Ieri a Roma sono stata tra gli invitati all’ultima tappa, dopo Verona e Milano, della presentazione che ha visto protagonista la nuova versione del software lanciato da Sarce Travel.
Ero molto curiosa di capire meglio il funzionamento dello strumento di rendicontazione dei processi nel business travel e comprendere come potesse davvero ottimizzare costi e tempo.
La presentazione verteva sull’applicazione Web e Mobile di Travel & Expense management scelta da numerose aziende e multinazionali, in tutti i settori nell’ambito del Business Travel, e ora completa con la versione avanzata dalla lettura OCR all’integrazione guidata dal nuovo assistente vocale.
Come funziona? L’ho scoperto anch’io per la prima volta: lo strumento di Sarce Travel gestisce le attività delle spese durante una trasferta di lavoro, fotografando i documenti direttamente dallo smartphone in pochi secondi e senza errori, semplicemente parlando.
La capacità di gestire al meglio e monitorare le attività come l’organizzazione del viaggio, le note spese, la gestione dei pagamenti elettronici con anche la rilevazione delle attività in trasferta (incluso quello dei percorsi stradali) viene finalizzata con una serie di analisi e reportistica che poi possono essere scaricati in file di pdf o xls.
Credo che sia un’ottimo strumento per le aziende per abbattere i tempi di registrazione delle note spese e dei documenti di viaggio inseriti spesso manualmente nei sistemi…e con mezzi anche tradizionali.
Perché il mio interesse a questa soluzione?
Da tempo sono appassionata del tema dei viaggi d’affari, e credo che la gestione del business travel a 360° sia oggi un “must” per le aziende (di tutte le dimensioni).
Ho raccolto un po’ di informazioni che desidero mettere a disposizione di tutta la grande community di Travel for business.
Perché il Business Travel a 360°
Analizzare la gestione dei processi è da sempre uno dei compiti complessi per un Travel Manager e per l’azienda nei vari reparti. L’organizzazione di un viaggio nella fase pre-trip è complessa dal momento in cui interagiscono Agenzie di Viaggi e i Self Booking Tool. Avere a disposizione un software che consente di operare con i tool dei principali players del Business Travel diventa quindi un vantaggio importante.
Se poi andiamo ad analizzare la fase di post trip e quindi con tutte le attività di back office che riguardano il monitoraggio e la rendicontazione, la registrazione e la liquidazione delle spese di trasferta, scopriamo dai dati di analisi di mercato, che tale attività rappresenta una voce di costo occulta spesso non governata dalle aziende e dai travel manager. Senza parlare degli errori continui e perdite di tempo dovuti alle attività manuali.
Il nuovissimo strumento di Sarce permette di scattare una foto al documento e il lettore OCR registra l’immagine ed ogni dato fiscale; oppure consente di registrare la nota spese con il nuovo sistema di assistenza vocale. L’applicazione permette anche di rilevare i percorsi stradali dei dipendenti durante un viaggio di trasferta, calcolando i km ed i relativi rimborsi con auto propria o aziendale.
Inoltre, la funzione dei pagamenti con carta di credito vengono registrati in automatico nel sistema di note spese anche quando le spese sono ricevute da Agenzie di viaggio, carte carburante, Telepass, carte di credito con addebito su conto aziendale o personale, carte ricaricabili o di debito.
La versione mobile a prova di viaggio
Con lo smartphone Sarce Travel il viaggiatore dal suo cellulare può svolgere la stessa attività come da pc o tablet tra cui: lettura OCR dei documenti dopo aver eseguito la foto, registrazione delle spese con l’assistente vocale, richiesta autorizzazione alla trasferta, richiesta anticipi, immissione spese trasferta, gestione dei percorsi Km auto e delle attività in trasferta, movimentazioni carte di credito, pagamento per colleghi, clienti, ospiti e fornitori, ripartizioni costi su diverse carte di credito o commesse.
Anche l’approvatore durante un viaggio può tramite smartphone autorizzare la trasferta, autorizzare specifiche spese, approvare la nota spese, visualizzare dashboard e report relativi alle spese dei dipendenti in trasferta del proprio reparto.
L’app che registra la nota spese con la voce
Si chiama U-go l’assistente vocale che consente di registrare le spese di viaggio in linea con la Travel Policy aziendale. Sarce Travel ha offerto la possibilità di modificare alcune etichette dell’applicazione, quali caratteri semantici, rendendo l’uso più appropriato dell’azienda o aggiungendo lingue straniere desiderate. Fornendo i dati del documento fiscale la registrazione è rapida e senza margini di errore. Sei a pranzo con un collega o un ospite? Basta fornire i nomi, la voce guida chiederà ed inserirà tutte le informazioni necessarie. Non è mai stato così facile e veloce fare la nota spesa. Buon Sarce Travel a tutti!
Ho trovato questo video in rete, e credo che ne dia davvero un bell’esempio sul funzionamento di questo strumento.
A presto! e alla prossima esperienza!
