Book For Work: come rendere i viaggi d’affari più semplici e sostenibili dalla gestione al monitoraggio?
Nella gestione dei viaggi d’affari, ottimizzare i costi senza compromettere l’operatività e la sostenibilità ambientale sono diventati fattori basilari per le scelte delle aziende. Book For Work, sito B2B leader nelle prenotazione di alloggi per i viaggi di lavoro, ha risposto a queste esigenze introducendo tre nuove e fantastiche funzionalità: reports avanzati, calcolo delle emissioni CO2 e il programma Book For Me. Queste nuove funzionalità non solo semplificano i viaggi aziendali solo in fase di pianificazione, ma anche nel processo di monitoraggio. I vantaggi non riguardano esclusivamente gli interessi aziendali e anche i dipendenti ne traggono soddisfazione.
Reports: dati dettagliati per una gestione efficace
La capacità di analizzare e comprendere i dati è fondamentale per prendere decisioni informate e i nuovi reports di Book For Work offrono una panoramica completa e approfondita delle prenotazioni alberghiere aziendali grazie a diverse prospettive di analisi. Innanzitutto è possibile accedere rapidamente a informazioni chiave come la spesa totale, il numero di prenotazioni e il numero di notti prenotate. Questi dati forniscono una visione immediata dell’attività di viaggio dell’azienda. Successivamente si può visualizzare grafici che mostrano la spesa totale per mese e i check-in mensili, permettendo di identificare tendenze stagionali o periodi di maggiore attività. Book For Work scopre le top destinations e i top hotels, informazioni utili per negoziare tariffe migliori o valutare la necessità di contratti aziendali con determinati fornitori.
Tra le funzionalità utili del nuovo strumento ci sono quelle legate al monitoraggio della Travel Policy e del budget aziendale; in particolare alla conformità alla Travel Policy, del calcolo del saving aziendale confrontando la spesa effettiva con quella prevista e i dettagli per utente. Un aspetto spesso sottovalutato sono le statistiche relative ai centri di costo. Se l’azienda utilizza centri di costo o campi personalizzati per attribuire le spese, i report di Book For Work offrono dati dettagliati su prenotazioni, notti e spesa totale per ciascun centro di costo. Infine, grazie all’esportazione in Excel, si possono raccogliere tutti i dati delle prenotazioni in un arco temporale per ulteriori elaborazioni o integrazioni con altri sistemi aziendali. Questo facilita la condivisione delle informazioni con altri reparti e la creazione di report personalizzati, funzionalità molto utile per le aziende che utilizzano software di note spese come SAP, Zucchetti o simili. I report avanzati sono inclusi gratuitamente nella piattaforma, senza costi aggiuntivi o necessità di attivazione. Ogni azienda registrata può usufruire immediatamente di questi strumenti.
Calcolo delle emissioni CO2: un impegno concreto verso la sostenibilità
La sostenibilità ambientale è ormai una tematica che qualunque scelta aziendale deve tenere in considerazione. Book For Work introduce il calcolo automatico delle emissioni di CO2 per ogni prenotazione alberghiera e totale, aiutando le aziende a monitorare e ridurre la propria impronta ecologica.
Book For Work ha stretto una collaborazione con Greenview, che si occupa di programmi di sostenibilità e data management per l’industria dell’ospitalità e del turismo. Questa partnership garantisce l’accuratezza e l’affidabilità dei dati sulle emissioni. Il calcolo si basa sul Cornell Hotel Sustainability Benchmarking (CHSB) Index, riconosciuto a livello globale come lo strumento più completo per valutare le emissioni di CO2 associate ai soggiorni in hotel.
Il nuovo sistema permette di calcolare le emissioni di CO2 e poi di riportarle nel dettaglio di ogni prenotazione, permettendo ai viaggiatori e ai manager di essere consapevoli dell’impatto ambientale di ogni viaggio. Le informazioni vengono inoltre riportate anche nei reports, nei DBI Airplus e nei documenti fiscali come le fatture, facilitando l’integrazione con i processi aziendali esistenti. Inoltre, le aziende possono utilizzare questi dati certificati per rendicontare le emissioni nei propri bilanci di sostenibilità, rispondendo alle esigenze normative e alle aspettative degli stakeholder.
Book For Me: viaggi personali a tariffe esclusive B2B
Comprendendo l’importanza di offrire benefit anche ai dipendenti, Book For Work ha lanciato Book For Me, un programma che consente ai dipendenti delle aziende clienti di prenotare viaggi personali usufruendo delle tariffe esclusive del mercato B2B.
Quali sono i vantaggi per i dipendenti?
Le tariffe B2B per viaggi personali permettono ai dipendenti di accedere a prezzi migliori rispetto ai comuni siti B2C come Booking.com, Hotels.com, Expedia grazie alle dinamiche di prezzo del mercato B2B. Gli hotel disponibili sono gli stessi presenti sui principali siti di prenotazione, ma con tariffe spesso più vantaggiose. Questo significa che i dipendenti non devono scendere a compromessi sulla qualità per risparmiare. L’interfaccia utente è semplice e familiare, rendendo la prenotazione dei viaggi personali facile e veloce. I dipendenti possono pagare con la propria carta di credito personale o utilizzare il wallet interno alla piattaforma, che può essere ricaricato anche tramite bonifico. Questo offre una maggiore comodità e opzioni di pagamento sicure. Per accedere a Book For Me, i dipendenti devono creare un account personale, accedendo con il codice fornito dall’azienda. In questo modo, account aziendale e personale saranno chiaramente separati da credenziali diverse per permettere alle aziende e ai dipendenti di prenotare in sicurezza. Oltre ai vantaggi per i dipendenti, non mancano risvolti positivi per l’azienda; ad esempio l’incremento della propria reputazione come datori di lavoro attenti alle esigenze dei propri dipendenti.
Quali sono i vantaggi per le aziende?
Le nuove funzionalità introdotte da Book For Work rappresentano un significativo passo in avanti nella gestione dei viaggi d’affari, rispondendo alle esigenze attuali delle aziende di ogni dimensione. Il primo vantaggio da nominare è sicuramente l’efficienza operativa. Con i reports avanzati, i travel manager possono ottimizzare la pianificazione e la gestione dei viaggi, identificando aree di miglioramento e opportunità di risparmio. Inoltre, l’accesso a dati dettagliati permette di prendere decisioni strategiche basate su informazioni accurate e tempestive. La responsabilità sociale va di pari passo con la tutela ambientale in una visione di sostenibilità: monitorare le emissioni di CO2 e adottare misure per ridurle dimostra l’impegno dell’azienda verso la responsabilità sociale e ambientale. Ciò garantisce un vantaggio competitivo perché le aziende sostenibili sono sempre più apprezzate dai clienti, dai partner commerciali e dai consumatori finali, ma impedisce anche l’allontanamento delle risorse interne garantendo la fidelizzazione del personale.
