Best practice per spese di viaggio aziendali che aiutano il Travel Manager a concentrarsi sulla parte strategica

Un’ottima politica per la gestione delle spese di viaggio è fondamentale per ogni azienda i cui dipendenti sostengano costi per le trasferte. Stabilire linee guida chiare su come ottenere il rimborso delle spese assicura il rispetto delle regole, riduce le uscite inutili e previene le frodi. Mettere in atto delle buone pratiche garantisce risparmi notevoli e semplifica la procedura di segnalazione delle spese da parte dei dipendenti, facilitando l’approvazione e il rimborso. Ma esistono best practice per spese di viaggio controllate e controllabili? In questo articolo vogliamo suggerirvi delle linee guida utili per contenere i costi, migliorare la responsabilità e garantire la conformità con le normative.

Definire linee guida chiare per la gestione spese di viaggio aziendali

Una politica di viaggio ben definita controlla i costi e garantisce la conformità. Potrebbe sembrare una best practice per spese di viaggio un po’ scontata, ma quando una travel policy è davvero chiara? Talvolta le politiche di viaggio sono un po’ vaghe e rimettono ai dipendenti l’esercizio interpretativo di comprendere cosa sia o meno incluso in quelle affermazioni generiche. Definiree linee guida chiare per la gestione di spese di viaggio aziendali significa inserire: 

• tipi di spese rimborsabili, come voli, alloggi, noleggio auto, taxi, parcheggi, pasti, mance, utilizzo del telefono/internet e spese per il bagaglio. Come detto poche righe più su, devono essere esplicitate anche eventuali esclusioni;
• documentazione necessaria da presentare, come ricevute;
• requisiti di approvazione per certe spese, come viaggi internazionali o spese superiori a una certa somma. In questa sezione la travel policy dovrebbe spiegare il processo e la gerarchia di approvazione che deve seguire il dipendente;
• limiti di rimborso, come la classe dei voli e degli hotel per i quali è previsto il budget aziendale, i pasti, le mance, i tassi di chilometraggio per l’uso dell’auto personale. Il modo migliore per rendere comprensibile questo capitolo è inserire una tabella che vari in base alle località. Tradurre graficamente dettagli e numeri è un grande aiuto per i dipendenti in partenza. 
• scadenze per la presentazione dei rapporti di spesa dopo la fine dei viaggi, ad esempio entro 30-60 giorni. Le presentazioni tardive potrebbero non essere rimborsate.

Sempre nell’ambito delle linee guida, una buona pratica è concepire questo documento come un organismo in divenire. La travel policy deve essere periodicamente rivista in base alle esigenze dell’azienda, ma anche dei dipendenti. Dopo aver rivisionato le politiche aziendali è opportuno comunicare chiaramente i cambiamenti alla travel policy e le aspettative ai dipendenti per promuovere, da parte loro, la conformità e l’adesione di buon grado alle novità. La politica dovrebbe essere abbastanza permissiva da soddisfare i dipendenti, ma anche abbastanza restrittiva da controllare le spese eccessive o inutili. 

Tariffe per diem invece del rimborso delle ricevute

Stabilire tariffe per diem per pasti e alloggi può semplificare la gestione delle spese e fornire chiarezza ai dipendenti. Con le tariffe diurne i dipendenti ricevono una somma giornaliera fissa, naturalmente in base alla destinazione del viaggio di lavoro, evitando la necessità di tracciare e presentare ricevute per ogni singola spesa. I vantaggi dell’utilizzo delle tariffe per diem invece del rimborso basato sulle ricevute sono i seguenti:

• chiarezza anticipata su cosa copre il per diem per pasti e alloggi, eliminando la necessità di presentare ricevute o dettagliare le spese;
• semplificazione del processo di segnalazione e rimborso delle spese, riducendo i costi amministrativi.
• standard ragionevoli e difendibili per le spese di pasti e alloggi basati su tariffe IRS;
• controllo dei costi attraverso importi fissi, evitando che i dipendenti superino i limiti giornalieri per i pasti;
• uniformità e equità attraverso l’uso delle tariffe standard IRS, personalizzabili in base alle esigenze dell’organizzazione.

Formato standar per la richiesta di trasferte e la rendicontazione

Richiedi ai dipendenti di fornire informazioni dettagliate sullo scopo e sugli obiettivi di ogni viaggio di lavoro. I rapporti di viaggio e di spesa dovrebbero seguire un formato standard proposto dall’azienda, catturando dettagli chiave come:

• Date e località del viaggio.
• Elenco dettagliato delle spese.
• Ricevute di tutte le spese.
• Brevi riassunti del viaggio.

Standardizzare il formato dei rapporti facilita la revisione e l’approvazione delle spese in tutta l’organizzazione. Ma per ottimizizzare ancor di più il flusso, il processo di reporting dovrebbe essere il più snello possibile. Stiamo facendo riferimento ad app mobili e strumenti automatizzati per semplificare la presentazione, catturando però tutti i dettagli necessari per giustificare ogni dollaro speso secondo standard stabiliti. Allo stesso modo, questi tool digitali ordinano e conservano lo storico delle spese del corporate travel. Questa funzionalità computerizzata può fornire report periodici accurati che aiutano il Travel Manager a monitorare: i modelli di spesa individuando inefficienze, rischi di frode e opportunità di miglioramento della politica. L’utlizzo dell’AI nella gestione di spese di trasferta semplifica ulteriormente il suo lavoro indicando ai dipendenti eventuali violazioni alle polithce aziendali e forniscono informazioni. Inoltre strumenti automatici aggiornano tariffe e soglie.

Contattaci per una consulenza in Travel Management e comprendere insieme quale di queste best practice per spese di viaggio si adatta alla tua travel policy aziendale.

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Foto da Pexels: autore Jakub Zerdzicki