Il mondo del Business Travel è un settore divenuto multimiliardario nel giro di circa vent’anni. Secondo la società McKinsey, la spesa per i viaggi d’affari ha raggiunto un picco di 1,4 trilioni di dollari nel 2018. La prospettiva era di un’ulteriore crescita, ma la pandemia (com’è facilmente intuibile) ha inevitabilmente colpito anche questa industria. Ad esempio, la spesa per i viaggi business nel 2021 sarà più bassa del 50% rispetto al livello pre-pandemia del 2019. Ben prima della pandemia, nell’ultimo decennio, questo settore ha assistito alla nascita di un vastissimo ventaglio di app. Infatti aziende di altri settori, ma comunque di vocazione tecnologica, hanno dimostrato un ampissimo interesse elevato verso il travel. Scopriamo insieme qual è lo stato dell’innovazione digitale legate al mondo dei viaggi per affari in aereo, in treno o in auto!
Tipi di tecnologia diffusi nel settore travel
Dal momento che la ripresa sarà lenta, sempre più le aziende cercano soluzioni innovative per gestire la propria attività e la propria comunicazione, puntando sugli strumenti tecnologici. Ad esempio si sta affacciando la tendenza nel settore a ricorrere all’automazione dei processi, all’intelligenza artificiale o alla realtà virtuale; ancora fanno il loro ingresso assistenti intelligenti e tecnologie blockchain.
Automazione dei processi
L’automazione dei processi offre soluzioni vantaggiose sia per la struttura albergiera o la compagnia aerea che per il cliente; pensiamo alla prenotazione di voli o di hotel, ma anche all’invio di informazioni in tempo reale, magari tramite notifiche push, che rendono la gestione dei viaggi semplice, meno costosa e più efficiente. L’ AI aiuta gli operatori e i fornitori di viaggi a capire il comportamento e le preferenze dei viaggiatori, può prenotare voli o hotel e persino fornire informazioni dettagliate sull’itinerario del viaggio organizzato.
Realtà virtuale
La realtà virtuale consente ai viaggiatori di personalizzare le caratteristiche delle camere d’albergo in cui risiedere oppure di avere un’esperienza virtuale ben prima dell’arrivo alla destinazione. Sono davvero i primi passi, ma l’esperienza virtuale di luoghi e servizi trasformerà radicalmente l’industria dei viaggi e la natura di questo segmento.
Blockchain
I protocolli di sicurezza integrati che il blockchain mette a disposizione saranno importanti risorse per i viaggiatori d’affari, dal momento che li assisterà durante le trasferte rendendo l’esperienza di viaggio sicura e conveniente. Le compagnie di viaggio, le strutture e le compagnie di volo che fondano le proprie strategie di business e di comunicazione sulle informazioni ottenute dai clienti, beneficeranno della sicurezza fornita dalla tecnologia blockchain. Infatti, smembrando in diverse celle la sicurezza dei dati attraverso una catena di blocchi solidi e sicuri, le informazioni aziendali saranno messe in cassaforte. Il Blockchain strizza inoltre già l’occhio all’universo delle criptovalute.
L’innovazione digitale nei viaggi d’affari: i tool più utili
Ad apertura dell’articolo abbiamo accennato ad applicativi utili per gestire il processo di organizzazione, logistica e rendicontazione dei viaggi business. In questo paragrafo proviamo a fare chiarezza su quali siano i tool a disposizione di aziende e viaggiatori chiamati in causa dai viaggi d’affari.
Un errore molto comune è quello di ridurre l’intero effort economico e gestionale di una trasferta lavorativa al solo momento della prenotazione. Ovviamente non è così e si occupa di questo aspetto in un’azienda lo sa bene. I tool definiti “end to end” sono sistemi misti di organizzazione aziendale e travel technology che monitorano l’intero ciclo dei viaggi di lavoro. Un programma di questo tipo rivela la sua essenzialità quando l’azienda passa in rassegna l’organizzazione, i processi delle trasferte e il budget speso o a disposizione. Potrebbe emergere che i margini di saving sui costi diretti sono in esaurimento; oppure che il rapporto qualità-prezzi dei servizi sia in calo (se conosciuto); non sono state misurate le performance dei fornitori oppure non si è in grado di valutare le informazioni sui comportamenti e sulle eccezioni alle procedure.
Tipi di tool per i viaggi business
Buona parte degli tool legati al business travel si è sviluppata nell’ambito della gestione delle spese, altri hanno invece seguito il processo inverso.
- Dalla gestione spese al travel. Alle funzionalità di base tali applicativi prevedono oggi anche l’autorizzazione alla trasferta, ad esempio, così come la richiesta o la prenotazione. Pertanto comprendiamo al volo come la famosa prenotazione sia solamente la punta di un iceberg che include tutti i costi di una trasferta. Poi aggiungono altri moduli della gestione del processo. Proprio parlando di prenotazione o scenario si biforca in due diversi scenari. Da un lato il software si interfaccia o integra con app di self booking molto diffusi sul mercato. In questo caso il tool fa crescere esponenzialmente il suo appeal sul mercato delle aziende. Dall’altro lato, l’azienda di proprietà del software acquista un self booking tool e lo integra con il proprio sistema, offrendo alle aziende un servizio a 360° grazie ad un sistema del tutto proprietario.
- Dal travel alla gestione spese. Un’altra categoria di applicativi invece è quella composta dai tool del settore travel che in seconda battuta si sono convertiti al mondo dei viaggi aziendali, aggiungendo servizi ad hoc come le suddette autorizzazione e nota spese. In realtà questo genere di software sono pochi rispetto alla prima famiglia.
Quale applicativo digitale scegliere per i propri viaggi aziendali?
Quelli che abbiamo visto sono i diversi tipi di tool forniti dall’evoluzione digitale nel settore business travel. Ma quale software scegliere per in linea con le proprie esigenze? In questo entrano in gioco diversi fattori. Innanzitutto bisogna aver ben presente che ”non esiste un tool universale”, quindi uno strumento in grado di adattarsi a prescindere ad ogni azienda. Quindi si tratta davvero di selezionare un software realmente rispondente ai bisogni della propria realtà di business, i quali devono ovviamente essere conosciuti con un elevato grado di approfondimento operativo.
Un esempio banale ma in realtà diffusissimo è l’acquisto di un biglietto ferroviario. Si tratta di un mezzo comunissimo per effettuare trasferte d’affari. Se siamo un’azienda che ricorre comunemente al treno, e non solo per alta velocità, dobbiamo trovare un tool che ci faciliti la vita anche in questa direzione. Eppure, sempre in questo caso, non sono molti gli applicativi che forniscono tale servizio. Si tratta ovviamente di un esempio, ma basta bene per farci capire quanto la conoscenza approfondita della nostra realtà d’impresa sia fondamentale anche per fare le scelte giuste volte a snellire i processi di organizzazione e monitoraggio dei viaggi aziendali.
La pandemia ha messo in ginocchio il settore? Ma l’evoluzione digitale che hanno comunque comportato questi anni di distanziamento sociale non cederà il passo e anzi anche il settore del business travel non farà che convertirsi sempre più agli strumenti digitali.
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