Nella quinta puntata del nostro percorso di conoscenza sulla gestione del business travel a livello globale, (vedi qui gli articoli precedenti), mi dedicherò a come si controlla il Global Travel.
Abbiamo già visto che uno dei compiti importanti del Global Travel Manager è il controllo.
I principali obiettivi del controllo dei viaggi sono relativi a:
• rispetto della travel policy
• rispetto delle condizioni contrattuali
• andamento dei costi di viaggio e valutazione delle opportunità di saving o di ottimizzazione della spesa
Vediamo nel dettaglio come si può effettuare il controllo, rispetto della travel policy:
delle parti che intervengono nella definizione del viaggio gli attori principali, a parte il viaggiatore, sono l’agenzia viaggi che esegue le prenotazioni, il responsabile che autorizza e in alcuni casi approva in seguito anche la nota spese.
Nelle precedenti puntate abbiamo anche parlato degli strumenti a disposizione del Travel Manager per monitorare la spesa di viaggio; gli stessi possono essere utilizzati anche per controllare il rispetto della travel policy.
- Il report che l’agenzia viaggi e/o il sistema di prenotazione restituisce periodicamente ai reparti dell’azienda dedicati, consente di effettuare queste verifiche a posteriori.
- Per il controllo pre-viaggio all’agenzia viaggi è possibile richiedere, tra i livelli di servizio (SLA = Service Level Agreement) , di effettuare le prenotazioni rispettando i limiti della travel policy di cui è stata informata.
- Analogamente il Self Booking Tool ( o strumento on line aziendale deciso per la gestione delle prenotazioni) viene impostato con i limiti previsti e per eventuali deroghe viene meno l’automatismo e si passa al manuale con la conservazione della deroga autorizzante.
Global Travel Management, l’analisi vale anche per i livelli del servizio prestati
Il rispetto delle condizioni contrattuali dipende dal tipo di transazione che si intende verificare, per esempio, per le condizioni concordate con l’agenzia viaggi si valutano i livelli di servizio e le commissioni per transazione.
Se invece si considerano le prenotazioni alberghiere, il rispetto delle condizioni è prevalentemente costituito dal limite tariffario concordato. Anche in questo caso sono di supporto i report ricevuti dalle agenzie viaggio dei diversi paesi e quelli rilasciati dal provider (il cui utilizzo sta diventando sempre più frequente), in aggiunta si possono trovare incroci anche con i sistemi di pagamento, se utilizzati (tipo Airplus).
Anche con le strutture ricettizie è possibile concordare degli standard qualitativi che devono essere rispettati, in questo caso è molto più frequente il supporto del viaggiatore che esprime il proprio gradimento, anche se è molto più facile un suo commento quando c’è qualcosa di negativo da segnalare piuttosto che il contrario.
Con il cappello del “cost” il travel manager verifica poi l’andamento dei costi viaggio per tracciare le strategie di gestione globale future.
La sicurezza è un altro tema fondamentale per il quale è necessario il controllo dei viaggi, l’azienda deve sapere sempre dov’è il suo viaggiatore e, soprattutto, dove sta andando fino a sconsigliare l’effettuazione del viaggio se questo è previsto in aeree a rischio o può rappresentare un rischio per il viaggiatore e per l’azienda.
Il tema del rischio nel mondo viaggi è talmente importante che ci sono professionisti che hanno fatto del rischio il loro mestiere.
