Articolo di Albena Taseva, tratto da Travel for business Magazine n° 16

I viaggi d’affari e il mondo del mobility management aziendale sono da tempo sotto la lente d’ingrandimento di una gestione sostenibile. Se molti dirigenti e imprese riconoscono che i viaggi d’affari e la mobilità contribuiscono in maniera sostanziale al raggiungimento degli obiettivi aziendale di net zero che rientrano nell’ambito del cosiddetto “effetto push”, altri hanno ancora molta strada da fare lungo la via della consapevolezza.

Secondo un sondaggio del 2021 realizzato da BTN, quasi il 50% dei travel manager non ha ricevuto l’incarico formale di ridurre l’impronta di CO2 dei viaggi di lavoro. Tuttavia, il 71% di loro sente la responsabilità personale di attuare programmi di viaggio più ecologici, anche senza il supporto diretto della C-suite. La necessità di creare l’“effetto pull” nell’ottica della sostenibilità ambientale è infatti sicuramente presente. Quindi da dove iniziare? Ecco 5 consigli per aiutarti in questa trasformazione.

Il travel manager come “influencer”, “costruttore” e “promoter”

Nell’arco di pochi anni, il ruolo dei Travel & Mobility Manager è cambiato in modo significativo. Nonostante il Covid-19 abbia sicuramente dato un contributo notevole, è l’urgenza di rendere sempre più green i programmi di viaggio ad influenzare in maniera più sostanziale il profilo e le competenze di questi professionisti. Il Covid-19 ha spostato le competenze richieste al Travel Manager dall’ambito dell’applicazione della travel policy a quello della gestione della crisi e di un rinnovamento del travel management. Lavorare nel settore del business travel sostenibile, soprattutto in un’impostazione di “effetto pull”, richiede ai Travel & Mobility Manager di instaurare alleanze interfunzionali ancora più ampie e di influenzare tutti i potenziali stakeholder, dal consiglio di amministrazione ai viaggiatori che utilizzano una gamma più ampia di strumenti: dai dati al nudging e tutto il resto. 

Ma essere un “influencer” non è abbastanza e spesso è necessario associare questo ruolo alla funzione di “costruttore” di case study, di scenari, di configurazioni del programma di viaggio, pipeline di fornitori eco-friendly, ecc. Ultimo, ma non meno importante, i Travel & Mobility Manager affrontano una delle sfide più grandi finora: incentivare e convincere i dipendenti in fase decisionale a cambiare i loro usi e costumi a favore di viaggi d’affari più sostenibili. Non esiste una ricetta unica su come rinnovare le skill richieste a questi professionisti; la consapevolezza che il ruolo è cambiato è, tuttavia, vitale. Più i Travel & Mobility Manager sono da soli al tavolo della creazione di programmi di viaggio (più) sostenibili, tanto più adattabili devono essere le loro competenze. La strada per costruire un nuovo skill-set è nelle loro mani.

Definire un impegno realistico

Se le attuali emissioni di Scope 3 sono fuori dal radar della leadership e/o l’impegno per ridurre l’impatto ambientale dell’azienda è alle prime fasi, creare un “effetto pull” intorno alla sostenibilità dei viaggi d’affari potrebbe essere un’opzione praticabile per i Travel & Mobility Manager. Tuttavia devono essere considerate le seguenti necessità:

• Generare domanda intorno alle opzioni di viaggio sostenibili (approccio bottom-up) richiede generalmente più tempo e risorse rispetto a quando la sostenibilità sia una linea strategica imposta dall’alto (approccio top-down). 
• La complessità e l’esposizione degli stakeholder sono maggiori quando il mandato rimane limitato. L’arte di sapere quali leve utilizzare in un dato momento e a quali battaglie rinunciare può spesso fare la differenza tra il successo e il fallimento.

Imboccare la strada del “pull effect” spesso pone i Travel & Mobility Manager di fronte ad un bivio, dove la scelta tra agire per convinzione (e passione) oppure conformarsi allo schema della descrizione tradizionale del ruolo può essere stimolante o frustrante. Pertanto è fondamentale per queste figure professionali definire obiettivi realistici per essere presi in considerazione e allinearli all’impostazione della gestione aziendale. Il “perché”, il “come” e il “cosa” dovrebbero essere concordati, così come dovrebbe essere predisposto un piano su come affrontare un eccessivo carico di lavoro o le priorità in conflitto. 

