Come gestire richieste di viaggi bleisure dei dipendenti? Un Travel Manager deve definire linee guida per i colleghi prossimi alla partenza.

Se la vostra azienda già prevede la possibilità di unire alle trasferte di lavoro qualche giorno di vacanza è opportuno aggiornare la policy di viaggio in maniera adeguata. Dal momento che una trasferta bleisure travalica le tradizionali voci di spesa professionali, è fondamentale perimetrare fin dove l’azienda copra i costi nei giorni extra. Il Travel Manager si trova quindi a dover definire le linee guida per i colleghi prossimi alla partenza, ma anche a gestire le procedure legate ai viaggi che combinano business e leisure. In questo articolo vogliamo darvi alcune indicazioni su come gestire richieste di viaggi bleisure dei dipendenti, mantenendo alto il loro livello di soddisfazione senza compromettere le esigenze aziendali.

Perché introdurre viaggi bleisure nelle politiche aziendali

Il primo presupposto è avere un approccio “open mind” e comprendere che i viaggi bleisure non rappresentano vacanze a carico dell’azienda, ma invece una grande opportunità per avere dipendenti soddisfatti e propositivi a fronte di un piccolo investimento. I viaggi bleisure sono infatti una grande opportunità per i dipendenti di coniugare lavoro e piacere, preservando il proprio benessere e riducendo lo stress. Questo equilibrio tra dovere e piacere si traduce in una serie di benefici tangibili per l’azienda. 

L’impatto positivo si riflette direttamente sulla qualità del lavoro già in trasferta: lavoratori meno stressati e più sereni sono in grado di mantenere una maggiore lucidità durante gli incontri e le trattative, risultando più efficaci e incisivi. Immaginate poi i dipendenti che tornano dalle trasferte: non solo sono carichi di nuove conoscenze professionali, ma anche rigenerati e motivati grazie al tempo trascorso ad esplorare nuove città o a rilassarsi. 

Per di più, la possibilità di vivere esperienze personali costruttive durante il viaggio contribuisce a creare un’immagine aziendale positiva agli occhi dei partner e dei clienti, rafforzando le relazioni professionali e migliorando la reputazione dell’azienda. Ma l’incremento di una buona immagine aziendale non vale solamente agli occhi esterni. L’incremento del morale e della lealtà dei dipendenti è il fondamento di risorse umane che lavorano bene e in armonia per far crescere l’impresa. Sentirsi supportati dall’azienda nel bilanciare lavoro e vita personale aumenta il senso di appartenenza e gratitudine, favorendo un ambiente di lavoro più armonioso e collaborativo. Dipendenti soddisfatti e motivati sono più inclini a impegnarsi attivamente per il successo dell’azienda, dimostrando maggiore creatività e iniziativa.

Quindi, prima di tutto, abbracciate l’idea che i viaggi bleisure possono essere un grande vantaggio anche per l’azienda. Non solo rappresentano un investimento nel benessere e nella felicità dei vostri dipendenti, ma si traducono anche in un potenziamento delle performance aziendali, rendendo ogni trasferta un’esperienza vincente per tutti.

Come gestire la richiesta per un viaggio bleisure da un dipendente

Quando ricevete una richiesta di viaggio bleisure, la prima cosa da verificare è che gli obiettivi di lavoro siano ben chiari e prioritari rispetto alle attività ricreative. Stabilite insieme al dipendente un programma che dia la priorità alle attività professionali, lasciando spazio alle attività di svago solo dopo che gli impegni di lavoro siano stati completati. E una volta fatto questo, come spartire tempo e spese tra azienda e dipendente? 

Aggiornare le linee guida aziendali per viaggi bleisure

Una buona pratica è quella di definire delle linee guida aziendali per i viaggi bleisure. Avere un testo chiaro aiuta a prevenire malintesi e a garantire che dipendenti e azienda siano allineati sulle aspettative e sulle responsabilità. Innanzitutto si può includere una chiara distinzione tra le spese aziendali e personali. Ad esempio, l’azienda potrebbe coprire i costi del volo e dell’alloggio durante i giorni di lavoro, dei trasferimenti aeroportuali, dei pasti durante le riunioni di lavoro e dei trasporti locali per attività professionali; mentre spetterebbero al dipendente le spese per i giorni aggiuntivi tra cene personali, attività di svago e trasporti durante i giorni di estensione. 

Un altro aspetto centrale è stabilire delle regole per l’estensione del soggiorno. Quanti giorni extra sono consentiti per il tempo libero? Ci sono restrizioni sulle destinazioni? Queste sono domande da porsi e alle quali fornire risposte per evitare situazioni scomode per tutti. Ad esempio, l’azienda potrebbe permettere un’estensione di tre giorni aggiuntivi di svago, a condizione che la destinazione scelta sia sicura e facilmente raggiungibile. Ciò aiuterebbe ad evitare situazioni in cui i dipendenti possano allontanarsi troppo o scegliere destinazioni che potrebbero comportare rischi o difficoltà logistiche. 

Questo punto porta ad un’altra questione da definire nelle linee guida: l’assicurazione di viaggio. Fate in modo che i dipendenti siano a conoscenza delle coperture assicurative fornite dall’azienda durante i giorni di lavoro e chiarite se devono procurarsi una polizza aggiuntiva per i giorni di svago. Questo è cruciale per garantire che siano protetti in caso di imprevisti durante il viaggio.

Un altro punto da considerare è la necessità di approvazioni preventive. Bisogna stabilire un processo di approvazione semplice ma efficace, nel quale i dipendenti devono richiedere il permesso per estendere il loro soggiorno, presentando un piano dettagliato sia delle attività lavorative che di svago. Questo non solo garantisce la trasparenza, ma consente all’azienda di monitorare e registrare le estensioni di viaggio, assicurandosi che tutto sia conforme alle politiche aziendali. Infine, ma non per ultimo, assicuratevi di coinvolgere i dipendenti attraverso feedback, in modo da migliorare continuamente le politiche e adattarle alle nuove circostanze.

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Foto Pexels: foto Andrea Piacquadio