Come misurare l’efficacia del Travel Risk Management? È possibile individuare ben tre fasi

I viaggiatori d’affari sono esposti a una varietà di rischi che possono mettere in difficoltà sia loro che il datore di lavoro. Per mantenere entrambi al sicuro, sono necessarie misure complete di Travel Rusk Management che vanno dalle valutazioni preventive del rischio alle precauzioni dinamiche, fino ai miglioramenti continui. Ovviamente l’AI è un alleato importante per la gestione dei rischi. Come misurare allora l’efficacia del Travel Risk Management? Bisogna innanzitutto suddividere il processo in tre fasi chiave: pre-viaggio, durante il viaggio e post-viaggio. 

Misure di Travel Risk Management del pre-viaggio

La fase pre-viaggio è cruciale per preparare il viaggiatore e minimizzare i rischi potenziali. Le fasi previste sono: 

• Valutazione del Rischio. Questa valutazione deve essere accurata e personalizzata in base alla destinazione specifica. In particolare bisogna conoscere il livello di sicurezza della destinazione inclusi i tassi di criminalità, la presenza di conflitti o instabilità politica e il rischio di terrorismo. Inoltre è imprescindibile valutare le condizioni sanitarie locali, come la qualità delle strutture mediche, la presenza di malattie endemiche, e le vaccinazioni richieste o raccomandate per i visitatori. Altro aspetto da non sottovalutare è identificare i rischi naturali come terremoti, inondazioni, uragani e altre condizioni meteorologiche avverse che potrebbero influenzare il viaggio. Infine, in questa fase pre-viaggio bisognerebbe considerare lo stato delle infrastrutture locali, come la qualità delle strade, la disponibilità di trasporti pubblici sicuri e affidabili, e l’accesso ai servizi di emergenza. 

1. Formazione e Informazione. Una preparazione adeguata dei viaggiatori include informazioni dettagliate e pertinenti sulla destinazione e sulla cultura locale. Tra le indicazioni non possono mancare sezioni dedicate ai comportamenti sicuri, alle aree da evitare e ai consigli su come mantenere un basso profilo per non attirare attenzioni indesiderate o creare malintesi. 
2. Pianificazione delle Emergenze: Stabilire piani di emergenza chiari da comunicare in anticipo ai dipendenti in partenza. Questi dettagli includono contatti locali, numeri di emergenza e procedure di evacuazione. Ma bisogna fornire ai viaggiatori anche una lista di contatti locali di fiducia inclusi ambasciate, consolati, ospedali, e servizi di sicurezza. Il team aziendale deve anche assicurarsi che i viaggiatori abbiano accesso a risorse di supporto, come app di sicurezza, mappe di evacuazione e kit di emergenza. 
3. Assicurazione di Viaggio: Garantire che i viaggiatori siano coperti da un’assicurazione adeguata che copra emergenze mediche, cancellazioni di viaggio e altre eventualità è una priorità, soprattutto in un contesto internazionale precario. Ma anche l’eventuale perdita, il furto o il danneggiamento dei bagagli e degli effetti personali è da includere in un piano assicurativo pre-viaggio.

Misure di Travel Risk Management durante il viaggio

Durante il viaggio, è fondamentale monitorare continuamente la situazione e mantenere comunicazioni aperte con il dipendente in trasferta. Le principali misure da considerare in questa fase sono:

