Se sei un travel manager incaricato di gestire i viaggi di lavoro per la tua azienda, sapere come negoziare con successo con le compagnie aeree può fare la differenza per ottimizzare i costi e garantire un’esperienza di viaggio efficiente per i dipendenti. In questo articolo, ti presenteremo una guida completa sugli step e i processi che dovresti considerare durante la negoziazione con le compagnie aeree.
Analisi dei requisiti aziendali:
Prima di avviare la negoziazione con una compagnia aerea, è fondamentale comprendere appieno i requisiti e le esigenze specifiche della tua azienda. Considera il volume di viaggi di lavoro, le destinazioni più frequenti, il budget disponibile e le preferenze dei tuoi dipendenti. Questa analisi preliminare ti aiuterà a definire gli obiettivi da raggiungere durante la negoziazione.
Ricerca e valutazione delle compagnie aeree:
Effettua una ricerca approfondita sulle compagnie aeree che potrebbero soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda. Valuta attentamente i servizi offerti, la copertura di voli nelle destinazioni chiave, la reputazione della compagnia aerea e le tariffe proposte. Questo ti aiuterà a identificare le opzioni più adatte per avviare la negoziazione.
Preparazione della proposta:
Una volta selezionate le compagnie aeree potenziali, prepara una proposta dettagliata che includa i requisiti specifici della tua azienda. Questa potrebbe includere il volume di viaggi previsti, le date preferite, le classi di viaggio richieste e le politiche di rimborso. Assicurati di essere chiaro ed esaustivo nella tua proposta, in modo che la compagnia aerea possa valutare accuratamente le tue esigenze.
Avvio delle negoziazioni:
Contatta le compagnie aeree selezionate e richiedi un incontro o una presentazione per discutere dei dettagli della tua proposta. Durante le negoziazioni, fai domande pertinenti riguardo alle tariffe, alle politiche di cambio e rimborso, ai programmi di fidelizzazione e ad eventuali servizi extra offerti. Cerca di ottenere vantaggi aggiuntivi, come sconti speciali o accesso a servizi privilegiati per i tuoi dipendenti.
Attenzione ai servizi Ancillary, come negoziare e cosa
Durante la negoziazione con le compagnie aeree, un aspetto cruciale da considerare sono gli elementi “Ancillary”. Questi includono una vasta gamma di servizi, opzioni e vantaggi aggiuntivi offerti dalle compagnie aeree, che possono influire sulla tua decisione finale e sul valore complessivo dell’accordo. Vediamo più da vicino cosa potrebbe rientrare in questa categoria e come approcciare questa parte della negoziazione.
Servizi aggiuntivi:
Le compagnie aeree offrono una serie di servizi aggiuntivi che possono migliorare l’esperienza di viaggio dei tuoi dipendenti. Questi possono includere l’accesso a lounge VIP negli aeroporti, servizi di trasporto terrestre da e per gli aeroporti, assistenza per il check-in prioritario o servizi di concierge. Considera quali servizi potrebbero essere utili per i tuoi dipendenti e negozia per ottenerli come parte dell’accordo.
Bagaglio extra:
Le politiche sul bagaglio possono variare da compagnia a compagnia. Valuta se le tue esigenze di viaggio richiedono un limite di peso o dimensioni del bagaglio superiore alla media consentita. In tal caso, negozia tariffe preferenziali per il bagaglio extra o considera l’inclusione di un determinato peso o numero di pezzi di bagaglio nel contratto.
Servizi di catering:
Se i tuoi dipendenti effettuano frequenti viaggi di lavoro di lunga durata o su lunghe rotte internazionali, potresti desiderare di considerare l’inclusione di servizi di catering speciali. Ad esempio includere pasti personalizzati, opzioni dietetiche specifiche o servizi di ristorazione di qualità superiore a bordo. Discuti con le compagnie aeree la possibilità di tariffe speciali o di pacchetti di servizi di catering personalizzati per soddisfare le esigenze della tua azienda.
