Carta di credito o prepagata? Ogni soluzione ha vantaggi e comodità. Guida alla carta aziendale per dipendenti per fare una scelta strategica.
La scelta tra carta di credito o carta prepagata per i viaggi di lavoro sono una delle questioni centrali. Possono sembrare molto simili, ma non è così. Oggi il contante è sempre più fuori moda a favore delle carte, soprattutto perché meno sicuro e sfuggente anche nella fase di rendicontazione. Per il Travel Manager è quindi un alleato importante per gestire al meglio le spese durante le trasferte. In questa guida alla carta aziendale per dipendenti vogliamo cercare di spiegare quali siano le differenze e i vantaggi che l’una e l’altra soluzione rappresentano in base ai diversi tipi di viaggio.
Quali sono le caratteristiche e vantaggi delle carte di credito
Una carta di credito è collegata ad un conto corrente e permette di fare spese anche se sul conto non è presente la somma di denaro necessaria. In questo caso è la banca che “anticipa” i soldi utili alla transazione. Nel caso dei viaggi di lavoro, le transazioni effettuate con questa carta vengono addebitate su un conto di credito che l’azienda deve poi rimborsare entro un certo periodo di tempo.
Quali sono i vantaggi di carte di credito aziendali
Le carte di credito aziendali, grazie alla possibilità di accedere a somme più sostanziose, possono essere una scelta strategica nell’ottica di ricompense e del Travel Risk Management.
Le carte di credito aziendali consentono una rilevante flessibilità nelle spese. I limiti di spesa sono generalmente ampi per consentire ai dipendenti di gestire con maggiore facilità spese maggiori come gli spostamenti e soggiorni in hotel. Molte carte di credito aziendali offrono programmi di premi che permettono di accumulare punti per ogni spesa effettuata. I punti si trasformano successivamente in sconti o benefit da utilizzare ad esempio per viaggi. In caso di emergenze o di spese impreviste, le carte di credito aziendali permettono ai dipendenti di poter fronteggiare il momento con maggiore sicurezza, offrendo una maggiore copertura finanziaria rispetto alle carte prepagate. Le transazioni effettuate con carte di credito vengono monitorate e archiviate dettagliatamente, facilitando la contabilità e la gestione delle spese da parte dell’amministrazione.
Quali sono gli svantaggi della carta di credito aziendale
Il fatto che queste tipologie di carte consentono di effettuare pagamenti più ingenti presenta anche un risvolto della medaglia.
Innanzitutto, se non gestite correttamente, le carte di credito possono portare a un accumulo di debiti significativi per l’azienda che si rivelano in un secondo momento e non in tempo reale. Per di più, se il saldo non viene pagato integralmente entro la scadenza, l’azienda può incorrere in costi di interesse elevati. Le carte di credito richiedono un monitoraggio continuo per evitare spese eccessive o non autorizzate.
Quali sono le caratteristiche delle carte prepagate aziendali
Una carta prepagata non è invece collegata ad un conto corrente, ma solo ad un circuito di pagamento. Le spese vengono in questo caso addebitate immediatamente. Nel caso di una carta prepagata aziendale, il datore di lavoro carica una certa somma di denaro sulla carta e il dipendente può utilizzare solo l’importo disponibile su di essa. Quando il saldo si esaurisce, la carta deve essere ricaricata. Le carte prepagate di nuova generazione però possono definire un budget di spesa massimo, proprio come le carte di credito.
Quali sono i vantaggi di carte prepagate aziendali
Le carte prepagate offrono un controllo rigoroso sulle spese, limitando il rischio di indebitamento, dal momento che i dipendenti possono spendere solo l’importo caricato sulla carta. Il fatto che non c’è rischio di incorrere in un credito da rimborsare, non c’è pericolo di andare incontro a costi di interesse associati all’uso delle carte prepagate e ad un eventuale “anticipo” delle banche, come invece avviene con le carte di credito. Queste carte sono facili da gestire da parte dell’azienda dato che in anticipo stabilisce l’importo necessario per le spese previste, semplificando la pianificazione finanziaria. E non dimentichiamo che, in caso di smarrimento o furto, il rischio è limitato all’importo presente sulla carta.