1. Monitoraggio Costante. Usare dispositivi GPS o app mobili per monitorare in tempo reale la posizione dei viaggiatori permette interventi tempestivi in caso di emergenza; così come implementare sistemi di notifica che informano viaggiatori e responsabili aziendali su cambiamenti nelle condizioni locali, come disordini o disastri naturali. Un’altra mossa chiave in questa fase è adottare strumenti che raccolgono dati da varie fonti per offrire una visione completa della situazione, analizzando e prevedendo minacce per facilitare decisioni informate. 
2. Comunicazione Regolare: Mantenere comunicazioni regolari con i viaggiatori per fornire aggiornamenti e rispondere a eventuali necessità. Tra queste azioni rientrano: stabilire check-in programmati attraverso messaggi di testo, e-mail o chiamate telefoniche, informare in tempo reale sulla situazione nella destinazione, inclusi avvisi di sicurezza, cambiamenti nelle condizioni meteo e altre informazioni pertinenti.
3. Supporto Locale: Fornire supporto locale tramite partner o contatti che possano assistere i viaggiatori in caso di emergenza. Il servizio essenziale è innanzitutto un’assistenza 24/7, che possa includere traduzioni, consigli medici, supporto legale e altre forme di aiuto pratico. Da non sottovalutare è identificare e comunicare punti di riferimento sicuri dove i viaggiatori possono recarsi in caso di emergenza, come alberghi, uffici aziendali o luoghi di ritrovo designati.
4. Adattamento delle Misure di Sicurezza: Essere pronti ad adattare le misure di sicurezza in base all’evoluzione della situazione sul campo. Quindi essere pronti a modificare i piani di viaggio, dal cambio degli itinerari alla riprogrammazione di incontri, in risposta a nuove minacce o rischi emergenti. 

Misure di Travel Risk Management post-viaggio

La fase post-viaggio è essenziale per valutare l’efficacia delle misure adottate e apportare miglioramenti continui.

1. Debriefing. Queste sessioni offrono ai viaggiatori l’opportunità di esprimere le loro opinioni sulle esperienze vissute durante il viaggio e sui rischi incontrati. In questa sede i dipendenti possono esprimere le preoccupazioni, segnalare eventuali problemi di sicurezza e suggerire miglioramenti. Ascoltare direttamente chi ha vissuto l’esperienza di viaggio fornisce informazioni preziose che possono rivelare aspetti critici non precedentemente considerati.
2. Analisi dei Feedback: Analizzare i feedback singifica identificare eventuali lacune nelle misure di gestione del rischio adottate. Questo processo analitico coinvolge la categorizzazione dei feedback ricevuti, l’identificazione dei problemi ricorrenti e la valutazione della gravità di ciascuna questione sollevata. Attraverso un’analisi approfondita, si possono individuare pattern e tendenze che aiuteranno la fase pre-viaggio delle future trasferte.
3. Aggiornamento delle Procedure. In base alle esperienze e ai feedback ricevuti, si passa all’aggiornamento delle procedure. Questo intervento include la revisione delle politiche di sicurezza, l’implementazione di nuovi protocolli, la formazione aggiuntiva per i viaggiatori e l’adozione di nuove tecnologie di monitoraggio. L’obiettivo è migliorare continuamente l’approccio alla gestione del rischio, assicurando che le procedure siano sempre adeguate e pertinenti rispetto alle minacce attuali.
4. Reportistica e Condivisione. La reportistica e la condivisione dei dati sono passaggi cruciali per garantire la trasparenza e la preparazione future. Redigere report dettagliati sugli incidenti e sulle risposte adottate in quei casi permette di documentare le situazioni affrontate e le misure prese. Questi report devono essere condivisi con i responsabili aziendali e con i team di gestione del rischio, in modo che tutti siano consapevoli delle problematiche emerse e delle soluzioni implementate. 

La raccolta e la condivisione delle informazioni facilita la creazione di una base di conoscenze comune, migliorando la capacità dell’organizzazione di prevenire e gestire futuri rischi in modo più efficace. Non è un processo semplice; anzi richiede competenze in ambito normativo e di gestione delle risorse umane. Per questo affidarsi ad un servizio di consulenza professionale è la scelta giusta per gestire ogni potenziale rischio con serenità ed efficacia. 

Foto di Anna Nekrashevich: https://www.pexels.com/it-it/foto/marketing-businessman-persona-mano-6802042/