Negli ultimi anni ci siamo resi conto di come le cose possono cambiare velocemente. Le aziende devono essere pronte ad adeguare il budget alle nuove situazioni. L’AI per gestire spese aziendale garantisce la resilienza per diversi motivi.
Gli ultimi anni hanno messo a dura prova la resilienza delle aziende. Per affrontare gli imprevisti, che il più delle volte provengono da cause di forza maggiore e non interne al sistema aziendale, è quindi necessario sviluppare strategie e strumenti funzionali ad adattarsi anche a cambiamenti repentini. Saper maneggiare strumenti come AI e Analytics sono chiavi per il successo che rappresentano dei trend tecnologici già ben settati per i prossimi anni, come emerso anche dallo studio Travel for business sul Business Travel. Una ricerca di SAP Concur ha rivelato che però, oggi, il 61% dei decision maker dichiara che i propri responsabili finanziari non hanno un adeguato accesso ai dati di spesa dei dipendenti in tempo reale. Questo significa non essere in grado di migliorare il flusso del budget e monitorare gli impatti sull’azienda delle spese che potrebbero essere migliorati.
Gestire costi e compliance con AI
Uno dei primi aspetti da tutelare e preservare è la maniera di gestire al meglio uscite, flussi di cassa e compliance rispetto ai viaggi di lavoro. I prezzi e le normative sono soggetti a rapide virate e possono cambiare repentinamente le carte in tavola. Questo è un problema per i manager che gestiscono il budget e che devono avere una prospettiva attendibile delle spese future. Esistono strumenti che possono semplificare il monitoraggio di questi dati e flussi, esaminando in tempo reale tutte le spese e verificandone l’adeguamento alle politiche aziendali. Grazie ai tool digitali i manager saranno in grado di capire quali processi funzionano e quali dinamiche sono più critiche. Inoltre questi strumenti renderanno più veloci le procedure, alleggerendo il team finanziario da azioni ripetitive.
Grazie all’intelligenza artificiale, gli analytics ottimizzano le uscite e verificano in autonomia la compliance con le normative, attraverso soluzioni tecnologiche di regolamentazione. I sistemi di fatturazione automatizzati inclusi in questi sistemi migliorano anche la gestione dei flussi di cassa. La comodità è quindi che i manager avranno a che fare con dati già aggiornati e affidabili per prendere decisioni in tempo reale.
Se cambiano le priorità, probabilmente anche il budget dovrà adattarsi. Conoscere gli andamenti abituali del flusso di spesa è fondamentale. Pertanto poter contare sulla trasparenza nelle transazioni e nelle rendicontazioni è un presupposto. Le giuste tecnologie consentono di verificare i dati, di stilare report generici e specifici, compilando in autonomia dashboard già pronte all’uso.
Politica interna per la gestione delle spese con l’AI
Di fronte a contesti che cambiano, mercati che crescono ed equilibri che traballano, la flessibilità di un’azienda è cruciale per “barcollare ma non mollare”. Soprattutto con l’avvento del lavoro da remoto, in molte realtà non ci sono strumenti adeguati a tenere insieme le fila del sistema aziendale e dei movimenti dei trasfertisti. Ricorrere a tool obsoleti genera anche nei dipendenti un senso di disorientamento sulle linee da seguire.
Una soluzione intelligente risiede proprio nell’AI: un’unica piattaforma centralizzata, sulla quale far convergere tutte le spese e le informazioni. Per il 78% dei rispondenti alla già citata ricerca SAP Concur avere un’unica soluzione per gestire tutto il processo T&E.
AI per gestione delle spese di viaggio migliora il rapporto con i dipendenti
Per raggiungere il successo è importante che i dipendenti siano i primi portatori di valore e produttività. I processi macchinosi e caotici sono insidiosi nemici di questa propositività. Il tempo sprecato, la frustrazione nel comprendere le procedure, possono addirittura fare da ostacolo alla scelta, da parte dell’azienda, di guardare all’automazione. Invece integrare i processi con adeguate risorse tecnologiche può incoraggiare la forza lavoro. Per incentivare i dipendenti basta snellire le procedure e renderle intuitive, ma soprattutto meno ripetitive.
Insomma, come già visto anche nella nostra ricerca per il Gruppo Gattinoni, non c’è tempo da perdere. Nel 2024 le aziende devono sviluppare una forte resilienza nelle aree come travel and expenses. Ciò significa che quanto prima dovranno dotarsi di tecnologie alimentate da AI che permettano di gestire budget, immagazzinare dati.