Quali sono gli svantaggi di carte prepagate aziendali
Anche in questo caso, a fronte dei tanti vantaggi, ci sono delle controindicazioni alla scelta delle carte prepagate aziendali che spetta al Travel Manager valutare insieme alla dirigenza. I limiti di spesa inferiori rispetto alle carte di credito può rappresentare un problema per spese più elevate, anche nell’eventualità di un’emergenza o di un imprevisto. Nel caso in cui ci sia uno sciopero del settore aereo, il dipendente in trasferta non potrebbe procedere in autonomia all’acquisto di un nuovo titolo di viaggio. Quindi, se i dipendenti hanno bisogno di spendere oltre l’importo caricato, l’azienda deve essere in grado di ricaricare la carta prontamente, il che può essere poco pratico e richiedere tempo. Infine, a differenza delle carte di credito, le carte prepagate non offrono programmi di premi o altri vantaggi associati.
Quindi possiamo dire che se le prepagate aiutano a mantenere sotto controllo il budget, d’altro canto sono un ostacolo per snellire le procedure del travel management e soprattutto poco strategica per il Travel Risk Management.
Guida alla carta aziendale per dipendenti: scegliere la carta di credito o una prepagata?
La scelta tra una carta di credito aziendale e una carta prepagata dipende dalle politiche dell’azienda, dalla tipologia di trasferte e dalle esigenze dei dipendenti. In questa guida alla carta aziendale abbiamo infatti visto come l’una e l’altra soluzione si pongano in maniera diversa nei confronti del Travel Risk Management. Inoltre abbiamo riflettuto su come carta di credito o carta prepagata siano diversamente funzionali al flusso di gestione delle trasferte. Per giungere quindi alle conclusioni, tenendo in considerazione vantaggi e svantaggi, possiamo sintetizzare così:
- Esigenze di Spesa: Se i dipendenti devono gestire spese elevate o impreviste, una carta di credito aziendale potrebbe essere la scelta migliore per la sua maggiore flessibilità. Se invece le spese sono prevedibili e contenute, una carta prepagata può offrire un maggiore controllo.
- Controllo Finanziario: Se la tua azienda preferisce un controllo rigoroso sulle spese per evitare debiti, le carte prepagate sono la scelta ideale. Se invece vuoi sfruttare i vantaggi dei programmi di premi e puoi gestire il rischio di indebitamento, una carta di credito può essere più vantaggiosa.
- Gestione Amministrativa: Considera anche il carico amministrativo associato a ciascuna opzione. Le carte di credito richiedono un monitoraggio più attento e una gestione del saldo, mentre le carte prepagate sono più semplici da gestire ma potrebbero richiedere ricariche frequenti.
Entrambe le carte aziendali hanno i loro vantaggi e svantaggi. Quindi scegliere quella di credito o la prepagata è una decisione strategica da parte del Travel Manager, di concerto con l’azienda. La nostra consulenza in Travel Management può aiutarti a scegliere l’opzione più adatta ad offrire il miglior equilibrio tra controllo, flessibilità e vantaggi finanziari.
Entra nella nostra community e approfondisci l’argomento delle spese di viaggio con:
Quali sono le buone pratiche per spese di viaggio? Best practice per spese di viaggio aziendali che aiutano il Travel Manager a concentrarsi sulla parte strategica.
Come rendere i dipendenti in viaggio più responsabili? Risparmiare non vuol dire fare tagli al budget, ma ottimizzare le spese e non dipende solo dal datore di lavoro. Come responsabilizzare i dipendenti in viaggio a fare le scelte giuste?
Come ottenere una trasferta dal datore di lavoro? Ottenere l’autorizzazione per un viaggio d’affari non è sempre scontato. Bisogna dimostrarne l’opportunità, il rapporto costi-benefici, ma anche la forma conta. Allora come richiedere una trasferta al datore di lavoro?
RImborso e vantaggi per la gestione note spese digitale. La gestione note spese digitale: riduce tempi e rischi, aumenta soddisfazione ed efficienza. Ecco i vantaggi di un software per la gestione note spese.
Foto Pexels: Karolina Kaboompics
