Come procedere al rinnovo passaporto per viaggiatori d’affari alle strette con i tempi? Ecco come giocare d’anticipo.
Viaggiare per lavoro può essere fondamentale e ricco di soddisfazione per ogni professionista, ma può anche portare con sé una serie di sfide logistiche e qualche imprevisto. Uno degli aspetti più sottovalutati e trascurati fino all’ultimo momento è la validità del passaporto. Nelle preoccupazioni di un Travel manager c’è anche assicurarsi che i colleghi in partenza abbiamo tutti i documenti a posto. Ma potrebbe capitare che a ridosso del volo ci si renda conto che il passaporto sia spirato. Se la destinazione è all’interno dell’area Schengen cambia poco perché possiamo presentare la carta d’identità, ma che succede se il volo è per un paese extra UE? Certamente bisogna correre ai ripari e sapere come e quando rinnovare il documento di espatrio. In questo articolo vogliamo fornirvi tutte le informazioni che bisogna sapere sul rinnovo passaporto per un viaggio senza intoppi.
Quando rinnovare il passaporto
La prima domanda è quando rinnovare il passaporto. Non bisogna fare caso solamente alla data di scadenza, ma anche a quanto manca prima che il documento non sia più valido. Questo perché alcuni paesi accettano solamente visitatori il cui passaporto sia valido per almeno sei mesi dall’ingresso. Allora, per evitare spiacevoli sorprese al momento dell’imbarco, la regola d’oro è fare il rinnovo del passaporto almeno sei mesi prima della data di scadenza. Inoltre un business traveller è spesso in viaggio, quindi le pagine del passaporto destinate ai timbri e ai visti potrebbero esaurirsi velocemente. In tal caso non bisogna aspettare che scada il passaporto, ma neanche che l’ultima pagina sia piena per iniziare la procedura di rinnovo passaporto.
Quali documenti servono per il rinnovo passaporto?
Il processo di rinnovo del passaporto può sembrare complesso e spesso sentiamo parlare di tempistiche molto lunghe, ma con la giusta preparazione, è tutto molto gestibile. Per prima cosa bisogna compilare un modulo di rinnovo del passaporto, disponibile sul sito web dell’ufficio passaporti o presso gli uffici competenti del territorio. Accertatevi di avere due foto tessera recenti che rispettino le caratteristiche richieste, cioè:
- recenti
- larghezza massima 35-40 mm
- viso e spalle in primo piano
- nitide e senza filtri
- postura deve avere: sguardo rivolto verso l’obiettivo, non sorridere
- il volto si deve vedere bene ed essere scoperto, senza accessori o cappelli
In sede di richiesta dovete anche presentare il passaporto scaduto o in scadenza e un documento di identità valido, come la carta d’identità o la patente di guida. Inoltre non dimenticate la ricevuta del pagamento delle tasse di rinnovo. È fondamentale perché senza la ricevuta la richiesta non viene presa in considerazione!
Dove rinnovare il passaporto
Una volta raccolti tutti i documenti necessari, è il momento di procedere con il rinnovo. La prima cosa da fare è compilare accuratamente il modulo di rinnovo di cui abbiamo parlato più sopra. Prestate particolare attenzione ai dettagli personali e alle informazioni di contatto, poiché un errore può causare larghi ritardi. Una volta compilato il documento si può inviare la richiesta per posta, oppure recarsi personalmente in uno degli uffici preposti. È possibile rinnovare il passaporto in Questura; negli uffici passaporti dei Commissariati di Pubblica Sicurezza; presso la Stazione dei Carabinieri. Da quest’anno è possibile procedere al rinnovo passaporto anche negli uffici di Poste Italiane Polis. In tutti i casi, assicuratevi di avere tutte le copie necessarie, di conservare le ricevute e di portare quanto necessario.
Quanto serve per rinnovare il passaporto
I tempi di rinnovo possono variare. Generalmente, il rinnovo standard richiede da quattro a sei settimane. Tuttavia, per chi ha urgenze lavorative, molti uffici offrono servizi di rinnovo accelerato, solitamente con un costo aggiuntivo. Comunque è sempre una buona idea pianificare in anticipo per evitare sorprese dell’ultimo minuto.
Consigli per Viaggiatori d’Affari
Per i viaggiatori d’affari, il rinnovo del passaporto richiede un’attenzione particolare. Non dimenticate di verificare sempre i requisiti di visto del paese di destinazione. Alcuni paesi possono avere regole specifiche sulla validità del passaporto, e la mancanza di conformità può portarvi a essere respinti all’ingresso. Prima di tutto, programmate il rinnovo con largo anticipo rispetto alle vostre prossime trasferte. Se il tempo è un fattore critico, utilizzate i servizi di rinnovo rapido o prioritario per ottenere il passaporto urgente.
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Foto Pexels: fonte Vinta Supply Co. | NYC
