Tra gli importanti compiti del Travel Manager, uno è quello di valutare gli acquisti e la negoziazione con le compagnie aeree. A volte può essere più efficace valutare tariffe best buy, altre tariffe “corporate” a seconda delle situazioni.
Per non lasciare nulla di scontato, facciamo un brevissimo cenno su cosa si intende per tariffe corporate.
Questa tipologia di tariffa viene detta tale in quanto dedicata alle aziende e frutto di una negoziazione: in buona sostanza si tratta di tariffe pubbliche che hanno un maggior grado di flessibilità e beneficiano dello sconto concordato con la compagnia aerea. (Per quanto possano essere concordate per tutte le diverse categorie tariffarie, solitamente si negoziano appunto quelle che si riferiscono a livelli più flessibili)
Prima di parlare del “come” è meglio focalizzarsi un attimo sul “perché” si negozia una tariffa Corporate con una compagnia aerea
La scelta del modello d’acquisto “tariffa corporate” o “tariffa Best Buy” è puramente strategica.
Tariffa corporate – Ci sono aziende che volano esclusivamente con tariffe corporate per ottenere i vantaggi della tariffa negoziata con particolare riferimento alla possibilità di effettuare dei cambi (volo, passeggero) a costi più contenuti a seconda della tipologia di tariffa negoziata.
Tariffa Best Buy – Altre aziende invece puntano ad acquistare la tariffa più economica disponibile al momento della prenotazione, sebbene ristretta in termini di condizioni (ad es. senza possibilità di cambio), ma fruendo così di un costo minore all’origine.
Quest’ultima era la scelta che avevo sposato anch’io nella mia azienda dove seguivo gli acquisti per il gruppo travel. Si era infatti verificato che anche “perdendo”, qualche biglietto, il risparmio riveniente dalla tariffa ristretta rispetto a quella flessibile era mediamente intorno al 25/30%.
Tuttavia, per contenere i rischi di perdita totale del biglietto ( quando il volo non veniva utilizzato o c’erano delle dinamiche di variazione) si utilizzavano tariffe corporate nel caso in cui non era certa la data di partenza e/o di ritorno al momento in cui si effettuava la prenotazione.
Chiarito quindi il “perché”, possiamo ora vedere il “come”.
Il principale supporto del travel manager per la negoziazione con le compagnie aeree è dato dai dati.
In genere l’agenzia viaggi – TMC è di supporto per questa attività, infatti l’analisi va fatta sul “volato” e non solo su quanto “acquistato”. In pratica non è detto che il fatturato dei tuoi voli aerei concorrano alla determinazione di un accordo per ottenere una Tariffa Corporate. Dipende anche se effettivamente hai poi volato quei biglietti, se li ha volati davvero con quel vettore (magari era in collaborazione con un’altra compagnia aerea…. ecc..)
Solitamente questo dato è di più facile reperimento da parte dell’agenzia e della compagnia aerea, va quindi fatta una sorta di quadratura. Vi assicuro non è facile, perché comprendere a posteriori quanto hai fatturato rispetto a quanto hai volato è un dato che può solo estrapolare la compagnia aerea. E la “perfezione” del dato è qualcosa su cui discutere …spesso.
Con il criterio del volume di traffico si scelgono poi le tratte di maggiore interesse (meglio concentrarsi sulle city pairs, cioè le andata e ritorno) e si procede a negoziare con la compagnia che le copre maggiormente. Sono importanti anche le analisi sugli aeroporti, sulla tipologia di scalo, frequenza, tipo di aeromobile, preferenza dei viaggiatori della tua community aziendale, oltre a valutare in ottica di benchmarking gli aspetti qualitativi delle diverse proposte. Non fermiamoci solo al prezzo, ma cerchiamo di capire anche quali sono gli elementi di valore e i servizi accessori. Ad esempio un buon servizio transfer incluso nella tariffa può farmi risparmiare sulla gestione dell’ultimo miglio.
Fatta questa prima analisi, sempre con il supporto dei dati, dei dati dell’agenzia e dei dati storici che le compagnie aeree possono fornire, si può considerare che il tipo di tariffa ed i volumi saranno poi driver principali per ottenere le migliori condizioni. La classica logica che ogni ufficio acquisti applica. Nel Travel, come sopra detto, ci sono molte altre variabili, ma i volumi sono comunque il driver principale.
Mi preme dire che in tema di Best Buy, tuttavia, va fatta qualche ulteriore riflessione sull’opportunità di negoziare tariffe corporate. Se l’approccio del modello di acquisto della tariffa “ristretta” funziona correttamente, la percentuale di tariffe corporate utilizzate non dovrebbe superare il 10% del volume totale per la spesa di biglietteria aerea, inoltre occorre ricordare che la tariffa corporate non è, come spesso erroneamente si crede, una tariffa “paracadute” nel senso che alla peggio si può contare sulla tariffa corporate, ma bensì una tariffa come le altre con condizioni diverse, il che significa che se quella tariffa non è disponibile non si può acquistare.
Inoltre, ricordo che una compagnia aerea offre una condizione tariffaria “Corporate” a fronte di un certo volume di traffico/volato. Quindi è bene valutare correttamente, in fase di negoziazione, che cosa mettiamo sul tavolo per la definizione del prezzo. Ed evitare a volte anche le “penali” o le brutte figure con un partner fornitore.
Un esempio:
Con un esempio numerico posso forse esprimere meglio il concetto della riflessione a cui mi riferivo poco fa:
Volume di spesa per Biglietteria aerea 5M
Volume di traffico a tariffa corporate 10% quindi 0,5M
Sconto medio negoziato con il carrier 6/7% quindi saving 30/35K
Considerato il fatto che in media si può trattare anche con fino a 5 compagnie aeree ( in base alle destinazioni utilizzate) e che spesso le tariffe concordate richieste sotto data non sono spesso disponibili, significa che bisogna gestire 5 contratti per ottenere un risparmio che a stento raggiunge 30K su un business complessivo di circa 20M (la spesa per biglietteria si attesta tra il 25 ed il 30% della spesa complessiva per viaggi), sinceramente per tali risultati ( 0,15%) a mio avviso non vale la pena perdere troppo tempo in analisi e comparazioni così come sono richieste secondo quanto espresso sopra.
Altra questione invece è la scelta strategica di volare a tariffa corporate.
In questo caso le analisi diventano fattore di primaria importanza per la negoziazione come ho illustrato sopra, in aggiunta vanno considerate le condizioni delle diverse tariffe proposte e gli eventuali servizi ancillari che oggi sono sempre più presenti nel panorama delle offerte delle compagnie aeree.
Con i dati dell’esempio la negoziazione ipotizzata potrebbe portare anche ad un risparmio del 10/12 % sulla biglietteria aerea che vorrebbe dire portare un’incidenza del 2,5/3% sulla spesa totale per viaggi.
Personalmente non sono favorevole alle tariffe corporate, ma, condivido il fatto che resta una scelta aziendale quella di optare per uno o l’altro modello di acquisto. E questo dipende dalla Cultura Aziendale, dal Tipo di Travel Policy, dal tipo di popolazione viaggiante e viaggiatori capaci di programmare le trasferte con un certo anticipo….Ma anche da tanti altri fattori di cui vi parlerò la prossima volta.
