Ottenere l’autorizzazione per un viaggio d’affari non è sempre scontato. Bisogna dimostrarne l’opportunità, il rapporto costi-benefici, ma anche la forma conta. Allora come richiedere una trasferta al datore di lavoro?
Quando si tratta di business, l’elemento umano gioca un ruolo cruciale nel successo delle sfide e nel raggiungimento degli obiettivi. I viaggi di lavoro sono fondamentali per creare e mantenere le relazioni con clienti e partner, ma tutto questo va dimostrato agli occhi del datore di lavoro. Ogni trasferta deve infatti essere approvata dall’azienda, sia nelle motivazioni che nelle voci di spesa. Ma come richiedere una trasferta al datore di lavoro? Al di là di qualunque bel discorso, il dipendente deve poter contare su un documento chiaro e concreto che dimostri l’importanza del viaggio per la crescita del business, l’engagement dei clienti e la collaborazione del team. Oggi vogliamo spiegarvi come dovrebbe essere strutturato un business case per una trasferta aziendale: dagli aspetti da affrontare alle caratteristiche formali e di stile.
In un articolo precedente abbiamo già spiegato che cos’è un business case legato al business travel e perché è un importante alleato per convincere il datore di lavoro a concedere la trasferta. In particolare, questo documento è strategico perché allinea il viaggio con gli obiettivi aziendali, giustifica le risorse necessarie dimostrando il ritorno sull’investimento e il valore apportato, mitiga i rischi logistici, finanziari e operativi, ottiene il supporto degli stakeholder e misura le prestazioni e l’impatto del viaggio, inclusi gli aspetti ambientali. Questi elementi assicurano che i viaggi d’affari siano ben pianificati e in linea con le necessità aziendali.
Come scrivere il documento per richiedere la trasferta: struttura e contenuti
Un business case da presentare al datore di lavoro per ottenere una trasferta, va da sé, deve essere realizzato con tutti i crismi. Un documento efficace non deve lasciare nulla al caso e per essere completo deve descrivere gli obiettivi del viaggio, l’eventuale ritorno per l’azienda, il budget necessario e via dicendo. Di seguito cerchiamo di dettagliare in maniera esaustiva tutte le sezioni che il testo per richiedere una trasferta dovrebbe includere.
Sommario esecutivo
Il sommario esecutivo è copertina del business case e, nel caso di viaggi di lavoro, l’azienda giudica eccome il libro dalla sua copertina. Queste righe iniziali devono essere convincenti nel riassumere l’essenza del documento. La panoramica racchiude gli elementi fondamentali per richiedere una trasferta al datore di lavoro: delinea gli obiettivi principali del viaggio proposto e ne sottolinea l’allineamento strategico con gli obiettivi aziendali. In ultima battuta il sommario esecutivo deve citare in modo sintetico informazioni chiave come i benefici previsti, i costi stimati e la proposta di valore complessiva.
Contesto e Background
Potrebbe sembrare un approfondimento ridondante, invece questa sezione rivolge l’attenzione verso le circostanze che rendono necessario il viaggio proposto. In altre parole, questa parte risponde al “perché” sia importante il viaggio d’affari. Partendo dalla situazione attuale, descrivete eventuali sfide, opportunità o tendenze che vi hanno spinto a considerare il viaggio come una risposta strategica. Citare esempi passati di iniziative di viaggio simili e i loro risultati può essere un asso nella manica. Creando una narrazione che contestualizza la trasferta, la sezione prepara il terreno per l’analisi successiva.
Allineamento con gli obiettivi aziendali
Il viaggio di lavoro deve essere perfettamente in linea con gli obiettivi aziendali generali. Questo è il primo presupposto necessario affinché la richiesta venga presa in considerazione. Tale sezione funge da ponte tra la visione strategica dell’organizzazione e i dettagli specifici dell’iniziativa di viaggio. Che si tratti di incontri con i clienti, conferenze del settore o attività di team-building, queste righe spiegano in modo chiaro e concreto come i piani di viaggio facciano proprie le priorità strategiche dell’organizzazione. Enfatizzando questo allineamento, gli stakeholder comprendono meglio il ruolo integrale che il viaggio proposto svolge nella realizzazione della mission e del successo complessivo dell’azienda.
