Dalla governance dei dati alla ridefinizione dei ruoli, l’intervento di Rosemarie Caglia all’evento AITMM di Firenze delinea un nuovo modello operativo e culturale per il Travel Management del futuro.
Durante l’appuntamento AITMM (Associazione Italiana Travel Mobility Manager) del 26 marzo a Firenze, l’attenzione si è concentrata su uno dei temi più urgenti e trasformativi del momento: l’adozione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei viaggi aziendali. Dopo l’introduzione del padrone di casa, Alberto Dalle Molle, referente Toscana di Aitmm, a intervenire è stata Rosemarie Caglia, CEO di Travel for business e membro del Comitato Tecnico Scientifico di AITMM, che ha guidato i partecipanti in un percorso progettuale collettivo grazie all’utilizzo di un Canvas operativo sviluppato ad hoc. Obiettivo: comprendere come l’AI possa potenziare, e non sostituire, il ruolo del Travel Manager.
AI e Travel Management: gli obiettivi strategici in gioco
Il punto di partenza, emerso dal lavoro in aula, è chiaro: l’adozione dell’AI non è un fine, ma un mezzo per ottimizzare processi, tempi e costi, valorizzare i dati per decisioni più efficaci e personalizzare l’esperienza di viaggio nel rispetto delle travel policy. Il Travel Manager evolve così da figura operativa a professionista strategico, capace di creare valore per l’azienda e per i viaggiatori stessi.
Tra i principali driver strategici emersi:
- Maggiore disponibilità e utilizzo dei dati per analisi predittive e retrospettive;
- Incremento della personalizzazione del servizio;
- Rafforzamento della compliance alle travel policy;
- Aumento della professionalizzazione del ruolo e riduzione dell’operatività manuale.
“Non è più solo una questione di organizzazione dei viaggi: oggi il Travel Manager deve dimostrare impatto, portare innovazione e partecipare attivamente ai processi decisionali aziendali”, ha sottolineato Rosemarie Caglia.
Il rischio del non agire: tra appiattimento e perdita di competitività
L’analisi condotta in aula ha chiaramente evidenziato due fronti di rischio contrapposti. Da un lato, l’integrazione acritica dell’AI può generare un “appiattimento” dell’esperienza e della qualità del servizio. Dall’altro, la non adozione rischia di portare una perdita netta di competitività. L’approccio è quindi bilanciato e consapevole, basato su formazione, analisi, governance e misurazione.
Un piano d’azione per guidare il cambiamento: formazione, cultura, governance
L’introduzione dell’intelligenza artificiale nella gestione dei viaggi aziendali non può essere affrontata come un semplice aggiornamento tecnologico. È, piuttosto, un percorso complesso che richiede una trasformazione strutturale del modo in cui le aziende gestiscono i processi legati al business travel. È emerso chiaramente dal lavoro svolto dai partecipanti all’incontro AITMM che le azioni chiave da intraprendere devono partire da una solida base culturale e organizzativa.
La formazione diffusa rappresenta il primo passo: non solo per familiarizzare con gli strumenti di AI, ma per sviluppare una reale consapevolezza sulle potenzialità dei dati e sulle logiche predittive che ne guidano l’uso. Questo implica anche il trasferimento interno delle competenze, in modo da creare una cultura aziendale condivisa, che coinvolga trasversalmente tutti gli stakeholder.
Accanto alla formazione, è indispensabile promuovere un cambiamento culturale più ampio, che sappia allineare stile manageriale e mindset ai nuovi obiettivi di efficienza e personalizzazione. In questo contesto, assume un ruolo centrale la mappatura dei comportamenti aziendali e la loro integrazione con le metriche strategiche, così come la revisione delle policy di viaggio, che devono essere ripensate in chiave AI-driven, rendendole flessibili, intelligenti e misurabili. Tutte queste leve sono state sistematizzate nel Canvas AI-BT, uno strumento progettato da Travel for business per guidare aziende e Travel Manager in un processo di innovazione strutturata e consapevole, e che offre una visione d’insieme degli attori coinvolti, degli ostacoli, delle risorse necessarie e delle metriche di successo.
Verso un nuovo profilo professionale: il Travel Manager si reinventa
La riflessione emersa dal lavoro di gruppo è andata oltre gli aspetti operativi, delineando in modo preciso l’evoluzione del ruolo stesso del Travel Manager. Una figura che, per rimanere rilevante in un contesto guidato da algoritmi e automazioni, deve trasformarsi in consulente data-driven: un professionista in grado di leggere i dati, interpretarli e utilizzarli per dimostrare il valore reale delle trasferte in termini di ROI e impatto sul business.
Non solo. Il Travel Manager del futuro dovrà essere una figura trasversale, capace di collaborare attivamente con risorse umane, finanza, procurement e sostenibilità. Un ruolo che richiede creatività e visione, per trasformare l’innovazione tecnologica in soluzioni pratiche, sostenibili e orientate alla persona.
Sarà anche un custode del benessere dei viaggiatori, responsabile non solo della logistica, ma della sicurezza, della personalizzazione dell’esperienza e del rispetto delle policy aziendali — grazie anche a strumenti predittivi e automatizzati.
Nuove metriche per un nuovo valore
Misurare l’impatto dell’AI nel business travel significa dotarsi di nuove metriche di valutazione, che vadano oltre il semplice contenimento dei costi. Tra gli indicatori più rilevanti emersi dal lavoro di gruppo ci sono:
- il risparmio di tempo, sia operativo che amministrativo;
- la soddisfazione dei viaggiatori, intesa come esperienza fluida, sicura e coerente con le esigenze individuali;
- il valore percepito del viaggio, in termini di contributo agli obiettivi aziendali;
- e l’allineamento tra travel policy e strategia d’impresa.
In questo scenario, l’intelligenza artificiale rappresenta un potente strumento di monitoraggio in tempo reale: permette di rilevare tempestivamente eventuali scostamenti dalla policy, analizzare la performance dei fornitori, ottimizzare le prenotazioni e individuare aree di miglioramento continuo.
Il risultato? Un Travel Manager più informato, più efficace, e soprattutto più centrale nelle dinamiche strategiche dell’impresa.
