiamo bene al momento dell’acquisto la scalabilità e modularità del tool. Infatti, sarà molto importante che i diversi moduli utilizzino la stessa anagrafica e i dati già inseriti sul personale. Questa iniziale attenzione consentirà di implementare nuove funzionalità del software senza dover ricaricare la base dati e allo stesso tempo consentire allo strumento di funzionare meglio. Gestire i dati integrati ed inseriti immediatamente al posto giusto senza “accrocchi” che rallentano o impallano i data base: sarà importante per gestire l’intero processo in modo fluido ed efficiente.
Avere a disposizione poi, i dati sull’acquisto del carburante correlati con il chilometraggio delle auto aziendali e rendicontati da una Card integrata al gestionale, darà a chi gestisce il travel e le auto aziendali, un migliore controllo della spesa sulla mobilità in una visione di Total Cost (TCM).
Le carte di pagamento oggi utilizzabili possono essere gestite direttamente dall’azienda. Si possono profilare gli utenti con: modalità di utilizzo, determinare i limiti geografici e i livelli di spesa. Hanno il vantaggio di poter essere attivate anche solo per una specifica trasferta, diminuendo di fatto la possibilità di frode o di utilizzo improprio rispondendo ai criteri di univocità del dato tanto importanti in contabilità.
Ulteriori aspetti che il Travel Manager deve considerare per il processo interno aziendale
Un altro grosso vantaggio che la norma relativa alla fatturazione elettronica ha introdotto è la possibilità di eliminare l’archiviazione cartacea del documento fiscale a fronte di una certificazione della validità del dato.
Si potranno eliminare i faldoni di fatture e le mazzette di scontrini che mensilmente l’amministrazione controlla (spesso manualmente) e archivia.
Nel caso specifico degli scontrini fiscali o delle fatture, il viaggiatore potrà semplicemente fotografare con il suo dispositivo lo scontrino e inserirlo in automatico nella procedura della propria nota spese. Potrà inoltre: riconciliarlo immediatamente con il pagamento, eliminarlo e portarlo in stato di pre-approvazione senza più il timore di perderlo.
È evidente che oltre gli errori, i tempi di lavorazione e i tempi per ricevere il rimborso e il pagamento della trasferta in busta paga saranno notevolmente ridotti. Dal punto di vista dell’azienda il vantaggio sarà quello di avere a disposizione i dati sulla spesa in tempo reale per una più puntuale contabilità analitica e delle voci di bilancio.
Questi sono solo alcuni degli esempi di come si può trasformare una ulteriore incombenza in un’opportunità. Gestire in modo coretto i processi consente saving di oltre il 50% sui tempi e i costi del lavoro.
Noi di Travel for business sappiamo come fare e siamo a vostra disposizione per aiutarvi a raggiungere questi risultati anche nelle vostre aziende. Scopri di più!
