Se organizzare una trasferta è complesso, farlo per più dipendenti contemporaneamente è una sfida ancora più grande. Ecco una guida per organizzare un viaggio di gruppo aziendale senza lasciare nulla al caso
Organizzare un viaggio di lavoro di gruppo amplifica le sfide per il Travel Manager che non solo si trova a dover pianificare spostamenti, alloggi e servizi ancillari, ma anche a dover concertare le esigenze di più dipendenti in trasferta. Con una pianificazione attenta e grazie all’uso degli strumenti giusti, è possibile organizzare un viaggio di lavoro di gruppo rendendolo un’esperienza senza stress e altamente produttiva. In questa guida vogliamo darvi qualche suggerimento per pianificare efficacemente un viaggio di gruppo aziendale, tra consigli pratici e strumenti utili.
Definire obiettivi e budget per un viaggio aziendale di gruppo
Prima di tutto, è cruciale stabilire gli obiettivi del viaggio. Che si tratti di una conferenza, di un meeting con clienti o di una sessione di team building, bisogna esplicitare gli obiettivi chiari della trasferta. Questo aiuta a pianificare ogni dettaglio con precisione, a partire dagli appuntamenti e dalle tempistiche necessarie per ogni attività. Per esempio, se l’obiettivo del viaggio aziendale è partecipare ad una fiera del settore, l’orario per lasciare il sito è importante includere nel programma anche il tempo per visitare gli stand, per incontrare potenziali partner e partecipare ai seminari.
Oltre ad avere obiettivi chiari, in fase di pianificazione è importante anche definire un budget dettagliato per il viaggio di gruppo aziendale che copra tutte le spese previste: dai trasporti agli alloggi, dai pasti agli imprevisti. Oltre alle voci inalienabili, bisogna prevedere allo stesso tempo delle spese legate ad attività extra come cene aziendali o visite turistiche. Creare un budget realistico aiuta ad evitare sorprese finanziarie e a mantenere il controllo sui costi. Per il Travel Manager è utile introdurre e illustrare ai propri colleghi in partenza app di gestione finanziaria per monitorare le spese in tempo reale e dunque supervisionare l’andamento del budget. Ma della comunicazione tra Travel manager e dipendenti in viaggio ne parleremo tra qualche riga.
Pianificazione e prenotazione
Pianificare viaggio di gruppo aziendale con largo anticipo è fondamentale. Le prenotazioni a lungo termine non solo garantiscono tariffe migliori, ma offrono una maggiore disponibilità di opzioni. Questo consente di valutare diverse soluzioni e di ottenere il miglior rapporto qualità-prezzo anche interfacciandosi con nuovi fornitori. Oltre alla convenienza dell’offerta, la scelta della struttura deve tenere in considerazione gli impegni che aspettano ogni dipendenti in trasferta del gruppo. Infatti potrebbe accadere che non tutti siano alle prese con i medesimi appuntamenti nello stesso momento. In questo caso la posizione della struttura deve essere strategica rispetto ai luoghi che tutti i dipendenti devono visitare per ridurre al minimo i tempi di trasferimento e i conseguenti costi. Ecco perché la pianificazione di un viaggio di gruppo aziendale è molto complessa per il Travel Manager. Creare un itinerario dettagliato che includa orari di voli, trasferimenti, orari delle riunioni e attività extra per più persone potrebbe essere arduo. Di nuovo, per tenere insieme tutte queste informazioni sui multipli aspetti logistici di un viaggio aziendale di gruppo vengono in aiuto le piattaforme digitali. In questa maniera è più facile creare un itinerario dettagliato che includa orari di voli, trasferimenti, orari delle riunioni e attività extra. Organizzare tutti i dettagli del viaggio in un unico luogo digitale e renderli facilmente accessibili assicura che tutti i dipendenti siano informati in tempo reale anche in caso di imprevisti. Utilizzare strumenti per organizzare riunioni e incontri, consentendo a tutti i partecipanti di indicare la loro disponibilità e di coordinare agende fitte e trovare slot di tempo comuni.
La scelta degli alloggi dipende dagli obiettivi della trasferta. Se lo scopo del viaggio di lavoro è partecipare a fiere, probabilmente non è necessario scegliere una struttura con sale conferenza. Viceversa, se l’intenzione è incontrare diversi clienti o partner, potrebbe essere opportuno optare per un hotel business dotato di sale riunioni e servizi di catering.
Comunicazione efficace e pianificazione collettiva
Più di una volta abbiamo sottolineato come la comunicazione sia alla base di un viaggio di gruppo aziendale ben riuscito; ma ancor prima ben organizzato. E allo stesso modo abbiamo già detto che gli strumenti digitali sono assistenti insostituibili per il Travel Manager. Le piattaforme permettono una comunicazione rapida di tutti i dettagli e la condivisione di documenti importanti. Inoltre esse consentono di creare canali dedicati al viaggio per discussioni specifiche e aggiornamenti in tempo reale.
Le informazioni per il personale in trasferta devono essere chiare. È importante rendere autonomi i partecipanti, facendo in modo che tutti abbiano accesso alle informazioni chiave come numeri di conferma delle prenotazioni, indirizzi degli hotel e contatti di emergenza.
Prima ancora della partenza è utile organizzare riunioni periodiche, anche brevi, per aggiornare il gruppo sui progressi della pianificazione e rispondere a eventuali domande o preoccupazioni. Una dialogo costante aiuta a mantenere tutti allineati e a prevenire malintesi. Poco prima di partire il Travel Manager dovrebbe fornire un documento riepilogativo con tutti i dettagli essenziali e distribuirlo sia in formato digitale che cartaceo ai colleghi in partenza.
Preparazione ai possibili imprevisti durante un viaggio di gruppo aziendale
Se il viaggio coinvolge diverse persone, anche l’eventuale gestione del rischio si amplifica. Se è disagevole affrontare eventuali ritardi, cancellazioni di voli o problemi di salute che riguardano una sola persona, pensiamo a quanto diventa complesso con più risorse fuori sede. Pertanto è ancora più importante mettere giù un piano di Travel Risk Management che punti molto sulla prevenzione e sulla formazione dei dipendenti pronti a partire.
Bisogna fare in modo che tutti i partecipanti siano coperti da un’assicurazione viaggio adeguata che copra cancellazioni, spese mediche e altri imprevisti. Un’altra buona pratica è prevedere una copertura per la perdita di bagagli e documenti importanti. Infin, avere copie di backup di documenti importanti come passaporti, visti, biglietti aerei e prenotazioni di hotel è alla base di un viaggio in sicurezza. In questo caso si possono utilizzare servizi di cloud storage come Google Drive o Dropbox per archiviare copie digitali facilmente accessibili da qualsiasi dispositivo.
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Foto Pexels: fonte Fauxels
