Come gestire le note spese per gli spostamenti dei dipendenti: Travel Manager e digitalizzazione aziendale

Come gestire le note spese? Tutti i vantaggi della digitalizzazione per il Travel Manager: riduzione dei costi, risparmio di tempo, raccolta dati sistematica.

I ripetuti lockdown, gli acquisti effettuati sempre più online, l’emergere di nuovi strumenti di lavoro digitali sono alcune conseguenze della crisi pandemica, vero e proprio game-changer sia per i professionisti che per le aziende. Il Covid-19 ha posto tutto il mondo lavorativo di fronte a nuovi bisogni: innanzitutto salvaguardare il benessere dei propri dipendenti riconoscendo la necessità di uno stile di vita più sostenibile, a partire dal tempo speso nel traffico per raggiungere il proprio ufficio. D’altro canto, la questione in gioco è anche mantenere la solvibilità dell’azienda per proteggere il business e la sua redditività. Il Travel Manager gioca un ruolo centrale nel concertare esigenze di dipendenti e funzionamento aziendale. Oggi può contare su alcuni software per prendere le migliori decisioni strategiche e ottimizzare le missioni dei dipendenti. Ecco come gestire le note spese legate alla mobilità aziendale con tool digitali.

Chi è il Travel Manager

Il Travel Manager è il responsabile aziendale che si occupa della gestione delle trasferte, dalla pianificazione del viaggio al rientro in azienda. Sebbene in molte aziende italiane i suoi compiti siano coperti dagli uffici amministrativi, la vocazione sempre più dinamica del lavoro sta comportando un incremento degli spostamenti per fare business e dunque il bisogno di una figura di riferimento. D’altronde le incombenze burocratiche ed economiche aumentano, per non parlare del tempo destinato alla pianificazione e ad un costante aggiornamento. L’obiettivo del Travel Manager consiste nel concertare da un lato le richieste dei dipendenti in trasferta e dall’altro le esigenze economiche aziendali.

Il Travel Manager redige una travel policy aziendale coinvolgendo altri reparti e si impegna a farla conoscere e rispettare dal personale; stringe partnership con attori del mondo dei viaggi e della mobilità. Inoltre questo manager valuta l’andamento delle spese sulla base di report periodici. Per ottimizzare costi e risorse, il Travel Manager può affidarsi a degli strumenti gestionali avanzati che gli consentano di raccogliere dati ordinati per monitorare l’andamento delle trasferte dei dipendenti e delle loro spese. Non solo: oltre ad ottimizzare la registrazione delle note spese, questi tools digitali aiutano il manager a prendere decisioni sempre più mirate. Scopriamone tutti i vantaggi.

Quanto costa processare le note spese?

Le aziende spesso non si rendono conto del costo effettivo della cattiva gestione delle note spese dei loro dipendenti. In seguito alla pubblicazione di uno studio del 2015, molti business leader non si aspettavano le cifre relative alla gestione delle spese. I numeri di questo studio sono tuttora rilevanti per le aziende che non hanno ancora ottimizzato la propria gestione delle note spese (e per ottimizzare intendiamo tendenzialmente dire “digitalizzato”). Le considerazioni che danno da pensare sono ad esempio che:

• il costo di gestione di una nota spese è di circa €53;
• si verificano errori nell’elaborazione di una nota spese su cinque;
• la correzione di un errore aumenta il costo di gestione di circa €48;
• ci vogliono circa 20 minuti per processare una nota spese.

Insomma: tra errori, spese ulteriori e perdite di tempo, è evidente quanto ci sia spazio di miglioramento per le aziende che non hanno ancora ottimizzato l’elaborazione delle note spese dei propri dipendenti. Un altro dato emerso da questo studio è che le aziende statunitensi hanno invece compreso rapidamente quale sia il valore conquistato gestendo le spese con software avanzati. Nel 2015, l’81% delle ricevute in Europa veniva trasmesso in formato cartaceo. Nel 2021, la maggioranza delle aziende sarà passata alle note spese paperless?

Quest’ultima soluzione suggerita, ad esempio, nell’era digitale riduce considerevolmente sia il tempo di elaborazione che il rischio di errore nel rimborso delle note spese. E non è il solo vantaggio di un software. Scopriamo allora i vantaggi di come gestire le note spese digitalmente.

Gestione note spese dipendenti: i vantaggi della digitalizzazione

Un’applicazione di gestione note spese è uno degli strumenti essenziali volti alla digitalizzazione dei compiti del Travel Manager. Affronta le principali sfide della gestione amministrativa e finanziaria:

• Gestire una massiccia raccolta di dati: I processi di prenotazione e rendicontazione dei viaggi dei dipendenti generano un enorme volume di dati da registrare, calcolare e archiviare. Ad incrementare ulteriormente la mole di informazioni ci si mettono le note spese. Centralizzando tutti questi dati su un’unica piattaforma di gestione, non solo si facilita l’accesso alle informazioni, ma si guadagna anche in semplificazione e agilità della gestione delle attività del Travel Manager, avendo a disposizione un dato unico che raggruppa la spesa totale di una trasferta composta dalle spese del viaggio (aereo, treno, hotel, etc..) e spese sostenute durante il viaggio (pasti, taxi, etc..)
• Risparmio di tempo: la gestione manuale delle note spese dei dipendenti non è solo noiosa, ma anche dispendiosa in termini di tempo. Grazie ai processi automatizzati, è possibile ridurre il carico di lavoro tradizionale, consentendo al Travel Manager di concentrarsi sull’individuazione di soluzioni strategiche e migliorative. Un software avanzato consente al professionista di personalizzare le configurazioni della politica di gestione, in funzione degli obiettivi, per un controllo perfetto e senza perdite di tempo.
• Riduzione dei costi: L’AI rende le informazioni più affidabili. Migliorando la qualità sistematica dei dati raccolti, il Travel Manager riduce notevolmente il rischio di errori nell’elaborazione delle note spese, monitorando l’equilibrio tra costi e servizi forniti.  L’applicazione di gestione automatizzata aiuta inoltre ad individuare margini di risparmio ed eventuali frodi. Infine, il passaggio alle note spese paperless apre la strada all’archiviazione digitale attraverso la scansione e l’invio delle ricevute direttamente all’amministrazione dell’azienda: decisamente molto meno costosa.

Perché scegliere il software N2F?

L’applicazione di gestione delle note spese di N2F offre diverse caratteristiche progettate per ottimizzare la gestione delle note spese, tra cui:

• la possibilità per i dipendenti di scansionare e inviare direttamente la ricevuta di una nota spese al settore contabile dell’azienda;
• la presenza di uno strumento per inserire le spese chilometriche integrato con Google Maps, che evita errori di calcolo sul numero di chilometri da rimborsare a spese dell’azienda;
• il calcolo e lo scorporo dell’IVA di ogni spesa.
• dematerializzazione dei giustificativi, in caso di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate c’è la sicurezza della conservazione digitale a norma con archivio elettronico consultabile di 10 anni.

L’applicazione N2F è stata progettata appositamente per soddisfare le esigenze specifiche delle aziende nella gestione delle loro note spese, al fine di ridurre notevolmente sia i loro costi di gestione che i possibili errori nell’inserimento o nel rimborso di queste spese professionali.

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