Il recente aggiornamento normativo introdotto dall’articolo 51, comma 5 del TUIR, semplifica il regime fiscale relativo ai rimborsi per spese di viaggio e trasporto sostenute dai dipendenti all’interno del territorio comunale. Questa novità, approvata con il decreto legislativo approvato dal Consiglio dei ministri il 3 dicembre 2024, elimina alcuni dubbi interpretativi che da anni complicavano il lavoro dei travel mobility manager.
Di seguito, una guida in formato Q&A per rispondere ai principali interrogativi. Ma se avete commenti, correzioni o osservazioni non esitate a scriverci!.
Q&A per Travel Mobility Manager
1. Qual è la novità principale introdotta dalla normativa?
La novità consiste nell’estensione dell’esenzione fiscale a tutti i rimborsi per spese di viaggio e trasporto sostenute all’interno del comune, purché le spese siano comprovate e documentate, senza necessità che la documentazione provenga direttamente dal vettore. Per esempio, biglietti non nominativi come quelli dell’autobus o dei treni regionali sono ora accettati ai fini dell’esenzione.
2. Quali spese sono coperte dall’esenzione fiscale?
Sono coperte:
- Spese di trasporto pubblico: autobus, treni regionali e simili.
- Servizi di mobilità condivisa: car sharing, bike sharing e monopattini elettrici.
- Taxi o servizi di ride-hailing: come Uber o piattaforme simili.
- Trasporto privato aziendale: noleggio di auto per brevi periodi se usato per motivi di servizio.
3. La nuova normativa elimina il limite della nominatività dei titoli di viaggio?
Sì. Prima, i titoli di viaggio dovevano essere nominativi per beneficiare dell’esenzione fiscale. Ora, non è più obbligatorio, purché sia possibile collegare la spesa al dipendente attraverso una documentazione sufficiente, come fatture, ricevute o biglietti.
4. Cosa significa “comprovato e documentato”?
La spesa deve essere supportata da:
- Ricevute emesse dal fornitore del servizio (es. biglietto dell’autobus o del treno, ricevuta del taxi).
- Fatture dettagliate in caso di car sharing o ride-hailing, che indichino percorso, durata e costo.
- Dati aggregati forniti da app o piattaforme aziendali per spese di mobilità.
5. È necessario conservare la documentazione per ogni viaggio?
Sì, è importante che si conservi una documentazione dettagliata che dimostri:
- La finalità lavorativa della trasferta.
- La congruenza tra il percorso e l’attività svolta.
- Il dettaglio della spesa.
6. Come cambia la gestione per i travel/mobility manager / azienda / dipendenti?
Con la semplificazione normativa, si possono:
- Ridurre il tempo dedicato alla verifica di documenti nominativi.
- Integrare facilmente spese di trasporto provenienti da app o piattaforme digitali.
- Automatizzare la raccolta dati con strumenti software, rendendo la gestione più fluida e meno burocratica.
7. Le spese chilometriche sono coperte dalla nuova normativa?
Le spese chilometriche per l’uso di un mezzo proprio continuano a non beneficiare dell’esenzione fiscale. La normativa riguarda solo le spese di viaggio e trasporto comprovate e documentate attraverso titoli di viaggio o piattaforme di mobilità.
8. Come si documentano i servizi di car sharing o ride-hailing?
La documentazione può consistere in:
- Fatture elettroniche emesse dalle piattaforme (Uber, FreeNow, etc.).
- Report generati da software aziendali che tracciano le spese di trasporto.
- Dichiarazioni di utilizzo a fini lavorativi.
9. È possibile rimborsare spese aggregate, come abbonamenti?
Sì. Per esempio, un abbonamento mensile per il trasporto pubblico può essere rimborsato senza ulteriori dettagli, purché si dimostri che il dipendente lo utilizza per motivi di servizio.
10. Quali strumenti possono aiutare i travel mobility manager a implementare la normativa?
I travel mobility manager possono avvalersi di:
- App di gestione delle spese: strumenti che integrano ricevute digitali e report automatici.
- Software di mobilità aziendale: soluzioni che raccolgono dati sulle spese di trasporto.
- Portali dedicati: piattaforme che monitorano l’uso di car sharing e trasporti pubblici.
11. Ci sono rischi di contestazione fiscale?
I rischi si riducono notevolmente se la documentazione è completa. È essenziale:
- Indicare chiaramente l’utilità lavorativa della spesa.
- Utilizzare fornitori trasparenti e piattaforme affidabili.
- Mantenere un archivio organizzato delle spese sostenute.
12. Come gestire trasferte che combinano spese comunali e intercomunali?
Se una trasferta include sia tratte comunali sia intercomunali, le spese devono essere suddivise e documentate separatamente. Questo può includere, ad esempio, il rimborso per il trasporto locale nella città di partenza e arrivo, oltre al biglietto del treno per il viaggio principale.