Le 5P del programma di viaggio: people, planet, profit, purposeful e permissibile travel

Per comprendere l’entità della trasformazione di un programma di viaggio in uno più ecologico, una valutazione iniziale del programma è un buon primo passo. La sostenibilità non riguarda solamente la riduzione dell’impronta di CO2, né solo il benessere dei viaggiatori o le politiche d’inclusione; è l’equilibrio tra “persone”, “pianeta” e “profitto” che deve essere raggiunto.

I Travel Manager possono scegliere tra diversi framework in questo senso che li aiutano a strutturare e dare un indirizzo all’impostazione iniziale del programma. Io ho utilizzato GSTC 4 Pillars Framework for Sustainable Business Travel e si è ben adattato alle mie esigenze.

Non è tanto il quadro di riferimento utilizzato a determinare l’importanza quanto i risultati ottenuti e la successiva strategia per affrontarli. Quando si applicano le 3P (“persone”, “pianeta”, “Profitto”), i Travel & Mobility Manager potrebbero cercare di analizzare, tra le altre cose, anche:

• tipo di viaggio che l’organizzazione sta intraprendendo
• migliori città in relazione agli spostamenti aereo-ferroviari
• tipologia di alloggio e il rapporto tra prezzo-ubicazione-sostenibilità
• programma di trasporto via terra
• opportunità per implementare/estendere l’ambito del trasporto multimodale
• impatto di CO2 del programma di viaggio e ripartizione per funzione/dipartimento
• equilibrio tra prezzo, impatto del CO2 e benessere. È soddisfacente?
• nuove modalità e tipologie di viaggio d’affari a seguito di politiche di smart working e “bleisure”. 

Ancora una volta, non esiste una “taglia unica”. I Travel Manager devono concentrarsi sul proprio programma e pensare in modo strategico e creativo alle opportunità per bilanciare le 3 P, mettendo sulla bilancia anche il costo del cambiamento dei costumi. 

L’estensione dell’ambito dell’analisi alle 5P (3P + “permissibile e purposeful travel”, cioè viaggi consentiti e intenzionali) consentirebbe ai Travel & Mobility Manager di avviare dibattiti sulla necessità strategica, sull’esito e sull’accettabilità dei diversi tipi di viaggio d’affari. 

Se i Travel Manager operano in assetti di”effetto push”, la capacità di sfidare lo status quo e di presentare dati rilevanti alla leadership per illustrare l’impatto dei potenziali scenari, rispetto a quelli attuali, è fondamentale dal punto di vista della gestione del cambiamento e dell’approvazione. Lasciamo parlare i dati, ma facciamo attenzione alla qualità dei dati!

Gli obiettivi facili e le 3R

Esistono alcuni bersagli facili da proporre che, nell’ottica della creazione di un programma di viaggio più green, lasciano dire “o la va o la spacca”. Essi sono particolarmente importanti in una prospettiva “push”, in quanto dimostrano la capacità di modificare i modelli di viaggio senza minacciare la continuità aziendale. 

Per cominciare, bisogna proiettarsi in 3 direzioni, le cosiddette 3R: “reduce”, “repliche”, “report”(“riduci”, “sostituisci”, “segnala”).  

• Per quale tipo di viaggio e in quali circostanze i viaggiatori d’affari possono evitare e/o ridurre significativamente l’impatto ambientale? Cosa ci vorrebbe per ancorare il cambiamento?
• Quali modifiche possono essere apportate per promuovere modalità di spostamento con una minore impronta di CO2 (ad esempio sostituire i voli con i viaggi su rotaie tra determinate città; sostituire il taxi con il trasporto pubblico, incorporare il trasporto multimodale nel programma)? E per quanto riguarda l’alloggio: gli hotel più ecologici hanno senso dal punto di vista logistico, dei costi e del benessere? È ovviamente necessario valutare complessità e criticità nell’attuare questi cambiamenti.
• Come impostare la relazione strategica al fine di mostrare, nei vantaggi ottenuti puntando ad obiettivi più a portata di mano, il potenziale per ulteriori miglioramenti? I dati sono abbastanza affidabili? In caso negativo, cosa potrebbe fornire dati di qualità migliore e in che maniera raccoglierli?

