Ecco lo strumento per stabilire il budget dei costi di trasferta a cui un Travel Manager non può rinunciare

In qualità di responsabili della gestione dei viaggi, i Travel Manager si trovano a dover stabilire il budget a disposizione per una trasferta. È possibile destinare la stessa somma per ogni viaggio? Ovviamente no e la differenza non la fa solamente la durata della trasferta, ma anche la destinazione stessa. Comprendere i dettagli intricati dei costi e della qualità della vita in varie località del mondo è fondamentale. Avere un’idea sul costo medio dei servizi e dei mezzi pubblici è utile anche per distinguere le voci di budget all’interno di uno stesso viaggio business. Numbeo è uno strumento online che rappresenta una risorsa utilissima per i Travel Manager. Il software consente di accedere, condividere e confrontare dati completi sulla qualità della vita a livello globale, scorporando in moltissime voci il costo della vita. Ecco perché Numbeo è una svolta per i professionisti che si occupano della gestione dei viaggi e in particolare di costi di trasferta e rendicontazione. 

Metriche sulla qualità della vita per conoscere i costi di trasferta

In realtà Numbeo non si limita ai dati relativi ai costi di alloggi, mezzi di spostamento e ristorazione. Il dataset è molto più visionario e include statistiche complete su ogni aspetto della quotidianità che concorre a definire un quadro misurabile e affidabile circa la qualità della vita in una precisa città. Tra gli indici compaiono indicatori abitativi, tassi di criminalità percepiti, qualità dell’assistenza sanitaria, dei generi alimentari e qualità del trasporto, prezzi di indumenti ed entità delle bollette; ma anche l’indice dell’inquinamento e del traffico. Queste metriche sono essenziali per i Travel Manager che devono garantire il comfort e il benessere dei propri dipendenti durante i viaggi di lavoro. L’indice legato alla criminalità percepita e alla qualità sanitaria è invece fondamentale per stabilire le procedure di Travel Risk Management. Analizzando questi indicatori, i Travel Manager possono scegliere destinazioni che non solo si adattano al budget, ma offrono anche un alto standard di vita e di sicurezza. 

È possibile scegliere di leggere i dati alla luce di diversi criteri. Innanzitutto è possibile selezionare l’intervallo di tempo di 6 o di 12 mesi. Inoltre è possibile organizzare i diversi indici a livello locale o nazionale e ordinare i risultati dai valori più bassi ai più alti e viceversa. 

Informazioni sui prezzi locali in tempo reale grazie al crowdsourcing

Numbeo è il più grande archivio mondiale sul costo della vita. Con oltre 9 milioni di prezzi in 11.723 città, inseriti da più di 805.000 individui, offre un archivio ineguagliabile sui costi della vita a livello globale. La grande potenzialità di Numbeo non è legata solamente alla copertura delle destinazioni nel mondo, ma anche all’aggiornamento in tempo reale dei dati. Ad esempio, nel momento in cui scriviamo, l’aggiornamento più recente risale ad un minuto fa ed è in merito al salario mensile netto a San Pietroburgo. Queste informazioni sui prezzi in tempo reale aiutano i Travel Manager a prendere decisioni informate sul budget da destinare al viaggio, sugli alloggi e sulle indennità giornaliere per i dipendenti che viaggiano anche in una stessa parte del mondo ma a distanza di pochi mesi. 

In che maniera questo software riesce a ricevere aggiornamenti così puntuali? Numbeo sfrutta il contributo collettivo della sua vasta user base per garantire l’accuratezza dei dati. Questo approccio basato sul crowdsourcing non solo migliora l’affidabilità delle informazioni, ma assicura un rilevante grado di dettaglio. Sapere che la fonte dei numeri rispetto ai criteri proviene da persone in loco è una garanzia di qualità per i Travel Manager. Infatti in questo modo essi hanno la certezza che i dati presi in considerazione per fare le stime di budget non siano frutto di statistiche e meri algoritmi, ma testimonianza diretta e concreta. 

Valutare l’opportunità del viaggio di lavoro e fare proiezioni di business

Prima ancora di stabilire il budget e i massimali di spesa per una trasferta, Numbeo è una risorsa per valutare la fattibilità del viaggio, soprattutto in funzione degli obiettivi di business, e di individuare le destinazioni più convenienti. Per usare un’espressione colloquiale, potremmo dire che la piattaforma aiuta a valutare “se il gioco vale la candela”. Non solo perché Numbeo offre strumenti robusti per condurre ricerche sistematiche, analisi e confronti approfonditi; ma anche perché classifiche come l’indice del costo della vita e il potere d’acquisto locale offrono una cartina tornasole sulle condizioni economiche di diverse regioni. Difatti il vasto archivio di Numbeo e le sue capacità di ricerca lo rendono una potente piattaforma per condurre ricerche economiche più approfondite e notare tendenze economiche globali per prevedere i cambiamenti del mercato e prendere decisioni proattive nella pianificazione dei viaggi.

Utilizzando Numbeo, i professionisti della gestione dei viaggi possono mantenere un vantaggio competitivo in un panorama globale in continua evoluzione, ma non basta conoscere il prezzo della vita locale e i necessari costi di trasferta per organizzare un viaggio di lavoro. Abbiamo accennato all’importanza di stabilire un piano di Travel Risk Management, ma entrano in ballo anche fattori come le necessità personali dei dipencenti e la loro formazione in vista del viaggio. Per tenere insieme tutti questi aspetti è talvolta necessario affidarsi a professionisti che conoscono il mondo del business travel e le sue evoluzioni. La nostra consulenza in Travel Management assicura un approccio strategico che ascolti sia le esigenze della tua azienda che dei tuoi dipendenti, ottimizzando risorse e budget.

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I dati assicurano un vantaggio competitivo ai Travel manager? È una leva per dimostrare al management il funzionamento dei processi di business travel, la sicurezza, la soddisfazione dei dipendenti e i nodi in cui intervenire per ottimizzare i costi. 

Avete mai pensato ad assistenti virtuali per i Travel Manager? Gli assistenti personali basati sull’AI sono una comodità sia per i dipendenti in viaggio che per i Travel Manager alle prese con politiche aziendali e ambientali.

Come i self booking tool aiutano i Travel Manager? I dipendenti si spostano continuamente. Il processo di organizzazione e prenotazione dei viaggi può essere impegnativo e dispendioso. Per questo sempre più aziende stanno adottando i Self Booking Tool (SBT).

Fonte Pexels: foto di Vitaly Gariev