Upgrade di classe:
Se i tuoi dipendenti viaggiano frequentemente in classe economica, potrebbe essere vantaggioso negoziare tariffe preferenziali per l’upgrade a classi superiori come la business class o la prima classe. Potrebbe fornire maggiore comfort e produttività durante i viaggi di lavoro dei tuoi viaggiatori d’affari e può essere un incentivo apprezzato per i tuoi dipendenti.
Programmi di fidelizzazione:
Esplora i programmi di fidelizzazione offerti dalle compagnie aeree con cui stai negoziando. Chiedi informazioni sulle opportunità di accumulare punti o miglia, che potrebbero essere utilizzati per futuri viaggi di lavoro o premi per la tua azienda e i tuoi dipendenti. Negozia tariffe speciali o benefici aggiuntivi in base all’impegno della tua azienda a utilizzare in modo preferenziale una determinata compagnia aerea.
Servizi di assistenza:
Valuta la disponibilità di servizi di assistenza per i tuoi dipendenti durante i viaggi di lavoro. Questi possono includere un numero di telefono dedicato per l’assistenza clienti, supporto in caso di ritardi o cancellazioni dei voli e assistenza nella gestione di eventuali imprevisti durante il viaggio. Discuti con le compagnie aeree la possibilità di tariffe speciali o di servizi di assistenza personalizzati per garantire che i tuoi dipendenti siano supportati durante i loro viaggi.
Ricorda che i servizi “Ancillary” possono variare da compagnia a compagnia e potrebbero richiedere negoziazioni separate o l’inclusione di clausole specifiche nel contratto. Assicurati di valutare attentamente quali servizi siano rilevanti per la tua azienda e di negoziare tariffe e condizioni che soddisfino le tue esigenze specifiche.
Per affrontare al meglio questa parte della negoziazione, potrebbe essere utile coinvolgere un consulente esterno specializzato nel settore dei viaggi aziendali. Un consulente esperto può fornirti, infatti, una vasta conoscenza del mercato delle compagnie aeree, delle loro offerte accessorie e delle opportunità di negoziazione. Può aiutarti nella preparazione di una richiesta di proposta (RFP) dettagliata, nel valutare le offerte ricevute e nel guidarti nella scelta delle soluzioni che meglio si adattano alle esigenze specifiche della tua azienda.
Se desideri supporto nella negoziazione con le compagnie aeree, potresti considerare di rivolgerti ai consulenti di Travel for business. Grazie alla loro esperienza nel settore dei viaggi aziendali, sono in grado di offrire consulenza personalizzata, consigli strategici e assistenza nella gestione del processo di RFP. Ricorda che un consulente esterno può apportare valore aggiunto alla tua azienda, fornendo un punto di vista neutrale, competenze specifiche e la capacità di negoziare in modo ottimale con le compagnie aeree per ottenere i migliori risultati.
Valutazione delle offerte:
Dopo aver ricevuto le offerte dalle compagnie aeree, analizzale attentamente in base ai tuoi obiettivi e alle esigenze dell’azienda. Valuta le tariffe, i vantaggi aggiuntivi, le condizioni contrattuali e la flessibilità offerta. Considera anche l’affidabilità e la stabilità finanziaria della compagnia aerea, poiché ciò può influire sulla qualità del servizio fornito.
Negoziazione finale e firma del contratto:
Una volta selezionata la migliore offerta, avvia una negoziazione finale per rifinire i dettagli e assicurarti che tutte le tue richieste siano soddisfatte. Chiedi chiarimenti, negozia le condizioni contrattuali e assicurati che tutto sia definito in modo chiaro nel contratto. Prima di firmare, rileggi attentamente il contratto per evitare sorprese future.
La negoziazione con le compagnie aeree può richiedere tempo ed energia, ma investire nella ricerca e nella preparazione può portare a significativi risparmi e a un miglioramento complessivo dei viaggi di lavoro per la tua azienda. Seguendo questi passi essenziali e considerando attentamente i processi coinvolti, potrai massimizzare i benefici della negoziazione e garantire viaggi di lavoro efficienti e convenienti.