La collaborazione dei fornitori è fondamentale

Nell’ambito di un “push setting”, i Travel & Mobility Manager hanno un bisogno ancora più stringente di collaborare più strettamente con i loro fornitori (come TMC, compagnie aeree, hotel, ecc.) per sfruttare conoscenze, dati forniti e capacità analitiche. La propositività, la curiosità costante per comprendere le leve di sostenibilità, i dati, le metodologie e criteri di misurazione, oltre alla capacità di coinvolgere i partner storici, sono fondamentali.

Costruire un programma di viaggio sostenibile è esso stesso un viaggio; uno sforzo continuo da percorrere in collaborazione: ogni relazione e interazione contano!

ENGLISH VERSION

The Power of the “Pull”

Business travel and corporate mobility are under pressure to become more sustainable. While many leaders and organizations alike recognize that business travel and mobility is an important contributor to the net zero organizational goals (the “push effect”), others are far behind on that journey. According to 2021 BTN’s survey1, nearly 50% of travel managers are not formally commissioned to reduce the CO2 footprint of business travel. Still, 71% of them feel personal responsibility to work towards the implementation of greener travel programs, even without the C-suite direct support. The need for creating the “pull effect” is certainly present. So, how do you get started? Here are 5 tips to help you along the way.

TRAVEL MANAGER AS “INFLUENCER”, “BUILDER” AND “INCENTIVIZER”

In the span of just few years, the Travel & Mobility Managers’ role has changed significantly. While covid-19 certainly has its mark, it is the urgency for greening the travel programs that has mostly influenced the profile and competences of these professionals.

Covid-19 made Travel Managers move away from predominantly “policy enforcement” skill set in favour of “crisis mitigation” and “change management” abilities. Working with sustainable business travel, especially in “pull settings”, requires from Travel & Mobility Managers to search even broader cross-functional alliances and be capable of influencing stakeholders from C-suite to travellers using a wider array of tools – from data to nudging and everything in between. Being an “Influencer” is not enough per se and often has to be paired with being a “Builder” – of business cases, scenarios, travel program configurations, green(er) supplier pipeline, etc. Last, but not least, Travel & Mobility Managers face one of the greatest challenges yet – incentivize and empower travellers to change their behaviours and habits in favour of more sustainable business travel decision-making.

There is no single recipe of how to (re)- skill. The awareness for the changed role is, however, vital. The more Travel Managers sit alone with their own ambitions of creating a (more) sustainable travel program, the more agile their skillset needs to be. The road to build that skillset is theirs for taking.

DEFINE A REALISTIC COMMITMENT

If Scope 3 emissions are currently out of the leadership radar and/or the general organizational commitment to reduce environmental impact is at early stages, creating a “pull-effect” for sustainable business travel could be a viable option for Travel Managers. However, the following needs to be considered:

• Creating demand for sustainable travel options (bottom-up approach) generally takes more time and resources compared to when sustainable travel is defined as strategic area and mandated from the top (top-down approach).
• The complexity and stakeholder exposure is greater, while mandate remains limited. The art of knowing which levers to utilize at a given point of time and which battles to cede can often be the difference between success and failure.

Opting for the “pull” journey often positions Travel & Mobility Managers on a crossroad, where the choice between acting by conviction (and passion) and conforming to the role description mould can be challenging and frustrating. Therefore, it is crucial for Travel & Mobility Managers to define realistic targets for their involvement and align them with line management. The “WHY”, the “HOW” and the “WHAT” should be agreed, and a plan for how to deal with excessive workload or colliding priorities should be in place.

THE 5Ps OF THE TRAVEL PROGRAM

People – Planet – Profit + Purposeful & Permissible Travel
To understand the magnitude of transforming a travel program to a green(er) one, an initial program assessment is a good first step. Sustainability is neither only about reducing CO2 footprint, nor about travellers’ well-being and DEI (Diversity, Equality, and Inclusion) policies – it is the balance of the People-Planet-Profit that has to be found.
Travel Managers can choose between several frameworks to help them structure and give sense of such initial program assessment.
I have personally used GSTC 4 Pillars Framework for Sustainable Business Travel and it has suited well my needs.
It is not the framework used that is the most important, but the findings and the subsequent plan to address them that matters.

