HRS ha lanciato una nuova soluzione per la gestione dei simple meetings che potrebbe trasformare profondamente il settore. Si chiama Meetings-as-a-Service e si basa sulla piattaforma CONNECT, una tecnologia avanzata che utilizza l’intelligenza artificiale per rendere più semplici e trasparenti i processi di prenotazione, pagamento e gestione delle riunioni aziendali. È una risposta concreta a un problema diffuso: la complessità organizzativa che molte aziende affrontano quando devono pianificare e gestire riunioni di piccola scala.
Perché è importante? Un’indagine di Business Travel News, condotta a maggio 2024, ha rivelato che quasi la metà dei responsabili delle prenotazioni non utilizza processi strutturati per la gestione del procurement o del pagamento dei meetings. Un dato significativo che sottolinea la necessità di una soluzione integrata. In questo contesto, HRS offre uno strumento in grado di centralizzare ogni fase della gestione dei simple meetings, garantendo alle aziende una visione completa e dettagliata delle loro attività.
Tra le caratteristiche principali della piattaforma, spicca l’instant pricing. Questa funzione sfrutta la cronologia dei prezzi e gli accordi con fornitori preferenziali per accelerare la scelta della combinazione ideale di spazi per meeting e pernottamenti. Il risultato? Un risparmio di tempo e una maggiore efficienza. Non è un dettaglio da poco, considerando quanto siano preziosi questi aspetti per chi organizza eventi aziendali.
La piattaforma CONNECT si integra facilmente nei sistemi aziendali esistenti. Questa capacità di integrazione consente di digitalizzare l’intero processo di prenotazione e pagamento, con vantaggi evidenti. Ad esempio, i dati transazionali vengono raccolti e corretti automaticamente, riducendo al minimo la necessità di esaminare documenti manualmente. In più, garantisce che le aziende paghino solo per ciò che è stato negoziato. Questo significa meno errori e una base solida per il recupero IVA.
Non finisce qui. CONNECT offre anche un sistema di benchmarking, che permette di confrontare tariffe, termini e condizioni di eventi simili in strutture comparabili. Questa funzione dà alle aziende un vantaggio strategico, permettendo loro di fare scelte più informate. Dal 2025, i clienti di HRS potranno usufruire dell’iniziativa Green Stay, certificata ISO. Questa iniziativa integra dati sulla sostenibilità nelle richieste di offerta e nei processi di prenotazione, promuovendo scelte più consapevoli anche dal punto di vista ambientale.
I risultati? Già visibili. La soluzione ha portato a risparmi medi del 28% in diversi paesi e ha ridotto significativamente i tempi di pianificazione per i bookers. Un altro dato rilevante è che il 96% degli accordi con gli hotel ha incluso condizioni preferenziali. Inoltre, la fatturazione automatizzata della piattaforma ha un’accuratezza del 98%, un dato che supera nettamente quello di altri fornitori.
Anche la sostenibilità gioca un ruolo centrale. Il numero di prenotazioni in strutture aderenti all’iniziativa Green Stay è aumentato del 15% nei primi tre trimestri del 2024 rispetto all’anno precedente. Un segnale chiaro che dimostra come le aziende stiano iniziando a integrare la sostenibilità nelle loro pratiche di meeting.
L’innovazione proposta da HRS potrebbe rappresentare un cambio di paradigma per le aziende che cercano di semplificare la gestione delle loro riunioni, risparmiando tempo e risorse.
