La maggior parte delle aziende sa bene quanto siano fondamentali le trasferte per mantenere buone relazioni con i clienti e per accrescere sempre più gli affari. Ciò non significa però che l’organizzazione dei viaggi di lavoro sia sempre all’altezza delle esigenze e delle aspettative e questo dipende spesso da una gestione miope del travel program. La gestione di un programma di gestione viaggi è fondamentale, sia per le piccole media imprese sia per le aziende che contano più di una sede e per le quali comincia ad essere complesso organizzare, gestire e monitorare i viaggi di decine di dipendenti. Affinché il Travel Program sia davvero efficace, e oggi adeguato anche agli standard di sostenibilità, è necessario riformare l’approccio del sistema aziendale ai viaggi corporate. In altri termini, è necessario definire dei KPI per valutare l’efficienza del travel program e quindi introdurre strategie di gestione da essi misurabili. Ma da dove iniziare per valutare l’efficacia del tuo travel program?
Gestione e monitoraggio delle spese
Ovviamente il dato più sensibile, evidente ed urgente è la spesa generata dai viaggi di lavoro dei dipendenti. Disporre di self booking tool digitali conformi alla travel policy aziendale è una mossa necessaria per evitare prenotazioni o acquisti non conformi al regolamento aziendale. Secondariamente, ma non di minor importanza, è il fatto che strumenti digitali possano stilare report aiutando chi di dovere a razionalizzare il budget messo a disposizione per le trasferte. Conti alla mano, se i dipendenti preferiscono spendere più denaro per gli upgrade durante gli spostamenti rispetto a prenotare una stanza in una struttura ecosostenibile o un volo a minor impatto ambientale, allora l’azienda potrebbe valutare di rimodellare il budget in base alle aree più importanti per la filosofia sostenibile aziendale.
Le soluzioni digitali permettono di ottenere il controllo della spesa e di raggiungere gli obiettivi di risparmio. Ad esempio attraverso una app è possibile tracciare in un unico sistema tutti i processi aziendali legati alla trasferta, in tempo reale, per di più potendo contare su consulenti esperti che intervengono puntualmente.
Scegliere i giusti fornitori favorisce la sostenibilità del travel program
Oggi gli stessi viaggiatori d’affari tengono a sapere che la propria azienda sta facendo la sua parte per il futuro del pianeta. Gli impegni aziendali si misurano innanzitutto proprio nella riduzione dell’impronta di carbonio in occasione dei viaggi dei propri dipendenti. Nel caso in cui si prediligono dei sistemi di prenotazione autonoma per i dipendenti, è oggi importante inserire una traiettoria sostenibile alle scelte corporate. Prevedere KPI relativi alla sostenibilità sono l’abc del travel program. Ad esempio, sui SBT si potrebbero segnalare gli hotel ecosostenibili certificati, così come indicare voli che ricorrono a carburante più pulito. Anche in questo caso, se la prospettiva è una conversione sostenibile dell’intero sistema aziendale, allora scegliere un partner che faccia del rispetto per l’ambiente la propria filosofia è molto importante.
Valutare i livelli di successo delle trasferte per l’azienda e per il dipendente
Non limitarsi alle spese concrete del viaggio, ma valutare anche l’effettivo raggiungimento degli obiettivi della trasferta è importante per ottimizzare il budget. Classificando tra viaggi di formazione, spostamenti per fiere di settore o visite a clienti e poi monitorando se quei viaggi abbiamo realmente portato dei frutti all’azienda, in un medio termine è possibile comprendere se i singoli tipi di trasferta siano davvero costruttivi per il benessere del business. Nel caso in cui si rivelino degli investimenti senza rilevanti ritorni, allora si potrebbe decidere di ridurre quegli appuntamenti e destinare il budget ad altro. Infatti non dimentichiamo mai che, quando si parla di viaggi di lavoro, il successo non risiede solo nella puntualità dei voli o dei meeting.
Sia la sostenibilità che il successo del viaggio di lavoro sono legati ad un altro punto di vista legato all’efficacia del travel program. Infatti oggi come mai il benessere, la serenità e la soddisfazione dei lavoratori è al centro dell’interesse, dal momento che l’idea stessa di “sostenibilità” non si limita alla tutela dell’ambiente ma guarda anche alla qualità della vita delle persone. Quindi, quando si tratta di misurare l’efficacia di un viaggio di lavoro, non bisogna fare solamente i calcoli con le cifre, ma anche valutare il grado di soddisfazione, coesione e aziendalismo raggiunto dai dipendenti in trasferta. Tornare a casa con un bagaglio carico di motivazione e propositività influisce positivamente sulle prestazioni dei dipendenti.