When applying the 3Ps (People – Planet – Profit) Travel & Mobility Managers could look to analyse, among others, the following:

• The type of travel the organization is undertaking
• Top city pairs in relation to air-rail travel
• The typology of lodging and the relation price-location-green profile
• Ground transportation program
• Opportunities for implementing/ extending the scope of multi-modal transportation
• CO2 impact of travel program and breakdown per function/ department
• The as-is balance between price-CO2 impact – well-being. Is it satisfactory?
• New ways and types of business travel as a result of “working from home/ anywhere”, “bleisure” policies

Once again, there is no one size fits all. Travel Managers have to focus on their own program and think strategically and creatively about the opportunities to balance out the 3 Ps, incl. cost of behavioural change.

Extending the scope of the analysis to 5Ps (3Ps + Permissible & Purposeful Travel) would allow Travel & Mobility Managers to initiate conversations about the strategic need, outcome and acceptability of different business travel types. If Travel Managers are operating in “push settings”, the ability to challenge the status-quo and present relevant data to illustrate the impact of AS-IS vs. TO-BE scenarios to the leadership is crucial from change management and sign-off perspective. Let data talk, but be mindful about the data quality!

THE LOW HANGING FRUITS & 3Rs

Low hanging fruits are the quick wins that can “make it or break it” for creating a green(er) travel program. They are especially important in “push settings” as they provide an evidence for the ability to adjust travel patterns without threatening the business continuity.

To start with, think in 3 directions (3Rs) – Reduce – Replace – Report.

What travel type and under which circumstances can business travellers avoid and/or significantly reduce? What would it take to anchor the change?

What adjustments can be made to promote transportation mode with lower CO2 footprint (ex. Replace air with rail on given city pairs; replace taxi with public transport, incorporate multi-modal transportation in the program)? What about accommodation – do greener hotels make sense from logistical, cost and well-being perspective? Assess the implementation difficulty.

How to adjust the reporting strategy in order to showcase the benefits of reaping the low hanging fruits and the potential for further improvements? Is the data reliable enough? If not, who can provide better quality data and what would it take to get it?

SUPPLIER COLLABORATION IS KEY

In “push settings” Travel & Mobility Managers have even stronger need to partner closer with their suppliers (TMC, airline, lodging, etc.) to leverage knowledge, data and analytical capabilities. Proactivity, constant curiosity (to understand the sustainability levers, data points, methodologies and measurement) and ability to challenge the incumbent partners are paramount.

Building a sustainable travel program is a journey and a collaborative, continuous effort. Make every relationship and interaction count!

Chi è Albena Taseva

Albena è procurement specialist, esperta di viaggi d’affari e forte sostenitrice della progettazione e dell’implementazione di soluzioni sostenibili per i moderni viaggiatori d’affari. Negli ultimi 7+ anni Albena ha gestito programmi di viaggio locali e regionali nei paesi nordici per Deloitte Danimarca e Codan Forsikring.

Albena è un membro del consiglio della Danish Business Travel Association (DBTA). Fa anche parte del GSTC Business Travel Working Group, che mira a consentire a GSTC di soddisfare le esigenze e le opportunità specializzate nel mercato dei viaggi aziendali, garantendo al contempo la pertinenza dei criteri di sostenibilità GSTC. Inoltre, Albena è stata una volontaria per lo sviluppo del business presso TripDoodler, una start-up di tecnologia di viaggio danese la cui piattaforma consente ai viaggiatori consapevoli di trovare opzioni di viaggio sostenibili verificate tramite un algoritmo di valutazione proprietario.

Albena è titolare del premio Recognition Award 2019 della Danish Business Travel Association (DBTA).

Albena is procurement specialist, business travel expert and a strong advocate for designing and implementing sustainable solutions for the modern business traveller. For the last 7+ years Albena has managed local and regional travel programs in the Nordics for Deloitte Denmark and Codan Forsikring. 
Albena is a Board Member of the Danish Business Travel Association (DBTA). She is also part of GSTC Business Travel Working Group, which aims to enable GSTC to address the specialized needs and opportunities in the corporate travel market, while ensuring the relevance of GSTC sustainability criteria. Further to that, Albena has been a business development volunteer at TripDoodler – a Danish travel tech start-up whose platform allows conscious travellers to find verified sustainable travel options via proprietary user rating algorithm.
Albena is a holder of Danish Business Travel Association (DBTA) Recognition Award 2019