Tempistiche e spese stimate
Questa sezione è alla base di come richiedere una trasferta al datore di lavoro poiché passa agli aspetti pratici. La roadmap descrive la sequenza cronologica delle attività previste sia durante il viaggio che nelle fasi immediatamente precedenti e successive. Tempistiche, scadenze, spostamenti e checkpoint devono essere tutti elencati, così come considerazioni logistiche legate a trasporti, alloggi, prenotazioni o permessi necessari. Nello stesso contesto è
Questa è una componente critica che fornisce un’analisi dettagliata dei costi previsti associati ai piani di viaggio proposti. Include un’analisi completa delle spese tra trasporti, alloggi, pasti e qualsiasi altro costo rilevante come le tariffe per le conferenze o l’intrattenimento dei clienti. Se richiedete una trasferta dovete accertarvi di presentare una stima realistica dei costi, garantendo trasparenza e responsabilità nella pianificazione finanziaria oltre ad un approccio strategico alla gestione del budget. In questo modo l’azienda può valutare le implicazioni fiscali dell’iniziativa di viaggio e prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse.
Analisi costi-benefici
La sezione “costi-benefici per l’azienda” del business case per i viaggi è cruciale dare valore all’iniziativa. Superando le considerazioni finanziarie, questo capitolo analizza i vantaggi più ampi che si allineano con gli obiettivi aziendali. Ad esempio: la crescita del business, l’acquisizione di nuovi clienti, l’ingresso in nuovi mercati, il miglioramento delle relazioni con i clienti; o ancora la collaborazione del team, l’innovazione e la produttività, il trasferimento di conoscenze. Pensiamo alla partecipazione ad eventi del settore o conferenze. Per questo tipo di viaggio è importante fornire preziose informazioni sui benefici a lungo termine come la conoscenza più approfondita del mercato e il vantaggio competitivo.
L’analisi costi-benefici del business case per i viaggi è una componente critica che coinvolge una valutazione sistematica delle spese di trasferta in relazione ai benefici previsti. L’obiettivo è fornire tutti i dati legati al potenziale ritorno sull’investimento (ROI). Facendo un breve elenco, le voci di costo da dettagliare nel business case della trasferta sono le seguenti:
- Analisi dei costi
- Analisi dei benefici
- Ritorno sull’Investimento (ROI)
- Analisi del punto di pareggio
- Analisi della sensibilità
- Valutazione dei rischi e mitigazione
- Monitoraggio e revisione
- Conformità legale
- Sicurezza dei dati e privacy
Suggerimenti su come richiedere una trasferta di lavoro
Non bastano i contenuti. Un documento per richiedere l’autorizzazione di una trasferta deve essere anche accattivante nella forma. Ci sono allora delle accortezze stilistiche che dovreste seguire nell’ideazione e nella stesura del vostro file.
Innanzitutto dovete definire chiaramente gli obiettivi specifici del viaggio, assicurandovi che questi siano allineati con gli obiettivi strategici aziendali. Di conseguenza, puntate a rimarcare quanto il viaggio contribuisca al successo di lungo termine dell’azienda. Un altro aspetto che dovete avere chiaro da subito è il pubblico di riferimento: le esigenze e gli interessi specifici di chi leggerà il testo o assisterà alla presentazione. Dimostrate di comprendere e condividere la loro prospettiva, con tutte le perplessità e i timori, ma illustrate come il piano di viaggio gestirà con successo queste questioni. Insomma: anticipate tutte le domande e trovate le giuste risposte.
Non dimenticate di sostenere le argomentazioni con dati e prove rilevanti, utilizzando anche metriche e indicatori chiave di performance (KPI) per dimostrare il potenziale ritorno sull’investimento. Utilizzare dati storici sui viaggi, ricerche di mercato e proiezioni finanziarie per rafforzare il vostro caso. Un’accortezza: assicuratevi sempre che i benefici superino i costi e questo deve essere scritto a chiare lettere!
A livello formale, organizzate il business case in un formato logico e strutturato. Includete le sezioni che abbiamo elencato nel paragrafo precedente e anche eventuali appendici. Mantenete un linguaggio chiaro, conciso e privo di gergo. Utilizzare supporti visivi come grafici o tabelle per presentare informazioni complesse in modo più accessibile e visivamente attraente (quindi più convincente!).
Un business case ben articolato per i viaggi non è quindi un documento di facile realizzazione. Entrano in gioco competenze variegate, dalle normative alla fiscalità, fino alla rendicontazione e la relazione con i fornitori. Per realizzare questa roadmap strategica potrebbe essere utile confrontarsi con un esperto del settore business travel che possa aiutarvi a raggiungere il migliore rapporto costi-benefici. Noi di Travel for business siamo consulenti in Travel Management ormai con una grande esperienza alle spalle. Contattaci per far conoscere alla tua azienda l’importanza e le opportunità di un personale in trasferta.
