Come bilanciare sicurezza e produttività dei dipendenti in viaggio? Essere prudenti è doveroso, ma attenzione ad essere “iper protettivi”

Sappiamo tutti quanto sia fondamentale garantire la sicurezza dei propri dipendenti quando viaggiano per lavoro. La gestione dei rischi legati ai viaggi può talvolta sembrare eccessivamente complessa e gravosa. A livello aziendale le procedure di sicurezza possono essere così rigide da ostacolare i viaggi stessi, riducendo la velocità di risposta a nuove opportunità e provocando frustrazione tra i dipendenti. Sul fronte delle persone, invece, le aziende introducono così tante procedure che i viaggiatori si sentono disorientati: invece di sentirsi supportati, rimangono bloccati in una serie di protocolli che rendono difficile affrontare con serenità una trasferta di lavoro. Ma come bilanciare sicurezza e produttività dei dipendenti in viaggio?

I principali errori delle aziende nell’organizzazione di una trasferta

La sicurezza è senza dubbio una priorità, ma non deve trasformarsi in un processo eccessivamente complicato che riduce la flessibilità e rallenta il business. Sono tanti gli errori in cui incappano le aziende nel momento in cui organizzano trasferte di lavoro. Ridotta agilità, rinuncia alle partenze per il troppo timore, aumento dei costi e senso di pesantezza a danno dei viaggiatori sono solo alcuni dei limiti che le aziende pongono a se stesse. 

Quando le aziende devono agire rapidamente e inviare persone all’estero nel giro di pochi giorni, i sistemi di rischio eccessivamente cauti possano causare ritardi. Può capitare che i rischi della destinazione vengano trascurati perché i processi interni per le approvazioni e la gestione del rischio siano troppo lenti. In alcuni di questi casi la soluzione più rapida è anche la meno sicura, poiché consiste nell’affidarsi a molteplici parti interessate che devono approvare i viaggi verso destinazioni di cui non sanno nulla. Viceversa, quando la gestione dei rischi si concentra troppo sui potenziali pericoli, può creare una cultura aziendale in cui i dipendenti hanno paura di viaggiare, anche quando è necessario per la crescita del business.

È vero, la sicurezza e la prevenzione non sono mai troppe, ma spendere grandi somme in fornitori di gestione del rischio che addebitano costi per servizi e infrastrutture che non sono effettivamente necessari (come l’accesso a strutture mediche o infrastrutture globali che potrebbero non essere mai utilizzate) può essere superfluo e oneroso. Ma questi investimenti non sempre sono la scelta migliore perché molto dipende dal tipo di destinazione. 

I viaggiatori frequenti spesso affrontano frustrazioni dovute alla navigazione su più piattaforme per prenotazioni, informazioni sulla sicurezza e regole di viaggio. La necessità di condurre ricerche autonome sulle destinazioni aggiunge complessità, influenzando la prestazione del viaggio e, forse, compromettendo ancora prima di partire. La produttività diminuisce e l’insoddisfazione dell’esperienza complessiva di trasferta aumenta.

Come bilanciare sicurezza e produttività dei dipendenti in viaggio?

D’altro canto, però, un approccio troppo flessibile e superficiale potrebbe esporre i dipendenti in viaggio a rischi seri e inaspettati. Come gestire situazioni di emergenza medica o disordini civili e disastri naturali che ovviamente, non mandano un gentile preavviso? La mancanza di un supporto adeguato per i lavoratori in trasferta può mettere in serio pericolo la loro sicurezza, oltre a danneggiare la reputazione dell’azienda e porla di fronte a seri rischi legali. 

Il primo presupposto fondamentale è imboccare la giusta prospettiva, da subito. L’approccio delle strategie di travel risk management non deve essere focalizzato sulla restrizione, ma piuttosto sull’abilitazione dei dipendenti; cioè l’obiettivo non deve essere evitare i viaggi aziendali, ma fornire un paracadute d’emergenza ai dipendenti. 