13. Come comportarsi in caso di spese anticipate dal dipendente?
Se il dipendente anticipa le spese (ad esempio acquistando un abbonamento o biglietti multipli), il rimborso deve essere effettuato con documentazione chiara che dimostri la connessione al servizio lavorativo e la congruità con la normativa.
14. Le trasferte occasionali possono essere gestite allo stesso modo delle trasferte ricorrenti?
Le trasferte occasionali (es. per un meeting unico) devono essere gestite con la stessa attenzione documentale di quelle ricorrenti, ma possono richiedere una maggiore specificità nel giustificare il motivo della trasferta. È consigliabile collegarle a un evento o incarico specifico.
15. Qual è il ruolo del datore di lavoro nella verifica delle spese?
Il datore di lavoro è responsabile di:
- Verificare la correttezza e la completezza della documentazione.
- Garantire che le spese siano strettamente legate a motivi lavorativi.
- Fornire linee guida ai dipendenti su quali spese siano rimborsabili e come documentarle.
16. Come vengono trattati i rimborsi per spese di viaggio effettuate in gruppo?
Se più dipendenti condividono il trasporto (ad esempio un taxi o un car sharing), il rimborso può essere suddiviso proporzionalmente tra i partecipanti, oppure essere intestato al dipendente che ha sostenuto il costo totale, con documentazione aggiuntiva che giustifichi la spesa comune.
17. È necessario conservare le ricevute cartacee o sono accettate copie digitali?
Le copie digitali sono generalmente accettate, purché siano leggibili, complete e rispecchino fedelmente le ricevute originali. Piattaforme digitali o app possono facilitare la gestione di tali copie.
18. Cosa succede in caso di smarrimento della documentazione?
In caso di smarrimento, è possibile richiedere una copia al fornitore del servizio (se disponibile) o fornire una dichiarazione sostitutiva. Tuttavia, è fondamentale dimostrare l’effettiva connessione della spesa all’attività lavorativa.
19. Come gestire le politiche aziendali in merito a rimborsi superiori ai limiti stabiliti dalla normativa?
Se l’azienda decide di rimborsare spese che eccedono i limiti di esenzione fiscale, la parte eccedente verrà considerata reddito imponibile per il dipendente. Il travel manager / azienda deve monitorare i limiti e informare i dipendenti su eventuali implicazioni fiscali.
20. Come garantire la compliance con il GDPR per i dati raccolti?
Con l’uso di app e piattaforme per il monitoraggio delle spese, è fondamentale che i travel manager:
- Proteggano i dati personali dei dipendenti.
- Si assicurino che le piattaforme utilizzate siano conformi al GDPR.
- Evitino la raccolta di dati non necessari per il rimborso.
21. Le spese sostenute durante lo smart working sono rimborsabili?
No, le trasferte comunali sono esenti solo se connesse a un incarico lavorativo in presenza. Le spese sostenute per recarsi in un coworking o in un luogo di lavoro scelto dal dipendente non sono generalmente rimborsabili, a meno che non siano esplicitamente previste dalle politiche aziendali.
22. Come si armonizzano le politiche aziendali con la nuova normativa?
Le aziende devono aggiornare le proprie politiche di rimborso per:
- Riflettere i cambiamenti normativi.
- Definire con chiarezza quali spese sono accettate.
- Formare i dipendenti sulle procedure aggiornate.
23. Come gestire le trasferte con mezzi di proprietà aziendale?
Le spese di viaggio effettuate con veicoli aziendali non sono soggette a rimborso diretto al dipendente, ma eventuali costi associati (es. pedaggi, parcheggi) devono essere documentati per garantire l’esenzione fiscale.
24. Le spese di parcheggio sono considerate esenti?
Sì, le spese di parcheggio connesse direttamente all’attività lavorativa possono essere rimborsate ed esentate, purché siano documentate in modo chiaro. Tuttavia, non rientrano nella normativa se legate al tragitto casa-lavoro.
25. È possibile includere spese per mobilità sostenibile?
Sì, l’uso di mezzi di mobilità sostenibile come bike sharing, monopattini elettrici e altri sistemi innovativi è incentivato. È sufficiente conservare ricevute o fatture rilasciate dalle piattaforme di sharing.
26. Come gestire i rimborsi per trasferte non pianificate?
Le trasferte non pianificate richiedono una documentazione ancora più dettagliata, in quanto spesso mancano di una pianificazione preventiva. È importante collegare le spese a un’attività specifica (es. riunione urgente) per giustificarne l’esenzione.
27. Quali sono le responsabilità del travel mobility manager / aziende in caso di audit?
In caso di controllo fiscale, l’azienda deve essere in grado di:
- Fornire tutta la documentazione richiesta.
- Dimostrare la connessione tra le spese rimborsate e le attività lavorative.
- Giustificare eventuali deroghe o spese non standard.
