Formazione dei viaggiatori d’affari prima della trasferta per sentirsi sicuri: il Travel Risk management funziona se c’è collaborazione.
La gestione della sicurezza dei dipendenti in viaggio è da sempre un dovere dell’azienda. Ma soprattutto dopo la pandemia, che in molti ambiti ha segnato uno spartiacque, questa attenzione si è trasformata in una sentita preoccupazione per il benessere del proprio personale in trasferta. La responsabilità legale e morale di un’azienda nei confronti del proprio personale in viaggio si chiama “Duty of care” e riguarda le imprese di ogni dimensione. Dal canto loro, gli stessi dipendenti oggi prestano molta attenzione alla propria sicurezza, soprattutto se si trovano in un paese straniero. Ecco perché il Travel Risk Management è un concerto a quattro mani, nel quale l’azienda si occupa di pianificare strategie d’intervento e il lavoratore sa come agire tempestivamente. Affinché ciò accada è necessaria una formazione dei viaggiatori d’affari in materia di procedure per ridurre rischi e affrontare imprevisti.
Viaggiatori business pronti a partire, ma solo se in sicurezza
Per un’azienda pianificare dei viaggi di lavoro è una preziosa strategia per mantenere le relazioni o intraprendere nuove collaborazioni. Ma oltre ai viaggi strettamente legati alla crescita del business, le trasferte possono riguardare appuntamenti per la formazione e l’aggiornamento del personale o iniziative di team building fuori città. I dipendenti in viaggio sono oggi dinamici e ben disposti a viaggiare, grazie a tecnologie e strumenti digitali che semplificano tutte le fasi di trasferta; tuttavia pongono delle condizioni sempre più stringenti.
La sicurezza e la sostenibilità del viaggio sono diventati asset fondamentali per accettare un viaggio di lavoro. A sostegno di questo possiamo citare il Report Global Business Travelers di Sap Concur 2023 che ha coinvolto 3.850 professionisti di 32 Paesi diversi. Dallo studio è emerso che il 91% degli intervistati è disposto a rifiutare un viaggio se teme per la propria sicurezza, ma anche se la trasferta sembra non rispettare principi sostenibili e un sano life-work balance. Un interessante 53% ha invece dichiarato di aver cambiato sistemazioni a causa di problemi di sicurezza e il 23% di sentirsi in pericolo immediato durante il viaggio. Le preoccupazioni sono maggiormente diffuse tra i viaggiatori LGBTQ+: l’82% di loro cambia alloggio e il 32% afferma di essersi sentito in pericolo immediato durante un viaggio.
Formazione dei viaggiatori d’affari per sapersi muovere in caso di emergenza
La maggior parte dell’onere del Travel Risk Management riguarda ovviamente il datore di lavoro. Spetta all’azienda valutare definire un Travel Risk Assessment per individuare l’indice di rischio per il proprio dipendente nella destinazione della trasferta. Gli ambiti di rischio che devono essere analizzati nel dettaglio sono i rischi durante il trasferimento, i rischi per la salute della persona, le tensioni sociali, politiche o terroristiche, i rischi per le minoranze e le caratteristiche geofisiche del territorio. Questo procedimento di analisi e valutazione non può essere svolto a ridosso della partenza. Infatti va contestualmente analizzata la situazione medica del dipendente in trasferta per valutare la sua compatibilità con le condizioni rivelate nella località di destinazione. Un’altra ragione per la quale il Travel Risk Assessment va effettuato con largo anticipo è la necessità di informare e formare il personale in partenza sulle condizioni che potrebbe incontrare.
Qui arriviamo al punto del nostro articolo. L’azienda dovrebbe prevedere corsi di formazione e gestione del rischio per i propri viaggiatori business. L’obiettivo è insegnare come fronteggiare le emergenze più difficili e gli inconvenienti meno catastrofici. La formazione si concentra principalmente sulla prevenzione, sulla capacità di distinguere ciò che è davvero un rischio da quello che non lo è. Ecco perché le norme di sicurezza generiche sono un argomento chiave degli incontri formativi.
Per sentirsi al sicuro in un paese straniero è importante sentirsi adeguati. Per questa ragione un adeguato corso di preparazione dovrebbe includere un approfondimento sulla cultura del paese di destinazione, illustrando le norme sociali e riducendo il rischio di malintesi.
In occasione di una riunione informativa in vista della trasferta è anche utile ribadire alcune indicazioni pratiche. Ad esempio è essenziale assicurarsi che tutti i documenti necessari (come passaporto o visti) siano ordinati e facilmente accessibili anche in formato digitale. Non meno rilevante è mettere insieme una lista di tutti i contatti di emergenza, utili anche a livello locale, e un kit medico di base.
Come organizzare la formazione dei dipendenti in viaggio
Le aziende possono pianificare queste formazioni per viaggiatori d’affari in diversi modi. Corsi online, workshop aziendali e incontri di briefing pre-viaggio sono tutte soluzioni ugualmente valide. L’importante è che siano pianificate con il giusto anticipo rispetto alla partenza ed è importante che gli argomenti e le strategie siano aggiornati regolarmente in funzione del cambiamento della situazione globale o locale.
Oltre a rispettare il “Duty of care”, l’azienda che prepara praticamente i propri lavoratori in partenza mette questi ultimi in una condizione di maggiore serenità. Il risultato è un dialogo maggiore tra dipendente e datore di lavoro, efficace anche in caso di emergenza, e una decisiva propositività del professionista in trasferta.