Pianificazione personalizzata della gestione del rischio 

Non esiste una soluzione sempre valida. A partire da procedure base stabilita dall’azienda, bisogna articolare questa struttura in base ai rischi della destinazione, alla durata e al profilo del viaggiatore. Ciò significa valutare i rischi in base all’area geografica, alla natura del viaggio e alle esigenze individuali del viaggiatore.

Comunicazione chiara e personalizzata

Un elemento chiave per trovare il giusto equilibrio è la comunicazione efficace verso il personale in partenza. I dipendenti devono ricevere informazioni concise e attuabili che li aiutino a prendere decisioni informate durante il viaggio; devono avere la percezione che le procedure siano facilmente comprensibili e applicabili anche in caso di emergenza. I dipendenti fuori città vogliono sentire vicino la propria azienda, vogliono avere la sensazione di non essere “dimenticati” . Ecco perché le imprese dovrebbero fornire aggiornamenti in tempo reale sulla situazione anche mentre sono in trasferta e indicazioni davvero rilevanti per la sicurezza in modo rapido ed efficace, evitando informazioni superflue. 

Servizi per dipendenti in trasferta

Invece di imporre restrizioni, le aziende dovrebbero rendere agevole i movimenti e le azioni del dipendente. In che maniera? Offrendo supporto e strumenti che consentano ai dipendenti di viaggiare con fiducia e serenità. Ad esempio, fornire servizi di assistenza medica e di sicurezza 24/7 e offrire consulenza prima, durante e dopo il viaggio può aiutare i lavoratori fuori casa a sentirsi sicuri e concentrarsi sul proprio lavoro. Il senso di protezione sarebbe ancor più rincuorante se l’azienda usasse piattaforme di tracciamento in tempo reale che possano fornire un supporto tempestivo in caso di emergenze, consentendo all’azienda di agire prontamente. Questo ci porta inevitabilmente a parlare di tecnologia e di soluzioni digitali in termini di necessità. Oltre al tracciamento della posizione del dipendente in caso di emergenza, le piattaforme di gestione del Travel Risk Management possono fornire informazioni aggiornate (come abbiamo detto qualche riga più sù).  

Snellimento e miglioramento continuo dei processi di approvazione

Le aziende dovrebbero snellire i processi di approvazione dei viaggi, consentendo decisioni rapide in base a valutazioni di rischio in tempo reale. Automatizzare alcune procedure può aiutare a ridurre i ritardi e garantire che i viaggiatori possano spostarsi rapidamente quando necessario. Viceversa, quando non è necessario, l’azienda deve pensare a procedure più snelle. La chiave è assicurarsi che la gestione dei rischi non ostacoli la capacità dell’azienda di rispondere alle opportunità di mercato. 

Trovare il modo giusto per bilanciare sicurezza e produttività dei dipendenti in viaggio richiede un approccio strategico e centrato sulle persone. La sicurezza non deve essere percepita come un ostacolo, ma anzi come un fattore abilitante che aiuti i dipendenti a viaggiare in modo efficiente e sicuro. L’obiettivo finale è consentire ai dipendenti di viaggiare con fiducia, sapendo che l’azienda si prende cura della loro sicurezza, ma senza mettere inutili barriere alla loro produttività. Costi, tecnologia e formazione sono degli aspetti centrali in questo processo. 

Entra nella nostra community e scopri come rendere la trasferta più piacevole per i dipendenti con i nostri approfondimenti: 

Come gestire una trasferta di lavoro in giornata? Pianifica bene i tempi, gli spostamenti e viaggia leggero. 

Guidare all’estero durante una trasferta. Formare il personale a guidare all’estero in sicurezza è un aspetto importante per il successo della Travel Risk Management dell’azienda.

Perché organizzare corsi di lingue per i dipendenti in trasferta? Tra i vantaggi per investire in corsi di lingue per dipendenti in trasferta non c’è solamente la comunicazione efficace.

Fotocredit Nicola Bars