Nonostante i continui progressi tecnologici, è ancora diffuso il preconcetto che le soluzioni per la gestione delle spese di viaggio rallentino le operazioni di rendicontazione. Una convinzione ben radicata come emerge sin dalla primissima edizione del Global Business Travel Survey di SAP Concur datata 2019. Giunto alla sesta edizione, il report ha fornito anno dopo anno una fotografia globale del settore dei viaggi d’affari, evidenziando come i dipendenti trovino onerosa in termini di tempo ed energie la compilazione delle note spese. Nel primo report ben il 24% degli intervistati dichiarò che avrebbe preferito farsi curare una carie piuttosto che compilare un rapporto di spesa.
Immagina la giornata di Laura, una travel manager esperta che lavora per una grande azienda multinazionale. Ogni mattina si sveglia consapevole delle sfide che l’aspettano: pianificare viaggi, gestire imprevisti, e assicurarsi che tutto rientri nel budget. Con l’introduzione delle tecnologie AI di SAP Concur, però, la sua giornata sta per cambiare radicalmente.
Il peso della pianificazione
Prima dell’introduzione dell’AI, Laura passava ore a confrontare prezzi di voli, alberghi e noleggio auto, cercando di trovare le migliori opzioni per i suoi colleghi. Ogni modifica ai piani di viaggio richiedeva ulteriori chiamate e mail, rendendo la gestione del tempo un incubo. Ma ora, con strumenti come il Request Assistant di SAP Concur, Laura può automatizzare gran parte di queste operazioni.
L’AI di SAP Concur non solo semplifica la pianificazione, ma fornisce anche stime intelligenti dei costi di viaggio, ottimizzando la precisione delle previsioni di spesa. Immagina Laura che, grazie a queste tecnologie, riesce a completare una pianificazione di viaggio complessa in pochi minuti, lasciandole più tempo per concentrarsi su altre attività strategiche.
L’efficienza nelle Operazioni Quotidiane
La gestione delle spese di viaggio non termina con la prenotazione. Una volta che i dipendenti ritornano, devono compilare i rapporti di spesa, un processo che spesso rallenta le operazioni aziendali. Con Concur Expense, i dipendenti di Laura possono completare i rapporti di spesa il 43% più velocemente, riducendo il tempo passato su attività amministrative e aumentando la produttività.
Sostenibilità e Benessere
Un aspetto innovativo delle soluzioni AI di SAP Concur è la capacità di promuovere viaggi sostenibili. Laura può ora suggerire opzioni di viaggio che riducono l’impatto ambientale e migliorano il benessere dei dipendenti. L’AI fornisce indicazioni personalizzate sul benessere e la sicurezza, garantendo che ogni viaggio sia non solo efficiente, ma anche sicuro.
Risparmi economici tangibili
Grazie alle soluzioni avanzate di SAP Concur, l’azienda di Laura risparmia significativamente sui costi di gestione dei viaggi. Uno studio IDC ha mostrato una riduzione del 48% dei costi di tempo utente associati alla prenotazione dei viaggi e alla preparazione dei rapporti di spesa, con un risparmio annuo di oltre 715mila euro.
Strategia di Implementazione
Per massimizzare i benefici offerti dagli strumenti T&E, le aziende devono adottare una strategia di implementazione efficace. Questo include:
- Formazione Continua: Assicurare che i dipendenti ricevano una formazione adeguata sull’uso delle nuove tecnologie, con particolare attenzione alle funzionalità AI.
- Promozione Interna: Comunicare costantemente i vantaggi delle soluzioni T&E ai dipendenti, incentivando l’adozione attraverso esempi pratici e success stories.
- Policy Chiare e Conformità: Stabilire policy aziendali chiare che incoraggino l’uso delle soluzioni approvate, migliorando la tracciabilità e il controllo delle spese.
Per Laura, l’adozione delle tecnologie AI di SAP Concur non è solo una questione di efficienza operativa, ma una vera e propria trasformazione del suo ruolo. Ora può dedicarsi a strategie di viaggio più avanzate, migliorare l’esperienza dei dipendenti e contribuire in modo significativo agli obiettivi aziendali. La rivoluzione AI nei viaggi d’affari è appena iniziata, e Laura è entusiasta di farne parte.
Foto concessa da Mirandola Comunicazione
