Dalle prenotazioni alla sicurezza, dall’indennità ai rimborsi: ecco la nostra guida completa alla gestione delle trasferte dei dipendenti.
Cos’è la trasferta di lavoro
La trasferta di lavoro è un temporaneo cambiamento del luogo in cui il lavoratore svolge le proprie mansioni rispetto a quello indicato nel contratto. Le caratteristiche che la contraddistinguono sono dunque la temporaneità e l’eccezionalità della condizione rispetto alla norma.
Infatti, se il cambio della sede di lavoro non è a tempo ma è invece definitivo, non si tratta di una trasferta ma di un trasferimento. Allo stesso modo, per i cosiddetti trasfertisti, che per contratto si impegnano lavorare in posti differenti, non si può parlare di trasferta.
Gli aspetti di cui tenere conto per organizzare la trasferta
Di seguito prenderemo in considerazione tutte le attività che il datore di lavoro deve tenere in considerazione per organizzare la trasferta di un dipendente.
Visti, passaporti e vaccinazioni
Per pianificare un viaggio è necessario innanzitutto studiare le modalità e le tempistiche per i visti e i passaporti. Inoltre è sempre consigliabile controllare l’area del sito del Ministero della Salute dedicata alle vaccinazioni per viaggiatori internazionali. È utile ricordare al viaggiatore di registrarsi sul sito Dovesiamonelmondo per fornire la propria posizione all’Unità di Crisi del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale. Il Ministero ha inoltre predisposto un sito dedicato al viaggiare in sicurezza al tempo del Covid. Alcuni Stati, aeroporti e compagnie aeree prevedono restrizioni oppure la necessità di sottoporsi ai tamponi antigenici rapidi.
Si ricorda inoltre che l’inizio della trasferta deve essere comunicato preventivamente all’Inail.
La Travel Policy aziendale
Un primo aspetto di cui tenere conto è la Travel policy aziendale, lo strumento di pianificazione dei viaggi d’affari che contiene le linee guida sui viaggi, l’indennità di trasferta o diaria, i limiti di spesa, le modalità di rimborso, le norme di comportamento dei viaggiatori e le modalità di utilizzo dei diversi servizi da parte del business traveller. In concreto, ad esempio, è molto meglio definire prima il livello degli hotel e i massimali di spesa dei ristoranti nella Travel policy, precisando a quelli rivolgersi in base all’inquadramento del dipendente o ai programmi d’acquisto aziendali. La presenza in azienda e l’aggiornamento costante del documento che contiene le linee guida sui viaggi e le trasferte sono quindi una base fondamentale per l’impostazione corretta dello spostamento.
Prenotazioni: monitoraggio costante e negoziazione
Indipendentemente dalla presenza di una Travel policy, è necessario servirsi di strumenti di prenotazione approvati e concordati dall’azienda e prestare particolare attenzione alle tariffe negoziate con i fornitori. A tale scopo è importante monitorare costantemente i prezzi medi per le destinazioni principali e gli scostamenti rispetto al mercato, per poter cogliere le occasioni ma soprattutto per essere preparati al confronto.
Travel for business mette la propria competenza a disposizione delle aziende per aiutarle a tenere sotto controllo la spesa e a gestire le procedure di gestione delle trasferte. Ulteriori informazioni nell’area del nostro sito dedicata alla Consulenza.
Metodi di pagamento: le carte di credito aziendali
Un altro fattore da considerare è la scelta dei metodi di pagamento per i servizi di agenzia o per i pagamenti diretti dei fornitori dei servizi viaggio: il bonifico non è l’opzione più sicura ma è ancora piuttosto utilizzato. Meglio valutare le opportunità delle carte di credito aziendali. Nel tempo sta crescendo l’interesse anche per le carte di credito virtuali e le carte lodge. Le prime sono un servizio bancario che fornisce codici temporanei per effettuare i pagamenti, mentre le altre sono carte di credito aziendali che centralizzano l’addebito di ricevute e fatture dei dipendenti. Ancora, è importante tenere in conto la gestione delle note spese: dalle più comuni fatture e scontrini, che talvolta sono difficili da consultare e confrontare, alle più snelle e agilmente utilizzabili transazioni digitali.
Fringe benefits: le novità della legge di bilancio
La legge di bilancio 2020 ha introdotto nuove regole sui fringe benefits, i benefici accessori e complementari in natura concessi dal datore di lavoro ai propri dipendenti. Clicca qui per consultare il nostro approfondimento su Come gestire i fringe benefits.
Le trasferte di lavoro nel 2021: rischi e opportunità
La pandemia ha imposto una necessaria limitazione degli spostamenti. È quindi ancora più importante valutare in modo corretto il ritorno dall’investimento delle trasferte aziendali. Per questo abbiamo messo a punto la nostra metodologia T-ROI®, che consente sia di calcolare il ritorno dell’investimento ma anche l’efficacia della Travel policy dell’azienda. Il ritorno non è infatti soltanto necessariamente quello economico immediato che può derivare dalla firma di un contratto, ma può consistere anche nell’ampliamento della rete dei contatti, oppure, ad esempio, in una migliore esperienza della gestione delle relazioni con un Paese estero.
Un altro grande tema di cui tenere conto nella pianificazione di una trasferta è la sicurezza. Per approfondire, ecco i maggiori rischi nel 2021 per i viaggiatori d’affari. Infine, ti invitiamo a scoprire con noi quali sono le otto ragioni per prenotare un viaggio quest’anno.
