La prima volta non si scorda mai, l’importante è che siano bei ricordi. Ecco alcuni consigli per il primo viaggio di lavoro dalla valigia alle app.

Partire per la prima trasferta lavorativa è sicuramente entusiasmante e gratificante, ma non manca una buona dose di ansia da prestazione. Nonostante l’esigenza di adattarsi a nuovi ambienti e a una routine diversa in poche ore, bisogna essere focalizzati e portare a casa la missione aziendale. Ma non vogliamo spaventarti. Anzi, con la giusta preparazione e le adeguate accortezze puoi vivere un’esperienza liscia dall’inizio alla fine, ricca di bellissimi ricordi. In questo articolo vogliamo darti alcuni consigli per il primo viaggio di lavoro ed evitare complicazioni. 

Leggere bene la politica di viaggio dell’azienda

Leggi con attenzione la travel policy della tua azienda. Sottolinea pure alcune parti che ti sembrano rilevanti se può esserti utile. In occasione della prima trasferta questo passaggio è essenziale perché la politica di viaggio aziendale funge da manuale e al suo interno sono indicate tutte le linee guida da seguire in ogni ambito del viaggio. In realtà è importante sforare i budget a disposizione. Ad esempio, la travel policy ti aiuta a capire quali spese sono rimborsabili. 

Stilare una lista delle cose da portare

Dal momento che il primo viaggio di lavoro porta con sé un bel bagaglio di ansia e preoccupazione, essere almeno sicuri di aver messo tutto il necessario in valigia alleggerisce il carico. Soprattutto se sei alle prese con lo studio e la preparazione dell’incontro fino all’ultimo minuto, stilare una lista delle cose da portare è utile per assicurarti di non dimenticare nulla di essenziale per il viaggio. Quando parliamo di “essenziale” non ci riferiamo solamente allo spazzolino da denti e alla camicia pulita, ma anche e soprattutto a titoli di viaggio, documenti aziendali necessari al meeting, caricatori e dispositivi elettronici. Quindi una lista delle cose da mettere nel bagaglio a mano evita lo stress e l’inconveniente di renderti conto di aver dimenticato qualcosa quando ormai è troppo tardi. 

Scegliere il bagaglio giusto e accessori smart

Non tutte le trasferte sono uguali. Di conseguenza non tutte le valigie sono adatte ad ogni viaggio di lavoro. Scegliere il bagaglio giusto può avere un impatto significativo sulla comodità del viaggio. Per il primo viaggio di lavoro, scegline uno robusto, leggero, facile da spostare e dall’aspetto professionale. Inoltre, assicurati che il bagaglio a mano rispetti i requisiti della compagnia aerea. Il consiglio è ovviamente un bagaglio a mano che permette di risparmiare in tempo, praticità e sicurezza. Inoltre oggi molte valigie intelligenti sono dotate di funzionalità intelligenti come la protezione antifurto, bilance integrate e un tracker GPS. All’interno del bagaglio a mano ti suggeriamo di nascondere dei contanti di riserva. Portafoglio rubato, bancomat lontano o carta di credito non funzionante: per qualunque imprevisto tenere dei contanti di riserva può offrire sicurezza e tranquillità. Ma per un livello ancora maggiore di sicurezza, usa AirTag per proteggere il bagaglio, portafoglio e altre cose importanti. Si tratta di un dispositivo bluetooth che permette di localizzare gli oggetti più facilmente.

Cosa mettere in valigia

Porta con te accessori da viaggio per rendere la trasferta più agevole. Accessori elettronici come cuffie con cancellazione del rumore, una power bank e un adattatore universale da viaggio ti aiutano a rilassarti e intrattenerti senza timore di scaricare il cellulare. Rimanendo sempre in ambito tecnologico, porta con te un hotspot portatile per accedere a Internet ovunque senza il rischio di attacchi informatici. In alternativa, puoi utilizzare una rete privata virtuale (VPN) che crittografa i dati riservati e garantisce la cyber security. Utilizzare il Wi-Fi pubblico negli aeroporti e negli hotel ti rende vulnerabile agli attacchi online dannosi. Un cuscino per il collo può invece aumentare il comfort durante il volo, così come una mascherina per gli occhi e tappi per le orecchie. 

I viaggi di lavoro possono essere estenuanti. Mantenere una dieta sana può essere difficile sia per le abitudini alimentari locali che per il jet lag. Le vitamine aiutano a compensare i nutrienti, ti danno energia e riducono lo stress durante il viaggio. Inoltre la melatonina migliora la qualità del sonno, rendendo più facile adattarsi al fuso orario. Mettere in valigia un kit di primo soccorso è importante per essere preparati a piccoli incidenti e malanni che non richiedano il ricorso a strutture mediche. 

Non dimenticare di mettere in valigia anche i tuoi biglietti da visita. Questi piccoli pezzi cartacei sono ancora uno strumento di networking prezioso che permette di creare connessioni durante un pranzo di lavoro o un evento. 

Fare il check-in online 

Effettuando il check-in online ottieni la carta d’imbarco direttamente sul telefono, grazie alla quale saltare le lunghe code in aeroporto. Questo servizio è estremamente vantaggioso per i viaggiatori d’affari in costante lotta con il tempo e gli appuntamenti. Inoltre, il check-in online permette di scegliere il posto a bordo, garantendoti più controllo sull’esperienza di viaggio.

Usare app di pianificazione per viaggi d’affari

Un viaggiatore d’affari deve essere organizzato e mantenere il controllo della situazione. Un’app di pianificazione può aiutarti a gestire le prenotazioni, gli itinerari e gli appuntamenti da un’unica dashboard. Self booking tool ti permette invece di effettuare prenotazioni di voli e hotel secondo le tue preferenze a prezzi economici e cancellare le prenotazioni se hai cambiamenti dell’ultimo minuto nei tuoi piani. Altre app servono invece per conservare tutti i documenti di viaggio in un unico posto, rendendo facile accedervi ogni volta che ne hai bisogno. 

Google Maps e scelte di trasporto locale

Prima di arrivare alla destinazione, informati sulle opzioni di trasporto locale in anticipo. Questo ti aiuta a pianificare le spese e capire la migliore opzione di trasporto in modo da minimizzare il rischio di arrivare in ritardo alle riunioni. Salva offline le posizioni più importanti su Google Maps. Grazie a questa funzione, puoi accedere rapidamente e facilmente alle tue posizioni salvate anche quando ti trovi in aree con copertura di rete limitata o assente.

Non bastano i nostri suggerimenti di viaggio per una trasferta davvero efficace. Soprattutto se la destinazione è all’estero, i dipendenti devono ricevere una formazione adeguata legata alla cultura locale, alla lingua e agli obiettivi di business ovviamente. Affidarsi ad esperti del settore che conoscano le procedure è la scelta migliore. La nostra consulenza in Travel Management ha a cuore il benessere di tuoi dipendenti e ci impegniamo a rendere la loro trasferta un’esperienza piacevole.

Foto da Pexel di Ovan: https://www.travelforbusiness.it/consulenza-travel-mobility-process-optimization/