Come migliorare la comunicazione con gli ospiti in un hotel business? Tecnologia e organizzazione eventi sono i due asset da seguire
Ogni target ha delle necessità specifiche. La tempestività delle risposte e la qualità della comunicazione del personale possono ad esempio avere un impatto significativo sull’esperienza complessiva del soggiorno di un viaggiatore d’affari. Un’interazione dedicata ed efficiente migliora la soddisfazione dell’ospite in prima battuta, ma rafforza la reputazione dell’hotel presso il target business grazie al rinnovo delle prenotazioni da parte delle aziende, alle buone recensioni e al passaparola. Ma come migliorare la comunicazione con gli ospiti in un hotel business?
Comunicazione efficace dalle mail alla reception
I viaggiatori d’affari spesso si organizzano e si muovono con orari ristretti, quindi l’efficienza nella comunicazione è una priorità assoluta. Ogni interazione deve essere strutturata affinché le informazioni siano chiare e concise. Ad esempio, le mail di conferma di una prenotazione potrebbero semplicemente essere costruite con una parte iniziale sintetica e visivamente efficace e una sezione successiva che elenchi i contatti per ogni tipo di richiesta. Una volta in albergo, gli ospiti hanno la medesima necessità di ricevere informazioni e indicazioni chiare. La segnaletica all’interno dell’hotel business deve essere facilmente comprensibile per permettere alle persone di muoversi in autonomia e senza perdere tempo tra sale riunioni, centri business e altri servizi. Anche una volta terminato il soggiorno bisogna garantire una comunicazione presente e professionale verso il cliente. Monitorare e rispondere alle recensioni online è importante per raccogliere feedback preziosi e dimostrare l’impegno dell’hotel nel migliorare costantemente i propri servizi. Le risposte tempestive e professionali alle recensioni mostrano attenzione verso gli ospiti e costruiscono una reputazione positiva.
Tecnologia per esperienze personalizzate
La tecnologia rende l’esperienza degli ospiti più comoda, flessibile e personalizzata. Soluzioni tecnologiche semplificano i processi in ogni fase del soggiorno: dalla prenotazione al check-out. Pensiamo alla comodità di completare le procedure di check-in prima di arrivare in hotel direttamente da app evitando le code in reception. Nei casi migliori è addirittura possibile usare una chiave digitale sul proprio smartphone per aprire la stanza senza doversi fermare all’entrata. Continuando a parlare di smartphone, scaricando le giuste app gli ospiti possono richiedere servizi in camera, di lavanderia o prenotazioni per la sala riunioni. Inoltre l’introduzione di assistenti virtuali h24 può fornire risposte immediate alle domande più comuni. Questo riduce i tempi di attesa alla reception e offre agli ospiti un’esperienza più fluida e senza interruzioni. Un canale diretto e immediato è molto apprezzato dai viaggiatori d’affari che necessitano di informazioni rapide. Strumenti digitali allo stesso tempo migliorano la soddisfazione degli ospiti, la sicurezza e liberano il personale da compiti ripetitivi.
La comunicazione eventi
Una parte essenziale dei servizi degli hotel business è l’organizzazione di convegni. In questa attività si gioca una partita decisiva per la reputazione professionale dell’albergo. Fornire una comunicazione chiara e dettagliata sugli spazi per eventi, sulla configurazione tecnologica e sulle opzioni di catering disponibili può migliorare significativamente l’esperienza degli ospiti. L’ideale per l’hotel è avere una risorsa specializzata nell’organizzazione degli eventi.
Coordinare un convegno vuol dire occuparsi delle disposizioni dei posti a sedere, delle impostazioni delle apparecchiature audiovisive e delle esigenze di catering. Inoltre l’organizzatore di eventi mantiene una comunicazione costante con l’ospite, rispondendo prontamente anche a qualsiasi modifica dell’ultimo minuto. Poter contare su un tale servizio da parte dell’hotel business è davvero strategico per gli organizzatori dell’evento che così possono concentrarsi esclusivamente sui contenuti della loro presentazione e sul fare public relation.
Ma, oltre alla comunicazione in hotel, quali sono tutte le esigenze per una trasferta all’insegna della serenità e del successo? Contattaci per scoprire la nostra consulenza in Travel Management e tutti i servizi di cui hai bisogno.
