Risparmiare non vuol dire fare tagli al budget, ma ottimizzare le spese e non dipende solo dal datore di lavoro. Come responsabilizzare i dipendenti in viaggio a fare le scelte giuste?
Uno studio realizzato da Forrester Consulting ha mostrato come responsabilizzare i dipendenti in viaggio non solo convenga a tutti, ma contribuisca a migliorare l’ambiente di lavoro grazie a ritorni da diversi punti di vista. L’aspetto nel quale è necessario intervenire un po’ di più è la gestione delle spese di trasferta. Educare il personale vuol dire innanzitutto motivarlo a fare scelte responsabili quando si tratta di spendere budget aziendale. Ma non è una grande sorpresa che decisioni oculate comportano un risparmio sulle trasferte a vantaggio di tutti. Un secondo aspetto particolarmente utile ha a che fare con gli strumenti per tracciare efficientemente e tempestivamente le transazioni.
Cultura aziendale del risparmio: tagli o investimenti?
Non bisogna fraintendere il significato della cultura del risparmio aziendale. Non stiamo parlando di tagli indiscriminati o di riduzione del budget che renderebbero i viaggi di lavoro più spiacevoli. Al contrario ci troviamo di fronte ad una filosofia che punta a non disperdere denaro, selezionando solamente servizi di qualità che garantiscano comunque benessere in trasferta. Quindi “risparmio aziendale” non è una questione tagli, ma di investimenti saggi e di strategie decisionali. Ad esempio, un maggior controllo delle spese porta all’identificazione di alloggi e trasporti con una buon rapporto qualità-prezzo oppure alla pianificazione anticipata di viaggi per approfittare di tariffe migliori.
A questo punto il naturale fraintendimento sarebbe che la cultura del risparmio porterebbe a viaggiare con standard più bassi. In realtà non è così. Responsabilizzare i dipendenti a fare scelte oculate significa trovare il giusto equilibrio tra comfort e costi, rinunciando a spese non necessarie. La chiave è proprio qui: evitare inutili sprechi. In quest’ottica rientra ad esempio l’incentivazione a fare scelte sostenibili tra incontri virtuali ove possibile e mezzi meno impattanti per gli spostamenti. La sensibilità è un valore strategico per l’azienda. Oggi l’impegno verso l’ambiente per le imprese è sempre più apprezzato; in primo luogo dagli stessi dipendenti che sono ben disposti a collaborare con il datore di lavoro per il benessere collettivo.
Quali sono le strategie per responsabilizzare i dipendenti in viaggio?
Dipendenti che lavorano in un ambiente efficiente e che riduce sprechi lavorano con più responsabilità. Una gestione oculata delle trasferte per ragioni virtuose si riflette in un atteggiamento più propositivo verso la salute economica dell’impresa.
Per responsabilizzare i dipendenti in viaggio, più che limitazioni e divieti servono formazione e incentivi. Se un lavoratore conosce e riconosce l’impatto che la propria trasferta può avere sulle finanze aziendali e anche sull’ambiente o sul benessere dei propri colleghi, probabilmente sarà volenteroso di gestire le spese in maniera più oculata.
Una prima strategia per responsabilizzare il personale in trasferta è in realtà uno strumento. La già citata ricerca di Forrester Consulting evidenzia che il ricorso a carte di credito comportano spesso grane per le aziende: per il limite di credito, per il numero di carte a disposizione e per il bisogno di anticipare le spese. Ciò, senza considerare quanto sia difficile gestire la rendicontazione in questo modo. Per questo motivo strumenti digitali e AI per la gestione delle spese sono quanto di più utile per spingere i dipendenti a spese responsabili. Parimenti, pianificare un processo di rimborso semplice e trasparente aiuta a mantenere i dipendenti responsabili e sempre sul pezzo.
La comunicazione, non è una sorpresa, ma è alla base di qualunque atteggiamento responsabile o meno da parte dei dipendenti. La formazione e gli aggiornamenti relativi ad ogni fase del processo organizzativo e logistico sono importanti. Come può il dipendente conoscere buone pratiche, budget a disposizione e strumenti per prenotare se non ne viene informato? Nella stessa occasione potrebbe essere presentata una politica di premi e incentivazioni per chi rispetta o riduce il budget disponibile.
La comunicazione è un gancio strategico anche dopo il rientro. Confrontarsi con i dipendenti su cosa ha funzionato o meno in occasione della revisione delle spese è un’occasione utile per comprendere la soddisfazione dei dipendenti. Nella stessa ottica l’azienda potrebbe preparare un form da sottoporre al personale in viaggio per condividere consigli e strategie migliori.
