Dati e software al servizio del mobility manager: il futuro della gestione della flotta aziendale
Gestire una flotta aziendale in modo efficiente è una sfida che molti mobility manager devono affrontare quotidianamente. Ogni decisione, dalla scelta dei veicoli alla loro gestione operativa, incide sui costi aziendali, sulla sicurezza dei dipendenti e sulla sostenibilità dell’azienda. La mobilità aziendale è sempre più centrale anche da un punto di vista normativo. Ottimizzare l’uso della flotta aziendale è quindi fondamentale per ridurre sprechi, migliorare la produttività e imprescindibile, oggi, per garantire la conformità alle normative fiscali e di sicurezza.
Due tipologie di veicoli aziendali da gestire
Una flotta aziendale è composta generalmente da due categorie di veicoli: quelli ad uso promiscuo e quelli strumentali. Se i veicoli strumentali sono destinati esclusivamente alle attività lavorative e difficilmente creano problemi gestionali, i mezzi ad uso promiscuo possono essere una vera sfida. Il primo caso è più semplice da amministrare: il veicolo strumentale viene assegnato a un singolo dipendente, che lo gestisce in autonomia seguendo le linee guida stabilite dall’azienda, generalmente tramite contratti di noleggio a lungo termine o di leasing. Questa modalità semplifica la ripartizione dei costi e delle responsabilità tra azienda e dipendente, garantendo che manutenzione e assicurazioni siano incluse nel contratto e non diventino un onere amministrativo.
La flotta ad uso promiscuo, invece, prevede l’utilizzo condiviso di un veicolo da parte di più persone, solitamente per esigenze operative di tecnici, manager o commerciali. Questa gestione è più complessa e richiede un’organizzazione efficace per evitare sovrapposizioni, inefficienze e problemi di responsabilità in caso di incidenti o sanzioni.
Le difficoltà della gestione tradizionale tra dati limitati e costi nascosti
Se la tua azienda si affida ancora a metodi manuali per la gestione delle prenotazioni dei veicoli, come i tradizionali fogli Excel, conosci bene quanto possa essere complicato avere un quadro complessivo e mantenere il controllo su utilizzi, manutenzioni e costi. Oppure, molte aziende monitorano l’utilizzo delle auto aziendali solo attraverso i dati di telepass o le ricevute di carburante, senza una visione chiara e immediata dell’effettivo impiego dei veicoli.
Questa mancanza di controllo può portare a un utilizzo inefficiente del parco auto e a costi nascosti difficili da giustificare. Un dipendente potrebbe percorrere chilometri extra con l’auto aziendale senza alcuna reale necessità lavorativa, generando costi superflui. Senza una gestione centralizzata, la prenotazione delle auto può diventare un caos: sovrapposizioni, inutilizzo di alcuni mezzi e un numero di vetture superiore al necessario sono problemi comuni che si potrebbero evitare con un sistema più strutturato.
Funzionalità di un software gestionale per la flotta aziendale
Nelle righe precedenti abbiamo definito per sommi capi le difficoltà che si incontrano nel tener conto di consumi e spese di un parco auto aziendale. I software di gestione delle flotte stanno rivoluzionando le procedure tradizionali poiché offrono vantaggi innegabili e davvero portentosi. Questi sistemi infatti permettono di monitorare in tempo reale chi utilizza un veicolo, per quanto tempo, quali percorsi sono stati effettuati e se ci sono anomalie nei consumi o nelle velocità di percorrenza.
Dispositivi per la guida dei veicoli aziendali
Esistono diversi dispositivi che permettono di gestire l’utilizzo dei mezzi aziendali. Ad esempio, grazie all’uso di portachiavi elettronici personalizzati, è possibile assegnare ogni veicolo a un dipendente specifico, registrando automaticamente tutti i dati necessari per un’analisi accurata e per garantire la sicurezza aziendale. Invece, alcune tecnologie avanzate permettono addirittura di impedire l’avviamento del veicolo se si trova fuori da un’area predefinita o in orari non consentiti, evitando usi impropri. Grazie agli alert automatici, è possibile individuare immediatamente infrazioni, anomalie e comportamenti rischiosi che potrebbero mettere in pericolo i dipendenti o esporre l’azienda a sanzioni.
Funzionalità per ottimizzare i mezzi logistici
Se la tua azienda si occupa di trasporto merci, logistica o trasporto persone, avere dati certi sullo stato del servizio è un valore aggiunto enorme. Esistono sistemi in grado di monitorare parametri come la temperatura interna delle celle frigorifere nei veicoli adibiti al trasporto alimentare, l’orario esatto delle fermate nei servizi di trasporto pubblico o la qualità dell’aria nei mezzi sanitari. Questi strumenti non solo aiutano a migliorare il servizio, ma consentono anche di rispondere a eventuali reclami dei clienti con dati oggettivi e inconfutabili.
Prenotazioni intelligenti e ottimizzazione delle risorse
Un altro aspetto cruciale della gestione della flotta è la prenotazione dei veicoli. Con un sistema di gestione digitale, puoi organizzare il planning settimanale o mensile, evitando sovrapposizioni e riducendo al minimo il numero di auto necessarie. Questo significa meno costi e meno sprechi, con una flotta più efficiente e sempre disponibile quando serve.
Molti mobility manager si trovano a fronteggiare un fenomeno diffuso: dipendenti che richiedono il rimborso chilometrico per l’uso dell’auto privata quando, in realtà, ci sarebbero veicoli aziendali disponibili. Questa pratica comporta spese inutili per l’azienda e può essere facilmente evitata implementando un sistema di prenotazione trasparente e ben organizzato.
Compliance fiscale e aziendale
Un aspetto che spesso viene sottovalutato è la compliance fiscale. Se il parco auto aziendale non è monitorato con attenzione, l’azienda potrebbe trovarsi esposta a contestazioni da parte dell’Agenzia delle Entrate o della Guardia di Finanza. Le auto utilizzate in modo improprio, senza un chiaro registro di assegnazione e utilizzo, potrebbero generare costi non deducibili o addirittura sanzioni fiscali.
Anche dal punto di vista disciplinare, una gestione poco chiara può portare a comportamenti scorretti da parte dei dipendenti, come l’utilizzo non autorizzato dell’auto aziendale per scopi personali. Se un mobility manager non ha strumenti adeguati per monitorare e prevenire queste situazioni, l’azienda potrebbe trovarsi ad affrontare sanzioni e problematiche interne difficili da risolvere.
Se la tua azienda sta ancora affrontando difficoltà nella gestione della flotta aziendale, il momento di agire è adesso. Il primo passo è definire un regolamento chiaro e dettagliato, adattato alle necessità aziendali e alle normative vigenti. A questo punto, valutare il software più adatto alle tue esigenze diventa essenziale. Un buon sistema gestionale non solo ottimizza le risorse, ma offre anche report dettagliati che aiutano a dimostrare la correttezza delle attività aziendali, sia nei confronti del fisco che nei confronti del personale.
Se hai bisogno di supporto per ottimizzare la gestione della tua flotta aziendale, contattaci qui. Semplificare la mobilità aziendale significa ridurre i costi, aumentare la sicurezza e migliorare la produttività.
